将档案管理纳入企业质量管理体系的

企业搞质量管理体系认证已经不是什么新鲜的事情了,尤其是我国入世以后国内很多企业纷纷向中国认证中心申请认证,目的是提高本企业产品质量的信誉度,使产品能够顺利进入国际市场.

江西铜业集团公司作为省属特大型国有企业,在2002年正式向中国认证中心申报了国际标准化认证,公司所属档案馆都被列入体系成员单位之一,参与并接受体系外审和内审.通过这些年质量管理体系工作的开展,笔者深刻体会到,档案工作不仅与质量管理体系工作有密切联系,而且将其纳入企业质量管理体系后对促进档案管理工作有着极为重要的意义.

档案工作与企业质量管理体系的关系

质量管理体系是企业内部建立的、为保证产品质量或质量目标所必需的、系统的质量活动.它根据企业特点选用若干体系要素加以组合,加强设计研制、生产、检验、销售、使用全过程的质量管理活动,并予以制度化、标准化,成为企业内部质量工作的要求和活动程序.

在体系工作刚启动的时候,很多人不理解档案工作与企业质量管理体系有什么关系,对此存有很大的疑虑,因为在大多数人的观念中,质量管理体系认证只与企业的生产经营及产品有关,而档案管理属于怎么写作和管理性的工作,将其纳入体系有种风马牛不相及的感觉,其实不然,企业档案管理工作和质量体系两者的关系既相互制约,又相互依存.一方面,质量体系文件中《文件控制程序》是规定企业文件材料流程的有效文件.它规定了文件的产生、使用、更改、保管、处置等必须的过程,这也是文书处理、归档保存、利用和鉴定销毁的整个过程,恰恰是档案管理工作中必不可少的工作环节和内容.又如质量体系程序文件中的《记录控制程序》,强调和规定了人们在从事各项活动时必须形成的记录,以便追踪事故的原因和责任.从档案管理的角度看,归档记录的完整性是准确提供档案利用的保证,是档案保管价值的充分体现,很多档案部门都有归档材料不齐全不完整的现象,原因是多方面的,但材料形成部门和归档部门是主要原因,可是这种前移工作一直是档案部门的难题,质量管理体系把归档完整性作为一种过程程序规定下来,大大强化了档案管理工作,帮助和解决了档案部门归档材料完整性差的问题.另一方面,企业如果实现了档案的规范化管理,统一文件生成,审批程序,统一文件的格式,做好文件材料的分类和标识,这样就等于从质量管理体系的角度加强了文件和资料的控制,保证了文件材料的统一性和准确性.

把档案管理纳入企业质量管理体系的动因

企业档案管理升级达标工作停止以后,档案工作似乎失去了助推力,有些企业档案工作出现了停滞不前、发展起伏现象,甚至有的企业档案管理严重滑坡.分析主要原因,就在于升级达标停止后,缺少一个“活动平台”或者说是一个“载体”来进一步给力企业档案管理工作.

我国加入WTO后,开始从各个方面引入国外先进管理理念,来指导企业的各项管理工作.ISO9000系列标准,作为一套先进的质量管理国际标准,已经在我国许多地区的企业、机关中被广泛采用.将档案工作纳入企业质量管理体系,目的在于探索建立_种系统的、常态化的管理方式；建立一个根据档案保管利用当前和未来的需要,持续改进的管理体系；搭建一个档案员工能充分参与质量管理体系有效运行的平台,提高企业档案管理标准化、规范化执行力度,促进企业档案管理健康、持续发展.

档案管理纳入质量管理体系的几点注意

1　找准切入点,编制程序化文件

建立一整套完善的质量管理体系文件,如企业的质量手册、程序文件、业务指导书等,是体系工作的首要任务.它将企业生产、工艺和工作过程用文字描述出来,作为员工的工作方向和行为准则.编制程序文件就是编制人们从事生产、工作活动的准则和规范,使目标的实现过程按照规定的方法进行,只允许出现一种设定的效果,便于保证最终目的的实现.为了确立引入质量管理体系关于产品的理念,研究档案管理产品(各类档案资料、档案利用开发、顾务)的定位、内涵、形式、特性和内在联系以及在企业档案管理中的地位和作用,首先要寻找档案工作的切入点,认真编写作业指导书.梳理企业档案工作收集归档、怎么写作质量、档案管理各个环节存在的问题,对各环节的工作情况进行整理分析,并评价现有的档案管理制度,依照质量体系程序文件中有关文件和资料控制程序部分相关条款编写“年度质量目标”、“档案管理流程图”、“作业指导书”,把过去很多工作过程没有用文字规定下来的纳入程序化管理.

2　规范运作,“写到的必须做到”

制定了档案管理程序文件后,关键是要规范运作,“写到的必须做到”.档案管理工作尽管有各种制度,但实施起来却是那么的艰难,屡次下文,反复强调,最后还是成为一纸空文.就归档制度、文书立卷制度、查借阅制度而言,这些年来通过各种形式的宣传教育,已是众所周知了,可实际操作起来总是走样,应该归档的不归,借出的档案你不催他就不还.如工程档案的归档,制度上明确规定工程预留金的1％作为制约施工单位文件材料完整准确、及时归档的保证金,但交工的时候谁也不通知档案部门,最后企业给施工单位的款项一分不少,档案部门却毫无办法.

写到就要做到,企业制定的所有制度和规定,要做到不折不扣地执行.按照质量管理体系的要求,员工所有的工作过程都必须符合制度和规程要求,不能随心所欲,这就使得很多规章制度加大了执行力度,规范了许多管理工作.档案管理工作纳入体系后,要借助体系的管理优势,更加有效地将档案管理各项规章制度落到实处.

3　进行有效评审,实施持续纠正

上文已经提到,在制定规程、规章时,人们都希望能百分百地按照要求去做,怎么写就怎么做,但是仅仅做了还不够,这里还有一个效果问题.实际工作过程中很多制度规章的出台,要么一阵风,要么走样,要么没人理睬,没人去验证.而质量管理体系的运行最终要进行有效性的评审来验证其结果.根据质量体系审核规定,该写的没写到,视为体系性不合格,写到的没做到,视为实施性不合格；做到而没有效果的,视为效果性不合格,认证部门要开出相应的不合格项报告,限时整改,确保闭环.档案部门恰恰就是因为缺乏这种制度验证和一种强有力的制约手段来保证各项管理制度的完全执行.

企业质量管理体系认证,不同于企业档案管理升级,企业认证是关系企业自身生存与发展、产品占据市场、产品销售及职工切身利益的大事,不能通过认证就会严重影响产品的销售,所以企业必须重视,必须认真对待评审中提出的问题.拿本企业档案部门来说,在认定档案管理“国家一级”时,专家提出档案库房温湿度不符合要求,需配备空调去湿降温,因为公司经费紧张,虽经档案部门多次打报告却一直未得到解决.当质量管理体系内部审核组对档案库房进行审核时,现场发现温度高达30℃以上,超过了国家规定的档案库房温湿度标准,评审员依据标准要求开出了一个一般不符合项,并限期整改.最高管理者接到不符合项报告后当即给予了批示,一次性解决了所有档案库房的空调配置问题.

综上所述,企业开展质量管理体系认证工作,既是企业生存、发展、竞争的需要,也是强化企业内部管理职能的一种手段.企业档案管理工作是企业的基础工作之一,需要严格的标准、制度和规范,更期望所制定的档案管理制度得到不折不扣的执行.将档案管理纳入企业质量管理体系,将在很大程度上促进企业档案工作前进和发展.

(作者单位：江西铜业集团公司355424)