档案数字化与数字化档案利用

创新理念

利用为本的效益理念,以满足用户需求为导向,以追求利用效益为目标；系统工程的整体理念,把档案数字化与数字化档案利用作为整体,把档案价值鉴定、开放鉴定、系统整理、网上利用等一系列问题统筹解决,追求整体大于单项之和的效果；投入产出的成本理念,引入“二八”定律原理,积极打造低成本、高效率、高效益的长春模式.

创新内容

通过多个课题研究,形成了完整的体系.正如国家档案局李和平副局长所肯定的：他们探索的更加深远的意义不仅在于他们自己这样坚定地走下去,而在于跟他们具有同样条件、同样愿望的其他地方或单位,能够从他们身上获得思想观念的启迪和科学发展的动力.

1　档案需求研究方法与实践创新

开展《档案信息资源开发利用模型研究》,科学圈定了馆藏档案数字化范围和顺序,杨冬权局长肯定为：“长春市档案馆的同志在工作中研究和分析了以往利用工作中哪些档案群众利用得最多,将利用率高的档案优先数字化.我赞成这样做.”该项目获国家档案局2010年优秀科技成果奖.鉴定结论提到：“引进数学模型及排列组合等数学方法研究档案数字化与数字化档案利用问题,为今后档案信息化乃至档案管理定量与定性结合的研究提供了新的思路、新的理念、新的方法,――对全国各档案馆的相关工作具有较大的参考价值.该成果依据档案利用需求、档案数字化能力、数字化档案利用之间的关系,――从宏观出发从微观人手,为不同层次的档案馆解决海量档案数字化先后顺序及合理配置档案数字化资源提供了科学的依据和选择的方法,开创了档案数学模型化的先河.”

2　民生档案数据库建立与利用创新

开展《建立工人调配档案数据库,怎么写作百姓的应用研究》,收到了明显的社会效益.杨冬权局长报告肯定为：“长春市档案馆为100多万工人的档案建立了数据库,帮许多工人解决了问题,工人们含着眼泪给档案馆送来锦旗,在全国档案界起到了示范和带动作用.”该项目获国家档案局2008年优秀科技成果奖.

3　档案数字化方案研究与制定创新

实践证明了长春档案数字化规划和实施方案的科学性、实用性、创新性.通过《档案数字化方案研究》,全面总结了档案数字化规律,该项目获国家档案局2006年优秀科技成果奖.鉴定结论提到：“提出的档案数字化工作指导思想、优化原则和优化策略,符合国情、符合现代管理理念,对全国各级档案馆的相关工作具有较大的参考价值.”

4　档案数字化推进路线与流程创新

实施了档案鉴定与数字化同步、多种档案数据库建设同步、档案数字化与数字化档案利用同步的技术路线；实践了“现用现扫、以用定扫、常用先扫”的数字化流程,总结了_一整套经验,鉴定结论提到：“运用现代管理理念和系统科学方法论,―在档案鉴定原则、筛选原则、数字化原则及开放原则等方面有所创新,――制度创新以及注重成本效益的做法具有先进性,――增强人力和资金使用效率,节约成本、提高效益,具有较强的示范作用.”

5　档案提供利用手段与方式创新

查档实现“三个替代”的目标.开展《档案网站公开馆藏政府信息资源的实证研究》,在辖区内档案馆间实现异地获取档案证明,使档案提供利用方式发生了根本变革,社会效益明显.“积累了下岗工人凭加盖电子签章的数字化打印件社会保险的成功案例,其数字化档案的法律效力得到认可,系全国范围内率先开展的创新性实证研究.”杨冬权局长的报告肯定了“长春启动区域内国家综合档案馆馆藏信息远程共享工程”,并指出：“进一步提高档案部门远程怎么写作能力.首先在国家档案馆之间实现民生档案信息数据库共建共享,利用者所需档案信息只要保存在其中某个档案馆内,即可在首访的档案馆查阅并可异地开具档案证明,无须往返奔波.――这种实实在在的便民怎么写作方式很值得参考借鉴并大力推广.”该项目获国家档案局2010年优秀科技成果奖.

6　以案例的形式出版专著

公开出版了《档案数字化的长春模式》一书,李和平副局长在序言中写到：“长春市档案馆的同志大胆地把自己实践做法原汁原味地整理并公开出版,这在档案信息化理论专著较多,实践案例相对偏少的当前,是难能可贵的.”此书出版对于推广创新的成果起到了很大的作用,在全国档案界产生了积极的影响.

效果及影响实践效果：文件级、专题级、全文级多层次的档案检索体系已形成,档案查全率、查准率、工作效率提高数十倍；提供数字化档案打印件占利用档案总件数的90％,6年间少调用档案原件上百万次,少翻阅上千万页,有效地保证了档案实体的安全；已为几万名利用者提供了方便快捷的怎么写作,公众成为档案数字化的最大受益群体.特别是为上百名利用者在辖区内的县(市)档案馆异地获取了长春档案馆的档案证明,数字化档案利用社会效益显著.正如获奖证书所言,长春市档案馆“在推动档案科技发展中作出重大贡献”.

国内影响：国家档案局和原国务院信息化办公室推广的档案数字化全国试点单位；4个相关课题分别获国家档案局优秀科技成果二、三等奖；《档案数字化的长春模式》一书分别获省和市社会科学优秀成果奖；40余篇科研报告、学术论文、通讯报道在媒体上发表；包括国家档案局、地方档案馆、企事业单位档案馆(室)、军队、院校等100多个单位、600多名领导、专家、学者、业务干部来考察学习；长春模式被中国档案界所熟知,对中国信息界产生影响,并在台北海峡两岸学术会议上发言.

国际影响：在首尔召开的第一届中韩电子档案管理研讨会上发言并答辩；在北京“数字信息长期维护与保存”中美论坛上大会发言.