计算机数据处理系统的防错措施

摘 要 ：数据输入的正确性是数据处理的关键,要保证数据输入的正确性有多方面的措施.一方面是工作流程和流程管理,另一方面是录入程序设计的严密性.原始资料和数据输入的正确性是关键,若其有误,势必会造成结果的错误.

关 键 词 ：计算机；数据；防错

中图分类号：TP309

运用计算机进行资料汇总是相当复杂的工作,尤其是对于较大型的计算机系统,一般需使用多台微机,用盘（软盘、光盘、U盘）或网络交换信息.因为数据量大,数据之间相互联系又多,因此,无论在数据的录入、汇总或数据交换的任何一个环节出现差错,都会造成很烦.所以,对于这样的系统,制订防错措施是很重要的.

1.控制输入数据的正确性

在收集数据时要注意数据的合理性,同时记录数据时字迹要清楚、端正.尤其是一些容易混淆的符号更要注意,如1和7、0和0、2和Z、9和q、1和1（L）等.由于操作人员的录入准确率问题,在录入时会产生录入错误.这种由录入产生的错误称为再生性错误.因此,应尽量减少转录次数,减少再生性错误.

原始数据直接录入的复录校验有两种方法.一种方法是一人先录入生成文件,后者录入时与前者比较,若相同则继续录入；若不相同则列出不同之处,由后者根据原始资料查明是谁录入有误,并进行修改后直致达到相同为止.这种方法称为即时复录校验.另一种方法基本与转抄工作方式的复录校验方法相同,只不过少了转抄环节,实现起来更为简单,称为成批复录.即时复录方法操作起来比成批复录种方法要方便一些,因为即时复录方法在第二次输入时,若两者输入的数据不同,可由录入员当场检查原始资料并修改,资料经手为两次；若用第二种方法,进行比较出现数据不同时需要先找到原始资料查证,然后修改数据,这样资料经手为三次,当资料本数很多时,查找对应的资料会很费时间.但即时复录方法对第二次录入者的素质要求比较高,录入者不仅要承担输入数据,并且还要承担检查修改工作,因此该录入者要有强烈的责任感,细心、耐心,并对软件操作熟练.不然,同时将两个数据均修改错误,其后果不堪设想.另外,即时复录程序设计较成批复录程序设计要复杂得多.成批复录出现的录入数据不同之处由管理员去处理,从可靠性来说,成批复录方法比即时复录方法要好得多.

2.输入差错率控制

不管采用何种录入方式和校验方法,总是会存在差错率.一些大型的数据处理是宏观性的统计,其差错允许有一定范围,不必采用大量复录的,只要在许可的情况下,尽量减少复录的工作.但不管如何,输入差错率越小越好,系统必须保证其差错率的允许度.一个好的录入员不仅录入速度快,而且准确率也很高.职业特点也是反映录入员素质的一个方面.例如,财会人员、银行职员对数据比较敏感.但不管如何,对录入员的测试是选择录入员的一项有效措施.

对录入员的测试,主要根据本次数据处理的内容设置测试程序,测试录入员的录入速度和差错率.测试工作要模拟实际环境,准备与实际单据一致的格式数据,要有一定的数据量,通常要多于1小时.其测试工作流程如下：（1）制作样本数据库.（2）根据样本数据打印测试单据.（3）录入员按测试单据录入.（4）生成录入数据库.（5）将录入数据库与样本数据库比较.（6）统计错误率和录入速度.测试程序除基本的输入界面设计、计时外,关键是数据比较的算法确定.

对于大量的数据输入,要根据数据的处理要求确定复录的方式和复录量.对于准确率要达到100%的数据,必然要采用100%复录,如成绩的录入.一些宏观统计的数据处理系统要选择优秀的录入员,通过抽样复录进行差错率的统计,只要满足指定范围的差错率指标可使用一次性输入数据.复录的方式也取决于录入者的素质和数据正确的重要性.原始资料查找方便可采用成批复录方式；原始资料查找困难可采用即时复录,但重要的数据必须采用经改进后的即时复录方式.

为了保证输入的正确性,采用复录方式是控制差错率的一种有效办法.但在有些场合,数据量很大,统计结果具有很强的时间性,为了控制差错率,采用复录的方式是没有意义的.如百花奖选票统计,检测如采用复录方式,时间增加一倍多,不仅第二次的时间与第一次输入的时间相同,并且还要对不同之处的数据进行查阅资料、修改.况且,这种情况下选票很多,有点差错不会影响最终结果.对于精确度要求百分之百的数据处理,不仅要选择优秀的录入员,必须要用复录方式来求取高准确率,同时还要用其他方法进行查错与排错,决不能为了节省时间而忽视了准确率.不然,其结果公布后有错,很难挽回由此造成的错误.

3.采用多种方式核对数据

3.1 人工校验法

人工校验法即静态校验法.在输入前,可由人工对凭证数据逐项进行检查,也可在凭证数据输入的同时,电子计算机将输入的数据重新输出（打印或显示输出）,然后由人工将它与凭证数据逐个核对（用肉眼查错）,检查它们是否一致.通常,这种用肉眼查错的人工校验法,其查错率约为70%-80%.

3.2 重复校验法

重复校验法也可称为二次录入法,即对同一张凭证上的数据分别由两个操作人员单独键入或由一个操作人员重复键入两次,然后由计算机程序自动进行两次录入数据的核对,如不相符,计算机打印或显示出错信息.这种校验方法对凭证数据输入的完整性和准确性可提供较高的保证程度,但由于相同数据的重复输入,必然效率很低.在实际应用中,必要时可采用此法对部分凭证（如收、付款凭证）数据进行校验.

3.3 格式校验法

即检查凭证数据记录中各个数据项的位数和位置是否符合事先规定的格式.

3.4 逻辑校验法

为做好数据编辑审核工作,必须制定准确、严密、完善的编辑审核规则,以此作为编制计算机审核程序、进行数据查错、改错和质量检查,以及对最终结果进行质量评估等工作的参考依据.编辑审核规则往往以表格的形式来表示,所以又称为“编辑审核规则表”.它包括制定编辑审核规则和错误修改规则.即校验凭证数据是否符合逻辑性,有关数据的值是否合理.例如,对凭证上的日期进行校验t年、月、日是否大干O,月份是否在l-12之间等,若年、月、日出现小数、负数,或月份大于12,说明数据出错.由于逻辑校验的局限性,故其错误数据修改规则不能高效地提供修改依据就不足为奇了.它不同于平衡关系检查,数据之间的逻辑关系只是警示性的,只是为数据规定一个允许的范围.在这个基础上,计算机程序也只能判断数据是否合乎逻辑,是否合理,而无法肯定它们是否正确.

3.5 数值范围校验法

数值范围校验法也称为界限校验法,即检查凭证上某个项目的数值是否在预先规定的范围之内.如某类凭证上的“单价”数据项的值,已规定其值在20元-200元内,若超出了此数值范同.在某些场合,由于一时难以召集到优秀的录入员,只能是临时抽调录入人员.这些未经选拔的录入员输入的速度和差错率达不到系统的要求.当转抄员素质不好时,出现错误会比较多,加上录入员是临时抽调输入的错误率又极高,两者的错误率相加,生成的不同数据的错误文件记录就会很多,若通过个别管理员进行查错、排错工作根本无法完成,这不仅在时间上不允许,而且在重负荷工作下管理员也容易因疲劳酿成错误.此时,需要多人进行查错、排错.由于出现的错误多,在查错、排错的工作中也会造成差错.针对这种情况要加强管理,改进以往的工作流程,以保证录入的准确率.