财务工作中EXCEL的应用

[摘 要]Excel是Office办公软件中一款用于处理数据的软件,它提供大量定义好的基本运算函数、统计函数和财务函数,能满足大部分财务管理工作需要的同时,它独具特色的数据、函数、图表分析系统,更为财务管理提供了最直观、最便捷的工具.该文介绍Excel软件的工作原理以及财务工作中常用的Excel数据分析处理工具,以利于财务人员在日常财务管理中掌握运用,提高工作效率和工作能力.

[关 键 词]　Excel数据表应用

1Excel软件的工作原理

首先明确Excel模型需要完成什么工作任务,确定完成任务采用的方法如何实现,然后运用Excel工具建立工作模型,该模型应包括原始数据、业务处理的计算公式、模型约束条件三部分自动完成,最后计算机按数学公式和约束条件自动完成模型求解,并用适当形式表示结果,进而分析得出结论.

2财务工作中常用的Excel数据分析处理功能

2.1函数应用

在财务管理中使用最多的是财务函数、数学函数和统计函数,Excel函数库提供的函数能够满足简单的财务分析和管理.如果需要进行某种特殊复杂分析计算,则可以通过自定义函数公式来实现.例如：一般的汇总统计使用SUM求和函数,如果是分类统计,则使用分类汇总命令,而条件求和函数的功能是在满足指定的统计条件下,对给定数据区域中的某一指定范围进行累计求和,其他简单统计指标的计算,则可以调用函数库中的其他函数.

2.2图表分析

图表和数据表是Excel的两个强大数据分析工具.在利用Excel进行数据处理与分析时,有时既要使用函数和公式解决数据处理,还要制作各种各样的统计分析报表,使用函数和公式,就必须一个函数套用一个函数,公式又非常长,一般人别说创建这样的公式了,就连看看也觉得非常难以理解.这时使用图表和数据表就可以从创建复杂公式、使用各种函数的工作中解脱出来,迅速而准确地对数据进行处理分析,制作出漂亮的报告和图表.

2.2.1图表使用

用图形和图表表示数据,可以直观地提示数据之间的变化趋势、变化周期、变化速度和变化幅度.Excel提供了14种内置的图表类型,不同的图表类型反映的数据特性侧重点不同,应用时根据实际需要选用不同特性的图表类型.最常用的是直方图、饼图、雷达图、散点图和带有折线或曲线的散点图.Excel中可以建立嵌入式图表和图表工作表.嵌入式图表是把图表直接绘制在原始数据所在的数据表中,而图表工作表则是把图表绘制在一个独立的工作表中.无论哪种图表都与原始数据紧密相关,任何数据变化都可以立即反映到图表中.

2.2.2数据表

数据表的功能在于帮助用户分析、统计数据,利用它可以快速分类汇总多种来源的数据,可以随时选择其中页、行和列中的不同元素,以达到快速查看数据的不同统计结果,可以随意显示和打印出所需区域的明细数据,特别可以很快地从不同角度对数据进行分类统计分析,是财务工作中数据分析必不可少的工具.

数据表由页字段、行字段、列字段、数据项构成.

例如我们要将以下一张疫苗的调拨统计表（表1）,通过数据表进行快速分类汇总分析.

（1）将光标移入需建立数据表的工作表中,然后单击“数据”菜单“数据表和数据图”子菜单.

（2）“数据表和数据图向导－3步骤之一”对话框上,选用默认选项,“MicrosoftExcel数据清单或数据库”,单击“下一步”.

（3）在“数据表和数据图向导－3步骤之二”对话框上,在“选定区域”框中,已经自动选定工作表的（整个）数据区域,单击“下一步”.

（4）在“数据表和数据图向导－3步骤之三”对话框上设置报表布局,单击“布局”,将“单位”拖动到“页字段”区域,“时间”拖动到“行字段”区域,“疫苗”拖动到“列字段”区域,对于要汇总数据的“数量”和“金额”拖动到“数据项”区域,见图1.

（5）布局完后,在“数据表和数据图向导－3步骤之三”对话框上,选用默认选项：“新建工作表”,在当前工作的左侧创建一个新工作表.这样做,可以保证原始数据的安全以及可利用性.单击“完成”后,一张新工作表（见表2）即出现在当前工作的左侧.

举一反三,在调拨单中增加疫苗的“规格”、“厂家”、“供应商”等信息,只要在“数据表和数据图向导－3步骤之三”中将“规格”、“厂家”、“供应商”拖动到“列字段”区域,其余操作都是一样的.

（6）表的更新.在原工作表的数据更改后,在表中单击“数据表”工具栏上的“更新数据”按钮即可.

3结语

本文只介绍了数据表的一个简单运用,数据表的运用是Excel软件的一大精华,它汇集了Excel的“COUNTIF”、“SUMIF”函数、“分类汇总”、“自动筛选”等多种功能,是高效办公、分析数据必不可少的利器.熟练掌握Excel的图表、函数和数据分析等工具的综合应用,可以高效、准确地帮助财务管理人员进行预测和决策,起到事半功倍的效果.