电力企业工程档案管理

【摘 要】随着经济的发展和科技水平的不断提高,我国电力建设事业也在飞速发展,为此,电力建设相关的工程档案的收集整理和管理应用等方面也越来越复杂化、精细化,也更加趋向于专业化的理论建构.本文论述了电力企业工程档案管理的问题进行了探讨.

【关 键 词】电力企业工程档案管理

引言

电力建设项目档案工作是一项以项目管理为中心内容的专业性和怎么写作性的工作,是实现电力建设科学管理不可缺少的技术基础工作.它随电力建设项目的开始而建立,又随电力建设项目的竣工投产、交付使用而告终,与工程项目建设的进程同步.电力建设工程档案是电力企业基本面貌和工程建设全过程的综合反映,是一份宝贵的资源.档案工作作为企业管理的重要组成部分,日益成为一项维护企业经济效益、合法权益及记录企业历史真实面貌的重要基础工作.

1.从思想认识上抓起

工程建设中普遍存在着对工程档案管理工作不太重视的情况,到工程完工即将交工验收时,才开始应付整理,这给档案整理带来很大难度.其主要原因在于工程建设管理过程中,企业对建筑工程档案在思想上重视程度不够.由于资料整理琐碎,不产生经济效益,施工过程中现场又非常繁忙,施工人员绝大部分精力集中在工地,对资料整理一般都是被动应付.如果不认真进行督导检查,到最后资料验收很有可能比较混乱,所以工程资料应定期或不定期检查评比,引起各方面重视,避免大量的工作堆积.必要时可采取强制措施与工程支付挂钩,为搞好档案管理工作提供保证.

2.做好档案资料的收集工作

随着电力体制改革的不断深化.各参建单位档案人员普遍以人员居多,他们对档案收集、整理,组卷等各项工作都不熟悉,给工程档案管理带来一定的困难,同时电力建设单位多,各项目参建单位档案意识及重视程度差异较大.造成电力建设项目档案管理水平差异大.所以认真做好档案人员的培训工作,不断提高档案人员的业务素质是必要的.

2.1提高专职档案人员的素质

知识经济的到来,企业档案工作发生了显著变化.档案工作的领域拓宽,档案怎么写作的范围扩大,档案工作的手段更加现代化,对档案工作者的政治素养、文化知识、专业水平和操作技能等方面都提出了挑战.为适应新的形势,档案人员应自觉学习、理解工程档案相关的政策、规定及相关的业务知识,一方面要善于与工程项目管理部门、施工部门等进行沟通,另一方面在做好档案室内部工作的同时,要求早期介入工程建设活动,时时了解工程建设动态,参与工程建设项目的单项工程验收、评审活动,按档案的要求对工程中所产生资料把好质量关,及时发现问题并及时提出整改要求,积极主动、有计划、有步骤地开展工程档案收集工作.电力企业档案人员只有真正融入企业管理,主动关心企业发展,以知识与创新为导向,不断更新知识,档案工作才能与企业同步发展.

2.2完善档案人员网络体系

加大档案的宣传力度,增强员工档案意识,在员工中树立档案是企业资产的理念,培育深入到各部室、各班组的档案人员网络体系,档案人员深入在企业各方面工作中,能将档案收集工作更深入开展下去,从各个渠道收集全面完整的资料.档案工作通过网络做到层层有人管、处处有人抓,档案收集自然全面到位.

3.建立档案管理制度档案工作做到有章可循

由于电力建设项目的施工单位多,项目档案管理工作面广量大,各施工单位归档工作的要求和做法不尽一致,而规范化是档案管理的本质要求.要使档案工作有序进行,必须从一开始就建立一整套科学、合理、适用和操作性强的项目档案管理制度,从组织领导、管理体系、职责分工、奖励处罚等方面作出明确规定,对文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理、立卷归档以及竣工文件编制、交接验收等提出具体要求.所以在工程建设开始,档案室应向各施工单位分发国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》行业标准《归档文件整理规则》《国家重大建设项目文件归档要求与档案管理规范》以及《电力建设施工、验收及质量验评标准汇编》,同时还应发放本企业的项目文件归档制度说明,在收集和编制竣工资料时做到有章可循、标准一致、职责分明.用规范的档案管理行为来推动各参建单位档案规范化管理,从而有效地控制档案的归档质量.

4.抓好项目工程档案工作与工程建设管理的“三同步”

供电企业项目工程的特点是参建单位多、建设工期长,形成的工程档案数量大、内容庞杂.单项工程完工时间也有早有迟,客观上给项目工程档案收集工作带来一定难度,同时项目工程档案是随着项目建设

环环相扣,段段相连,步步延伸,逐渐形成的,工程一旦竣工,档案完整、准确、系统就已经是客观存在,要保持和维护这种客观性,就要从工程项目初期抓起,狠抓工程档案管理“三同步”（即工程建设一开始就与开展档案工作同步进行；工程建设过程中,要与竣工资料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时,要与一整套合格的竣工档案的验收同步进行）.要确保项目工程档案的完整、准确、系统,就要特别注重平时对档案的收集和积累,就必须把事后控制改为事前控制,将项目档案的管理从末端移到前沿,将后续工作变为前置条件,把档案工作从一个工作环节扩展为贯穿始终的全程控制的记录体系,要将项目档案工作和项目建设一样纳入程序管理,与项目建设的各阶段同步进行,从项目筹划、开工时就先期导入档案管理,直至竣工验收,使工程档案形成首尾相接全程控制的记录体系.

5.加强与施工单位沟通,力求档案收集的完整性和准确性

施工单位工程竣工档案是电力建设工程档案中非常重要的一部分,输变电工程建设项目档案涉及方方面面的工作,贯穿工程全过程,所以做好档案的收集工作不只是档案人员的事情和责任,建立一组完整、准确、系统的工程项目档案,是参加工程建设各路大军共同努力的结果.工程的管理者、技术人员和施工单位对工程项目的情况最了解,大量的档案产生于他们的手中,他们也是今后利用档案的主体,因此工程技术人员负责检验档案的真实性和准确性档案员负责检验档案的标准化、规范化.

6.电力建设工程档案信息化

工程档案管理信息化就是融入办公自动化网络系统,这无疑将极大地提高上程档案的利用效益,初步实现档案信息资源的共享.同时,将很多重要的东两输入计算机内,一方面方便管理人员查找；另一方面也方便了后期的查阅,直接就可以在计算机内查找.所以,利用计算机管理,大大提高了工作效率.于是电子文件的大量产生和应用,使档案快速向数字化发展和积累.数字化技术的应用和普及,推动了档案室的数字化建设,为档案信息管理注入了新的活力,使历史数据从文、图、影、像等多方面更形象地展现出来,所以电子文档的前期收集工作就显得相当重要.做好对计算机系统及数字设备中形成的电子文件（数据）的采集、归档、存储和管理工作,档案管理中应用数字化技术和网络技术,实现纸质载体向数字栽体的转化,并能够在网络中传输,完成档案的信息化建设.通过信息化建设实现档案集中存储并借助数据库技术进行集成整合,将原有不同载体的档案资源转化成数字化信息,对已有纸质、照片及声像档案进行数字化处理工作,为企业提供档案信息网络化怎么写作.建立科学适用的文件归档,保管和利用管理系统,坚持档案信息化建设与企业信息化建设同步的原则.

7.提高档案人员自身素质更好地怎么写作于企业生产和经营管理

档案利用工作是一个对档案信息资源进行开发、输出档案信息,以满足企业利用需求的一项工作.档案人员要充分认识到提高自身素质的紧迫性,深刻认识档案管理工作的重要性,严格按照有关供电行业档案制度的要求,认真做好整理,立卷,排架等工作,促进供电企业档案工作综合整体建设.健全和完善企业的档案信息工作,以更好地怎么写作于企业生产和经营管理.

结论

档案管理不仅要继承以往相对成熟的经验,更要与当今各种先进的技术管理方式相结合,增强怎么写作意识,注重运用,发挥好档案管理的优势,用新思路,新方法,与时俱进,全面推进档案现代化,信息化建设,从而把企业的档案管理工作做得更好.

（作者单位：重庆市电力公司永川供电局）