一种适用于中小企业ERP实施项目的最佳实践

一、引言

主流的大型ERP系统指功能齐全,有大量成功案例的系统如Oracle ERP,它为企业提供了一套集成化的信息平台,涵盖了采购,库存,生产,财务,商业智能等企业业务的方方面面.这类系统由于其规模较大,实施,管理比较复杂,一般认为只适合在大型企业使用,国内的文献也主要以大型企业实施应用研究为主.

实施ERP系统一直是一个极大的挑战,据研究数据表明,全球的ERP 实施失败率一直高达60%以上[1] , 而在企业处于发展期,业务流程不成熟且时刻处于变动当中,同业竞争激烈,内部人员不稳定的中小企业,更是难上加难.我们从近年来兴起的敏捷项目管理方法得到启发,成功地找到一种适用于在中小企业实施大型ERP系统的,敏捷化的方法,并在项目中获得了成功.

二、敏捷化ERP实施的最佳实践

ERP功能实施主要包括业务流程的调研和分析,解决方案的提出和确认,以及后续的配置和开发几个阶段,其中业务流程的梳理是重中之重,尤其对于中小企业而言.

第一,业务流程梳理和优化.

对处于成长期的中小企业其业务流程不稳定而且员工素质不高的特点,我们给出的应对方法是,全员参与,在反复迭代中不断优化并达成一致.

第一步,召开包括所有部门骨干参加的头脑风暴会,找出现有流程中的问题点,我们借鉴了故事卡片的方法,用黄纸贴把其他部门的问题点贴在每个部门自己面前的白板上.然后再把黄纸贴贴到对应的存在问题的部门的白板上,这是一个反复渐进的过程,每经过一次讨论,都能使大家对流程的问题点更明确,对流程的整体把握更清晰.

第二步,举行引导式研讨会,在第一步总结出的流程框架的基础上,找出流程的边界,流程的上下游接口关系,业务流程的责任人,业务流程中参与的角色和基本要素.经过一至多轮的引导式研讨会, 企业的现有业务已经变得确定和可量化了,可以进入到下一阶段.

第三步,根据前两步中做出的企业现状建模结果,结合客户诉求和同业经验,以及对现代企业管理思想的理解,主要使用如下实践进行业务流程的优化：

一是分析流程中的关键问题点,关注流程中的所谓问题区域,模糊地带；重新审视关键控制点,杜绝流程中的控制风险,进行关键成功因素分析等.

二是关注流程中的价值活动,消除不增值活动；压缩流程中的等待时间,消除重复和低效部分； 从投资回报的视角去审视业务流程.

三是重视组织的优化,进行基于流程的职位体系设计,制定出基于流程的岗位任职要求和考核目标.

第二,实施阶段的项目管理.

针对中小企业的ERP实施,我们设计了高度灵活便捷项目组织管理模式,包括如下方法：

一是缩短发布周期,把一项功能分为多个迭代周期,每一个迭代周期都会产生一个用户可验证的可交付成果,都会邀请用户参加对此成果的评审,听取意见和建议并在下一个迭代中实施.

在每个迭代阶段结束时,项目组应该召开迭代总结会议,总结上一阶段的工作成果,计划下一阶段的项目工作,更重要的是,通过全员参与的审查和评估,确保迭代不偏离总体计划.

二是在敏捷化项目团队中,其项目计划,风险识别与控制,项目组织过程资产和准备等项目管理相关工作都是由团队成员共同完成的,因此良好的团队协作关系至关重要,项目经理必须发挥个人的管理理和沟通技巧,在团队内部营造团结和融洽的工作气氛.

三是在系统架构设计时,尽最大的努力保持原有系统的灵活性,尽最大的努力使用Oracle提供的个性化工具,弹性域和接口表,任何涉及客制化的数据展现,数据处理的功能都尽最大的可能在标准功能之外实现.

三、敏捷项目实施方法的实际案例

立德公司是一家典型的小企业,年销售额1亿元,主要生产一种专用的工业自动化检测仪表,业务模式多以小批量客户写作为主,其现状是,特殊的业务模式导致整个供应链的管理非常困难,期末库存盘亏达300万, 准交率只有10-20%, 去年年初由于原料供应不畅给企业造成了1千万元的经济损失.

针对企业现状,我们首先进行了流程的梳理和优化,随后通过前文所述的方法,分析出业务中的问题点,找出低效的流程活动,低效的组织结构,并给出优化建议, 如下图所示,通过对生产外包流程的梳理,找出其中的模糊区域,并通过增加控制点来弥补.

图一 外包流程的优化

在随后的具体实施阶段,我们坚持灵活,高效的项目管理方式,首先我们把一项目功能的实施分成若干个迭代周期,每个周期结束都会把产出的成果交客户验证,并把改进意见放到下一个周期实现；

在每个迭代周期的开始的计划会议,迭始后的每日站立会议,以及结束后的总结会议我们都鼓励全员参与和互动,给于团队成员最大限度的信任,最大限度地动员每一个人的力量,大家共同参与项目的计划和管理当中来.

由于项目使用了敏捷化的组织和管理方式,虽然客户公司业务流程复杂多变,用户自身对业务的理解并不完善,实施中经常提出变更需求,项目组仍然能够有效地应对.经过半年的实施,系统已经在客户公司上线,结果令人满意,库存呆滞料减少了100%, 订单准交率提升了90%,过去每年都会因为订单拖期造成上百万的损失,现在基本上已经避免.

四、讨论

在Oracle ERP实施中应用迭代式的实施方式有一定难度,因为Oracle ERP并非是自由可配置的,有些配置功能一旦生效,便不能更改.所以首先应该高度重视前期的项目调研,尽可能多的减少业务流程的不确定部分,制定好应对措施；其次,在迭代阶段对这部分不确定的业务设计好通用接口,如果可能的话,制作出原型来供用户评估.

五结论

在中小企业实施本来适用大型企业的成熟大型ERP系统,风险极大.但是敏捷化和项目组织管理方式,结合Oracle ERP的灵活架构,最终可以保证项目的圆满成功.

（作者单位：西南交通大学）