软件在潞安人事管理中的应用

摘　要：本文主要介绍了几款软件在潞安矿业集团人事管理中的应用,潞安矿业集团是一家拥有5万多名员工的特大型国有企业,软件的使用提高了该企业内部的管理流程、管理模式.本文主要以招聘系统、人力资源系统（ERP）和办公自动化（OA）系统为例,简单地描述这些软件的功能,并分析了在未来可能实现的功能.并对潞安矿业集团的人事管理在技术上做出了可能性分析.

关 键 词 ：人力资源管理系统　煤炭型人力资源管理系统　办公自动化　人事管理

将软件应用于人事管理中,不仅是管理过程中改善现状的技术性提高,更是与时俱进的思维性进步.潞安矿业集团作为一个拥有5万职工的特大型国有企业,每年存在大量的人才流动,在现实过程中如果只是一味的传统管理,必然会尾大不掉,管理滞后,所以,软件的应用在一定程度上会更好地改善国有企业当中的管理过程和管理模式.

1.研究背景

在现有阶段,我们已经采用了较多的方法提高了办事效率.例如利用电脑和网络的普及,将各项公告和通知的下发采用了挂至公司网站的方法,使得信息能够更快更准确地传达至各下属人事部门；还有通过Office等日常办公软件的应用,可以更方便地书写材料、统计人员数据、制作组织结构图和招聘宣传中的公司简介、生成招聘考试过程中面试卡、准考证等.当然这些软件的使用情况和操作人员对功能的了解熟悉是有直接关系的.

本文将主要围绕潞安自行或协同设计开发的人事管理软件进行说明和应用分析.

2.几种软件在潞安人事管理的应用

2.1 招聘软件

首先我们从早先的招聘入围软件开始.潞安的人员管理目前还是将干部和工人分开管理的,所以,每年工人的入围将需要搜集工人的性别、学历、籍贯、毕业院校、照片等信息.如果采用传统的日常办公软件,只能进行信息简单的录入,将无法解决照片信息的直接关联和显示,并且查询等功能都会非常有局限性.通过“潞安集团入围信息系统”的使用,界面变得更为友好,主操作界面将是独立的人员信息,照片等信息可以直接显示,需要查询和编辑某人信息时,也可直接在主界面上操作,信息清楚明了.这一软件还拥有指纹辨识系统,可以实现人员信息的完全对应,避免出现入围人员和实际上岗人员的不匹配,这更是避免有人通过写卖工作关系来达到牟取不正当利益的有效方法.

后来在潞安集团人事处实施职工子女转专业培养第二学士学位过程中,也有了相似的应用.就是通过将职工子女送回相关高校进行“回炉”再教育,将专业不对口的毕业生转专业培养为专业对口的可直接聘任员工.针对这一过程,我们开发了第二学士学位志愿填报网站.类似于高考填报志愿,毕业生通过填报自己可以选择的专业作为自己的三个志愿,然后后台数据再根据毕业生的二学位入学考试成绩进行志愿确定（即：根据考生第一志愿,按分数从高到低录满为止,未录满的专业从未被录取考生所报的第二、三志愿递次择优录取,其余未被录取的考生接受调剂）.这一软件的应用,第一,实现了学生填报志愿的公平性,时限性,通过限定可操作时间,及时让考生网上填报志愿.第二,考生更便于操作,他们不需要了解详细的填报规则,只需要选择可以填报的专业就可,因为软件已经针对填报规则进行了规避处理,例如,女性考生是不可以填报采矿工程等专业的,这一女性考生的填报界面上将不会显示这些专业,还有考生的原专业就是会计学专业,填报界面上将不会显示会计学相关专业.第三,通过程序的内部计算,填报及录取结果可以直接生成,这样,极大程度上方便了组织过程中的志愿填报、成绩录入和录取结果生成.

2.2 人力资源管理系统（ERP）

除了以上这些招聘软件的开发应用,潞安从2005年开始进行了“煤炭型人力资源信息系统”（CERP）的开发,针对国有企业的特点,以人员管理、薪资管理、职称信息管理、干部任免管理、报表打印等为核心功能模块,实现人事系统的多层次管理.目前主要针对于职工档案管理和各基层单位的信息同步更新,操作者的权限进行分职能划分.例如基层的工资管理者只能针对该单位员工的档案工资进行修改填充,职称信息管理者只能修改该单位员工的职称信息,而如果是公司人事总部的职务任免部门,将可以查询修改全集团公司干部的职务任免信息.这样不仅保证了全公司干部信息的同步更新,更保证了信息的公开透明,便于管理.并且该系统可以自动生成各项统计报表,比如需要统计30至50岁的中层干部职称在中级以上的名单及统计数据.就可以直接设定选项进行统计打印,界面操作极为简单方便.这为人才的及时发现和推荐起到了非常重要的作用.

2.3 办公自动化（OA）系统

潞安于2012年正式试行《办公自动化系统》（简称OA）,这一系统是针对全集团公司各个部门整体实施的,主要实现有个人邮件、信息发布、会议管理等普通用户功能,还有发文管理、电子印章管理等管理员功能.在发文管理这项功能中,先设定公文流转模块,由各职能处室会签后,交由调研室核稿、公司办编号,完成公文下发,将文件加盖电子公章并对各基层单位进行即时窗口弹出提醒,基层单位接收后,系统要求基层单位提交收文报告.这样就可将通知及时准确地下发给各基层单位.

3.软件应用的未来可能性

未来将此电子签章功能应用在人事管理系统中,还可以实现员工调动等职能,系统可以通过调出部门提交加盖电子章的调动申请,总部进行审查批复,并同时发送批复至调出部门、工资管理部门、档案管理部门、保险公司、公积金管理中心等相应部门,他们同时做更改并反馈至总部和调出部门,调出部门将加盖各个部门电子公章的调动申请发还给申请人.这一过程不仅省去了申请调动员工来回多次各部门地奔走,更加提高调动过程的办事效率,还可以保障各部门信息的统一化管理.

随着云怎么写作器和3G网络的应用普及,软件还将给企业的人事管理带来更多的便利.比如办公室需要领导审定一份材料,通过网络传送给领导的网络终端（通常3G手机就可实现这一功能）,领导看到材料修改审定合格后,通过直接电子签名至文件页面,再将文件发回至办公室.这样既可以保证重要文件的及时签署,也可给予领导更大更多的活动空间,可以更便利地开展新的工作.