基层档案管理工作存在的问题

基层档案管理指的是基层单位的档案管理工作者以档案为中心,通过科学合理的方法进行档案收集、整理、归档、查找、维护等工作.在实践中,基层档案管理工作依然存在诸多问题与缺陷,表现为基层单位对档案管理工作的重视程度不够、依法治档观念较为缺乏以及档案管理人员专业素质不够、档案管理能力不足等,现就此类问题对如何加强与完善基层档案管理工作的策略谈几点看法.

一、当前我国基层档案管理工作存在的问题

第一,基层单位对档案管理工作的重视程度不够.一些基层单位对档案管理工作不够重视,过于关注经济、科技等直接效益和物质效益,而忽视了档案管理工作的间接效益、社会效益.一些基层单位没有摆正档案管理工作的位置,档案管理人员怎么写作态度散漫、敷衍塞责,档案存放库房混乱不堪、诸多有价值的档案资料随处摆放,这些都是长期阻碍我国基层单位档案管理工作健康、成熟发展的不利因素.更有甚者,一些村级单位和民办企业甚至没有建档意识,档案管理机构形同虚设.

第二,基层单位依法治档观念较为缺乏,使档案管理工作的开展受到阻碍.尽管我国在1987年就已出台《档案法》,但是一些基层单位尤其是少数民族地区、偏远贫困山区对《档案法》的认识不足,依法治档观念不够深入人心,违反档案法的行为层出不穷,造成许多有历史价值和社会价值的档案材料的遗失与损毁.

第三,基层单位档案管理人员专业素质不够,档案管理能力不足.当前,我国政府机关、高等院校以及大型企事业单位普遍配备有专业素质过硬的档案管理人员,而在一些基层单位中存在着档案管理人员数量不够、专业素质较差、档案管理能力较低等情况,甚至一些所谓“档案管理员”是从其他行政岗位调剂上岗,对于档案整理、归档、查找、维护等业务一知半解,仅仅充当着资料保管员的角色.

第四,基础单位档案管理资金不够、设施较差.许多基层单位由于欠缺开展档案管理工作的经费,出现了档案库房设施陈旧、防霉防潮等档案维护体系不健全等情况.甚至一些基层单位将档案库房与行政人员的办公室合并以节省开支,这样不仅不利于档案管理工作开展,同时也影响档案安全性及保密性.

二、加强基层档案管理水平的措施

针对基层档案管理工作中存在的问题,笔者认为有必要提出一定的完善措施,包括政府机关加大宣传及监督力度、严格落实依法治档的理念、健全基层档案管理机制、加大基层单位档案管理人员上岗培训力度以及逐步实现档案管理电子化、信息化,从而切实提高我国基层档案管理水平,使基层档案管理工作健康、有序发展,现具体阐述如下：

第一,加大宣传及监督力度,增强基层单位档案管理意识.针对当前普遍存在的基层档案管理工作重视程度不足的情况,应加大档案管理工作的宣传力度及监督力度,通过报纸杂志、电视广播、微博微信等多种形式宣传加强基层档案管理工作的重要性及迫切性,同时通过行政文件等形式督促基层单位档案管理工作的开展,使基层单位重视档案管理工作,从而有效消除一些基层单位档案工作的空白.

第二,严格落实依法治档的理念,对违反《档案法》的行为予以追责.在实际工作中,基层单位及档案管理人员必须熟知档案法律法规及规章制度,积极贯彻落实依法治档的理念,依照法律规定及法律程序进行档案管理工作.此外,上级档案管理部门也要做好基层档案管理工作的年检年审工作,对违反《档案法》的行为进行追责,确保基层档案管理工作在法律的轨道内开展.

第三,健全基层档案管理机制,程序化开展工作.在基层档案管理工作中,必须建立一套体系完整、科学合理的管理机制,明确并细化各工作人员的职责,制定规范化的档案管理流程,包括档案的建立、维护、查找、利用以及交接等,并将档案管理工作流程公示宣告,以便相关人员工作的开展.

第四,加大基层单位档案管理人员上岗培训力度,增强专业素质及管理能力.当今社会是一个瞬息万变的社会,档案科技化、信息化的时代已经到来,档案管理方式、方法也必须不断更新,这对档案管理人员提出了新的要求.由此可见,必须积极提高基层档案管理人员专业知识及专业技能.具体而言,一方面可以鼓励档案管理人员参加函授学习,另一方面必须加大上岗培训力度,如安排其至高等院校、大中型企事业单位进行短期培训等.在加大培训力度的同时,积极做好职务评聘工作,坚持持证上岗制度,切实提高档案管理人员素质.

第五,加大档案工作资金投入,提供档案管理专项经费.一定的资金支持是做好基层档案管理工作的物质保障,加大资金投入不仅可以改善档案管理设施,而且对于改善档案管理人员工资待遇,发挥其主观能动性大有裨益,同时还可以积极推进档案科研工作进程,提高档案管理水平.

第六,逐步实现档案管理电子化、信息化,适应时怎么发表展需求.随着以计算机技术为核心的信息时代的到来,文件电子化、办公自动化的趋势愈加明显,档案信息化的进程进一步加快.当前,在基层档案管理工作中,必须以科学规范的纸质档案制度为基础不断向电子档案机制发展,做好专业素质过硬的人才储备工作以及建设电子档案所需设施的配备工作,同时要加强档案管理的业务指导工作,确保基层档案管理工作高效、有序开展.

第七,多角度综合利用档案,为领导决策、业务开展提供信息参考.为了促进基层档案管理工作的可持续发展,在具体工作中,必须做到以下几点：首先,对档案进行普查,剔除重复档案,提高档案管理效率.其次,对档案进行重新组合,对内容繁杂、组卷过厚的档案进行重组,将互有关联的档案文件相互组合,对无页码、无目录、无标题的“三无”档案补充填写,确保档案的规范化、合理化.再次,规范档案题名,以统一标准对档案进行命名,积极提高档案检索的查准率,防止检索时识别不清、“题”不对“案”的情形出现.最后,根据工作需要,具体情况区别对待,积极丰富基层档案检索方式,编制多元化的检索手段,例如制定全宗卷、案卷目录、汇编、全引目录、专题目录、著录卡片等多种检索方式.在对现有档案进行整理归档时,以方便检索为目的、以规范档案为重点,运用多元化方式开展基层档案管理工作,切实为领导决策以及业务开展提供信息参考.

三、结语

尽管基层档案管理工作促进了我国各项事业的发展,但是在实践中还是存在着一定问题,对此,笔者认为,要想搞好基层档案管理工作,必须增强基层单位档案管理意识,提高基层档案管理人员专业素质及管理能力,加大档案管理专项经费投入,实现档案管理电子化,从而积极适应时怎么发表展需要.只要积极重视基层档案管理工作的发展,档案管理事业必将更加有序、健康发展.

（作者单位：平山县政府办公室）