规范医学科研档案的归档管理

【摘 要】临床医院应加强对医院科研档案的归档管理,科研档案管理是科研工作的重要组成部分,它真实地记录了医院的科研活动,是医院科学技术储备的重要形式,为临床科研提供重要的参考.因为档案的归档管理工作直接关系到医院各项事业的发展.所以,加强对医院科研档案的归档管理有着十分重要的意义.

【关 键 词】

规范管理,医学科研,档案

基金项目:广西卫生厅自筹科研经费课题(项目编号:桂卫Z2009149)医院科研档案归档在某种程度上档案管理工作可谓是医院各项工作的桥梁与纽带,医学科研档案是医学研究过程和产出的载体,蕴藏着大量的科研成果、科技专利、高新技术、学科建设、科研思想等科研信息,是宝贵的信息资源和无形资产,它是进行科研的重要依据和必要条件[1].在现代科技手段日益普及的今天,档案资源随时都可以转化为医院的社会效益与经济效益.

1医学科研档案归档管理的必要性

医院科研档案是在医学科研活动中形成的、具有保存价值的文件材料,是医学科学研究和医疗实践的真实记录和反映,管好和用好科研档案,对于提高医院科研管理水平,促进医疗卫生事业的发展是十分必要的[2].医学科研档案是医院档案管理中的一个重要组成部分,我们要严格执行国家有关档案工作的法律、法规,树立档案管理人人有责的观念,认识档案的潜在价值及社会效益和经济效益.医院科研档案管理根据国务院批准颁布的《科学技术档案工作条例》第五章规定:“各单位都要按照集中统一管理档案的基本原则,根据科技档案必须完整、准确、系统、安全和有效利用的要求,建立健全科技档案工作,建立必要的规章制度,实行科学管理”.我院办公室严格科研档案的管理,完善科研档案归档的管理制度,定期移交科研档案.

2医学科研档案规范管理的作用

2.1科研档案又具备有其自己的特点,做好医院科研档案管理工作的前提之一,就是要配备一定数量的专职、档案人员,要使档案完整地保存下来和充分利用,必须科研人员的配合.医院综合档案室档案员要对研究项目形成材料实行全程跟踪,确保材料的齐全、完整,保证科研档案的质量.医学科学研究涉及面广,是个多学科,多门类,多层次的综合性科学体系,它与一般自然科学及生产技术的研究有相似之处,但又有其独特性[3].科研项目结题后,科教部的档案员将档案移交到医院综合档案室,由医院专职档案员按照科研档案的归档要求对项目的档案材料进行审核并移交归档.如课题组需借阅项目档案,可以按规定程序向医院综合档案室借阅.科研档案在怎么写作于科研活动、提高医疗水平、提升医院核心竞争力方面发挥了积极的作用.我院科研档案的管理逐步走上了规范化、科学化的管理轨道,在医院档案中的比重越来越大.主要采取两种规范管理:一是分类管理,包括临床、医技科室、职能科室的科技人员管理.二是职称管理,包括主任医(技)师,副主任医(技)师,主治医(技)师.要求担任科研项目的负责人职称一定在中级职称以上.先后建立了科研人员档案、科技成果档案、人才培养档案、科技规划档案等一系列基础资料计算机数据库,逐步完善对科技人员的规范化管理.科研档案不仅是进行科研的重要依据,而且还是科研活动的必要条件.科研档案本身虽有价值性,但其价值的实现必须经过合理的开发,方能有效利用[4].

2.3分类医院科技档案的分类要根据科技档案的性质、内容、特点和相互之间的联系,把科技档案划分成一定的类别,使之能正确反映出产生这些档案的历史条件和工作活动的真实面貌,达到便于保管和充分利用科技档案的目的[5].

3出台激励措施,完善激励机制

建立完整的科研档案是科研管理规范化、科学化、信息化的重要标志.我院领导班子充分运用激励手段加强我院的科研管理,不断完善医院科研管理中的激励机制,使科技兴院形成共识.制定出详实的科技计划.出台了一系列奖励措施,并以此作为新的效益增长点,增强医院的内涵式发展实力.科学技术的进步要依靠人才的优势,院领导带头搞科研,充分发挥院学术委员会的作用,把科研工作提到重要议事日程,不断从人力、物力、财力上改善科研条件.

3.1建立健全了“五、三、三”管理机制即院领导班子为决策层,学术委员会为督导层,科教部为管理层,临床、医技科室为实施层,课题组(人)为攻关层的五层级网络化管理体制.

3.2采取三种办法规范管理①规范化管理科技人才:一是分类管理,包括临床科室、职能科室的科技人员管理,二是学位职称管理,包括医院引进的人才,博士后、博士、硕士等,三是聘约管理,由院长领导的聘约制,调动了广大科技人员的积极性,②标准化管理科研设备:资源共享医疗设备,充分发挥医疗设备在医院科研中的共享作用,充分发挥实验中心在科研中的作用,加强人员培训,大型设备上岗证,实行标准化管理,③制度化管理科研工作:先后制定了院学术委员会章程,重点学科管理办法,科研基金管理办法,院青年基金管理办法,科研成果评选条件,人才引进培养等一系列管理措施,做到科技管理制度明确,职责清晰,有章可循.

3.3实行“三倾斜”强化激励手段①“政策上倾斜”制定出台了广西壮族自治区人民医院科技兴院奖励办法等政策措施,②设立了科研成果奖、新技术、新项目奖、学术论文奖、科研课题中标奖、科技拔尖人才奖、科技兴院优胜集体奖,每年评审一次并召开每年度的科技表彰大会,③“奖金上倾斜”每年从医院收入总额中提取1%作为科研教学基金[6].

由于激励措施的出台,大大的提高了临床医师做科研,写文章的积极性.所以,科研档案人员,平时应注意档案的分类管理及收集,归档材料的完整性.积极帮助临床将科研资料全面完整地收集、分类、整理直至归档.在我院科研档案管理的基本内容主要有:国家科技支撑计划课题(农村卫生技术及产品研究与应用),科学基金课题(国家自然科学基金、广西自然科学基金、基础研究专项),广西科学研究与技术开发计划(科技攻关与新产品试剂、科技创新能力与条件建设),广西卫生厅重点科研课题、广西卫生厅自筹科研经费课题、广西医药卫生适宜技术推广项目,院内青年基金课题等类型.在日常的科研管理工作中对各种管理性文件,如各种有关的卫生科研法规、医院内部的有关规定、制度、红头文件、协议书等等有关科研管理工作及科研活动过程中形成的所有有价值的及原始的各类文件材料都是科研档案管理收集的范畴内容[1].

按照《档案法》的规定,严格执行借阅制度.管理和运用好医学科研档案,对提高医院科研水平、促进医院卫生事业发展具有重要的意义.