解读《第一次全国水利普查档案验收办法》

2012年5月24日,水利部、国家档案局联合印发了《第一次全国水利普查档案验收办法》（以下简称《办法》）.为深化对《办法》的理解,结合水利普查档案工作实际,切实做好水利普查档案验收工作,对《办法》作如下解读.

印发《办法》的背景

为深入贯彻落实科学发展观,全面了解水利发展状况,提高水利怎么写作经济社会发展能力,国务院决定于2010年至2012年开展第一次全国水利普查工作.2010年1月11日,国务院印发《关于开展第一次全国水利普查的通知》,以此为据,第一次全国水利普查工作全面展开.水利普查是一项重大的国情国力调查,是国家资源环境调查的重要组成部分,在我国社会发展和经济建设中意义深远,影响广泛.

作为水利普查工作的重要组成部分,水利普查档案工作责任重大而艰巨,得到水利部、国家档案局和国务院第一次全国水利普查领导小组办公室（以下简称国务院水利普查办）等各级领导的高度重视.2011年4月2日,由水利部、国家档案局联合印发了《第一次全国水利普查档案管理办法》,为做好水利普查档案工作提供了依据,对指导全国水利普查档案工作有效、有序的开展起到了至关重要的作用.各流域机构,各省、市、区、县等水利普查机构也都非常重视,设专人、拨专款、立专项开展档案工作.随着全国水利普查工作接近尾声,水利普查档案验收工作即将全面展开,为进一步做好验收工作,把握好水利普查工作的最后关口,《办法》于2012年印发,内容全面,职责明晰,操作胜强.

印发《办法》的意义

1有利于提高对档案验收工作的认识.《办法》中明确要求,各单位要高度重视水利普查档案验收工作,切实加强领导,采取有效措施,加大监督、指导力度,在验收过程中要严格验收标准与程序,切实把好档案验收质量关,确保水利普查档案能够达到完整、准确、系统要求.

2有利于提高验收工作的管理水平.《办法》中明确了档案验收工作依据、性质、条件、适用范围,便于规范档案验收行为.明确了普查档案验收原则、组织验收的责任主体,便于职责明晰,相互配合.

3有利于促进验收工作正常有序开展.《办法》中明确提出了普查档案验收的具体内容和要求,是对《第一次全国水利普查档案管理办法》中验收部分内容的细化、补充、完善.要求更加具体、标准更加明确,便于实际操作.明确了申请验收的条件和申请验收工作方式、流程,便于验收工作有序开展.

4有利于确保普查档案质量符合要求.完整、准确、系统、安全是对普查档案的基本要求.按照《第一次全国水利普查档案管理办法》中的规定全面收集、规范、整理普查档案,严格把好档案质量验收关,才能确保合格的水利普查档案在日后水利工作中发挥其重要作用.

解读《办法》的内容

《办法》共分六章二十二条.

第一章总则共四条（第一条至第四条）

主要是明确了制定《办法》的目的、依据.目的是为加强水利普查档案管理,确保档案验收质量,依据水利部和国家有关档案工作管理规定开展水利普查档案专项验收.

明确了水利普查档案验收的性质,是水利普查专项验收之一.

明确了水利普查档案验收的重要性和必要性,是水利普查验收的前提和必不可少的条件之一.

明确了水利普查档案验收办法适用的范围.即县级及县级以上水利普查机构开展档案专项验收.

第二章验收组织共四条（第五条至第八条）

主要是明确了组织水利普查档案验收应遵循“统一管理、分级实施、权责明确、程序规范”的原则.

明确了组织档案验收的责任主体.国务院水利普查办和部属单位（流域机构除外）水利普查档案的验收由水利部和国家档案局负责.省级和流域机构水利普查档案的验收由国务院水利普查办负责.省级以下水利普查档案的验收由省级普查机构负责.军队的水利普查档案验收由解放后勤部负责.水利普查档案验收由部队后勤部负责.

明确了档案验收形式,有验收职责的单位可以直接验收,也可以委托验收单位,如果委托验收单位要有正式委托函.

明确了档案验收组成员结构,由负责组织（或受委托组织）验收单位的水利普查机构、同级档案管理部门、申请验收单位的同级水利行政主管部门和档案行政管理部门的专业人员构成.

验收后要形成档案专项验收意见初稿.经验收组讨论,有三分之二的验收组成员同意,视为验收通过,可以履行验收签字手续,并在会上反馈验收意见.会后将验收意见正式印发给申请验收单位,抄送申请验收单位的同级水利行政主管部门和档案行政管理部门备案,如果是受委托组织验收的,还要抄报委托单位.

第三章验收内容与要求共两条（第九条至第十条）

重点涉及三个方面：一是水利普查档案管理情况.包括水利普查档案工作规章制度建立、落实、执行是否到位.水利普查档案工作是否与水利普查业务工作同步开展.保存档案设备、设施及装具配备是否符合要求,是否满足存放档案的需要.对所属的水利普查机构是否履行监督、指导职责等.

二是水利普查档案收集、整理与归档情况.包括水利普查档案的完整性、准确性、系统性.档案的分类、组卷、著录、装订、图纸折叠等档案整编是否符合规范要求.签字手续是否完备.声像、电子等特殊载体档案是否齐全,标识是否清晰.反映同一内容的不同载体档案互见号是否一致等.

三是水利普查档案的信息化管理水平.包括案卷级和文件级电子目录的建立,重要阶段或节点的电子数据档案是否完整,能否满足利用需求等.

第四章验收申请共四条（第十一条至第十四条）

主要是明确了申请档案验收应具备的条件.

首先是水利普查数据已上报并通过数据验收.已完成水利普查全过程应归档文件材料的收集、整理、归档工作.已进行了档案自检自查,并符合档案验收要求.满足以上条件方可向负责组织验收单位提出书面档案验收申请.申请要按规定的内容拟写,主要包括水利普查基本概况,档案收集、整理、归档等管理情况,对自检中发现问题的整改情况及自我评价等.负责组织验收单位,收到验收申请1个月内,对是否验收要有明确答复,符合条件的要及时进行验收.对不具备验收条件的,提出明确意见,待整改完善后及时组织验收.

第五章验收方式与程序共六条（第十五条至第二十条）

主要内容：一是明确档案验收的主要程序.验收一般采取会议审查和现场检查相结合方式,由验收组组长主持.会议审查主要是听申请验收单位汇报档案管理情况和自检情况；验收组成员对有关情况提出质询.现场检查主要是验收组对档案管理状况实地察看；对实体档案进行现场抽查,抽查数量不少于该项目产生档案总量20%.验收组对检查情况讨论后进行综合评议并形成验收意见,会上反馈意见,如无异议,验收组成员签字确认验收意见.

二是对验收意见中提出的问题和整改要求,申请验收单位要及时进行整改,整改结果在申请水利普查总验时进行必要的说明.对没有通过档案验收的单位,要进行整改、完善,在完成相应整改后,重新申请档案验收.

三是档案验收意见包括的主要内容：概述验收会的依据、时间、地点及验收组组成情况,验收范围和项目概况；水利普查档案的管理情况,归档文件材料收集、整理质量,产生的各门类档案的数量等；对普查档案的完整性、准确性、系统性、安全性的综合评价；提出存在的问题及整改要求与建议；档案验收结论性意见；档案验收组成员签字表.

四是明确参加水利普查档案验收会人员.主要有验收组人员,申请验收单位的有关领导、部门负责人、档案人员参加,普查工作相应技术支撑单位的有关人员列席会议.

第六章附则共两条（第二十一条至第二十二条）

主要是说明《办法》由水利部负责解释.自发布之日起施行.