ERP在高校固定资产管理中的应用性

摘 要：ERP系统可有效提高企业固定资产的管理效率,文章结合固定资产在高校与企业中的不同地位与价值,分析了ERP在高校固定资产管理中的应用性,并对ERP系统应用于高校固定资产管理作出初步展望.

关 键 词：ERP系统固定资产资产管理效率

一、引言

固定资产在各种经济体中都具有重要地位,是经济体立足与发展的基础,又是保证该集体上层意识与集体文化得以升华和传播的最重要因素之一.尽管如此,在不同性质的经济体中固定资产发挥的具体功能与权重不尽相同.如高校与企业虽都具有经济属性,保证日常收支与稳步提高员工收入都是二者的基本工作,但二者不同的社会作用决定了其固定资产的权重.企业是为了生产,高校是为了教育.二者向社会输出的分别是物质文明与精神文明,因此固定资产的权重在企业中明显高于高校.

然而,物质是精神的基石与支柱,对于目前社会环境下的高校而言,尽管其固定资产的价值虽低于大型上市公司的动辄上百亿元,而其固定资产所怎么写作、影响的群体范围则超过企业.高校以教化一方为己任,因师生群体庞大,其内部也具有类似于社会的结构与属性.其所拥有的固定资产为教学、管理、科研乃至师生日常生活提供了有力的保障.因此,对于固定资产的科学管理与核算,采用便捷、有效的管理方式,才能正确评估固定资产的整体情况,提高使用效率,保护其功能上的完整性,实现保值增值.从而保障教学效率、提高科研质量,降低管理成本、增强高校综合实力.本文以高职院校为例,探讨借鉴企业ERP系统细化和强化固定资产管理.

二、基于固定资产主数据的详细管理信息

2.1高校固定资产主数据的创建

ERP系统中固定资产的主数据即每一项具体的固定资产都是一条固定资产主数据,其中包括该项资产的所有管理信息.条目包括名称、型号、规格、数量、计量单位、生产装置、成本中心、所在地点、用途、技术状态、技术参数、使用单位、产权归属、制造商、使用年限、折旧码等[1].

因此,建立主数据之后,只要适时更新和维护,即可保证随时监控和查询全部资产数据.如,实验实训管理人员可随时从ERP系统中查询实验实训设备属性、技术状态、是否闲置,以便合理安排学生实训实验、以及教师从事科学试验等,及时维护待修设备、更换报废设备等.从而提高资产管理效率、降低管理成本[2].

2.2高校固定资产的分类

在ERP系统中,为便于管理,高校可按照固定资产性质将其归类如：房屋建筑物、公共教学设备、实验实训机器设备、交通运输设备、对外维修及检测设备、其它设备等.创建资产主数据时选择类别,后按时间顺序系统生成唯一性编码,使之与固定资产一一对应.同时设定折旧标准及输入项（必填与选填）,从而保证数据完整.

另外,在现行的折旧方法中,ERP系统可通过每条固定资产主数据中“折旧码”来选择,以保证折旧码的广泛适用性.

2.3高校ERP管理与会计账目的自动集成

目前高校大多采用的是传统的固定资产管理体系（如设立国资处等部门）和会计核体系.二者体系相对独立,在固定资产管理系统中对固定资产明细所作的任何变动均需在会计系统中另行手工制作会计凭证.而ERP系统将旧有固定资产管理系统与固定资产核算系统无缝对接整合,达到了物流信息与资金流信息的集成,使得各项经营业务的财务信息能及时准确地得到反馈.实时处理固定资产管理信息,不仅减少了财务人员的工作量,大大减少了人为的错误和遗漏,还能对固定资产资金的来龙去脉进行掌握、追踪.财务人员通过对明细资产编号的购置、报废、计提折旧、转移等操作就能轻松实现总账科目金额的实时更新,提高工作效率、降低工作强度.

三、ERP管理固定资产的日常业务及拓展

3.1购置费用的控制

ERP系统具有控制预算的两大有效手段,即投资订单功能和项目管理模块.利用投资订单功能,在固定资产转资以前的投资可研阶段,为每项投资定一个投资定单号.通过对投资订单下达预算额,从而达到对固定资产项目的成本支出进行实时监控.

在支出达到预算的一定比例时（如90%）,系统会自动发出警告信息,提示操作者预算快耗尽；当费用支出超过预算时,系统不再停止会计凭证过账.

而项目管理模块可对投资订单的功能进行了深化和细化,更适合管理大型支出项目.由投资管理部门负责下达项目的明细预算,实时控制项目的进展实施情况,确保固定资产投资费用严格控制在批准的项目预算范围内.

3.2固定资产变动业务的操作

如前文所述,根据主数据的折旧码,在ERP系统中,资产管理人员能够方便地完成固定资产的变动业务处理,包括新增固定资产、报废固定资产、资产的合并拆分等.既可以针对单条的固定资产主数据进行购置、部分报废、全部报废,将资产价值部分或全部传输到其他资产上,也可进行批量处理,一次性完成数条资产的价值变动,大大减轻了财务人员的工作量.

3.3固定资产折旧计提及预测

ERP系统能够根据维护好的固定资产的折旧码（即确定的折旧方法）和使用年限、资本化日期准确地计算出每条固定资产应计提的折旧.资产管理人员月底运行计提折旧的事务代码,系统就会自动计提每条固定资产的折旧,并根据固定资产分类,生成折旧计提的会计凭证,大大提高了工作效率与工作的准确率.

3.4固定资产变动的全方位多角度追踪查询功能

固定资产管理在ERP系统中实现的目标是把传统的账务处理同发生账务的事务结合起来,不仅反映账务的原值、净值、累计折旧等资金现状,而且可以追踪查询到资金的来龙去脉,全方位反映固定资产资金的变动明细.

四、利用ERP系统加强高校固定资产管理的展望

ERP系统的研发主要针对企业用户,且在国内上线时间不长,一些功能尚处在探索实施阶段.而高校在此类技术应用上尚处于可行性研究阶段,因此我们可参考企业对ERP的应用进行初步的展望：

1.高校的固定资产种类繁多,为了减少人为判断固定资产类别出现的偏差,按照生产装置、设备性质制订固定资产目录,规范固定资产类别是必要的.

2.实现固定资产主数据与设备主数据的关联,将固定资产与设备主数据一一对应.

即可以清楚地查看到该固定资产由哪些设备组成,以及设备的性能、位置、功能信息等,进一步实现高校资产、设备信息资源的共享,让高校各级资产管理人员从中找到可利用的固定资产信息资源.

综上所述,为保障教学科研效率,提高教学科研质量,降低管理成本、增强高校综合实力,探索ERP系统应用于高校固定资产管理的方法与道路是具有一定现实意义与应用价值的.