关于做好学校电子档案管理的

摘 要：随着信息时代的不断发展,电子档案在档案管理方面发挥着越来越重要的作用.本文将从学校的角度分析电子文件的整理、归档和保护.

关 键 词：电子文件；档案；学校

随着以计算机技术为基础的现代科技的普及和发展,以及学校运用计算机技术解决管理问题的迫切需要,将使得学校利用计算机技术辅助各类工作过程成为必然与可能.如今,绝大多数学校都是采用网络系统来管理本校的各类信息资源,因此产生的大量的电子文件.在对待电子档案的管理上我们还需要进一步加强学习和探讨,如何对这些电子文件进行整理、归档和保护?我将在本文中谈谈自己的一些经验和看法.

一、电子文件的整理

1、基建、设备等电子文件的事理.基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的,所以,数据信息整理时就按档案管理要求进行输入,对纸质文件的实体进行扫描,并按案卷号、图号、序号连接起来,使终端用户直接检索到每一张图纸资料.而对于设备档案的管理,在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件,如：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等.在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时,应该附上电子文件内容说明和注意事项.

2.财务电子文件的整理

（1）工资单.工资以光盘形式归档时,应附有纸质的每月工资汇总表,并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等,同时还应附移交清单,作为财务和档案部门双方交接的凭证.

（2）账簿.学校会计账簿内容一般已进入计算机管理系统,现在看到的实物实际上是计算机的打印件,计算机账簿的格式比较统一,其内容也可以光盘形式保存.但光盘归档时必须启用账簿交接表,填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期,负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名,以增强账簿的真实性和凭证作用.

3、学校其它电子文件的整理.现在的学校一般都建有计算机信息管理系统,如行政信息管理系统,包括教学、科研、人事管理等内容；教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、研究生院构成数据交换网.注册中心负责学生注册、选课、排课、课表、成绩等数据的传递；结算中心负责学生交费信息的传递；教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输.对这些电子文件该如何进行整理呢?计算机与信息中心接收这些数据后,应进行集中处理,经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享.随着每年数据的更新,过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求,进行鉴定,编目整理,通过网络传输,移交给档案部门保存,或直接存入光盘,定期归档.

二、电子文件归档方式和途径的选择

纸质档案的载体较为稳定安全,而电子文件的载体稳定性差,易损坏,因此归档方式的选择至关重要.简便而安全的方式是采用网络移交归档,并利用光盘存贮.网络移交的途径有两条：

（一）借助计算机信息管理网,开通电子文件归档专递网线.随着各单位计算机信息管理网的建立与发展,越来越多的重要文件被传输上网.对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文件,应由电子文件形成部门编目整理,也利用网络技术向档案部门传输.档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后,要对归档的电子文件提出格式要求,但不能是唯一性的,应认可几种通用性较强的软件,如：DBF、DOC、TXT、EXE等文件,然后档案人员根据档案的密级和保管期限,加上档案管理信息,如：分类号、档号等,录入档案数据库.如要查询,则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询.

（二）选择电子文件信息的汇集点,由计算机与信息管理部门负责归档.为适应办公自动化工作发展的需要,各院校都设立了计算机与信息管理中心,由他们利用网络技术建立校信息管理系统.计算机与信息管理中心成为了电子文件信息的汇集点,又具有一定的技术设备及人才条件,由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档,无疑是最佳归档途径之一.

无论利用何种途径归档,必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后,传输给档案部门,不能由档案部门自行从网上下载,以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责.档案部门接收的电子文件一律应存入光盘.

三、完善电子文件归档制度

1、电子文件来源广泛,形成者不仅有业务管理部门的承办人,还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等.将头绪如此之多的电子文件收集归档,必须靠制度约束,使制度变成归档人员的自觉行动.要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度,并列入信息管理工作程序,在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时,布置、检查、总结、考核电子文件归档工作.

2、“两套制”归档的必要性.由于印章和签署是文件生效的主要标志,在现在技术条件下,对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存.目前,电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”,归档内容形成“两套制”,即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档,形成内容相同的两套档案.

四、电子档案的保护.由于归档电子文件以脱机方式保存,在实际使用中大量电子文件是用光盘保存,因此,对当前归档电子文件载体要制定保护措施.1、规范排放和使用.2、保持良好的温度、湿度环境.3、注意避光.

总之,在规划电子文件归档工作时,我们的着眼点要高,立足点要实,应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发,顺应其规律,摸清信息产生的源头,促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序,建立归档制度,这样才能顺应时代的发展,既节约了资源,也提升我们的档案管理层次和效率.