如何加强电子文件管理

随着计算机技术广泛地应用于机关、事业单位管理工作的各个领域,如在公文传送方面推广了公文信息局域网,在财务管理方面实行了会计电算化,这些先进的自动化技术正在逐步改变、丰富各单位传统的工作方法、工作手段和管理模式,但同时也给档案工作者带来了新的课题--电子文件的管理.

一、电子文件管理中存在的问题

１．公文信息网络的开通,改变了传统的发文模式,给电子文件的收集工作带来了困难.公文信息网络开通后,各单位、处室可直接从网上收、发文件,特别是以各处室名义下发的文件,不再由文书部门统一登记发放,而是由各处室自行,虽然每个部门将网上发送的文件打印一份纸质文件存档,但形成的电子文件却分散在各个部门,甚至个人手中,造成这些文件的丢失、损坏或泄密,从而增加了电子文件收集工作的难度.

２．会计电算化形成的电子文件不能及时归档.目前不少单位实行了会计电算化,并开始联网运行.但会计电算化后形成的电子文件并没有得到很好的管理,有的单位没有将会计工作形成的电子文件随会计纸质文件一并归档,而是存放在财务部门,由于这些部门没有专门的保管设施,造成了这部分电子文件的丢失或损坏,不利于电子文件的保管利用.还有些单位的财务部门因设备不到位或领导重视不够,没能及时将这些电子文件转存到软盘或光盘,而是储存在硬盘上,而这些电子文件常因病毒感染而破坏或因硬盘空间已满被删除,造成了电子文件的丢失.

３．档案管理软件与办公自动化及会计电算化软件没有形成有机的结合,给电子文件的利用带来了困难.在公文信息网络开发时,由于诸多原因该网络没有兼顾到档案部门,所以造成了现在的公文信息网络与档案部门使用的档案管理软件不兼容,不能真正实现文档一体化管理,无法对办公自动化产生的电子文件进行管理；同时档案管理系统在功能编制时,没有考虑到会计电算化的问题,只设计了会计档案案卷级录入、查询功能,不能达到会计档案数据级检索.与电算化软件不衔接,不能检索会计数据,影响了电子文件的利用,不能很好地发挥电子文件的作用.

４．账外文件（会议记录、领导的重要讲话稿等）及上级来文等文件材料如何转化成电子文件这一问题没有得到很好的解决,这也是影响电子文件管理的主要因素之一.

５．在电子文件管理方面没有一套切实可行的规章制度,给电子文件的管理带来被动.

６．人员素质满足不了电子文件管理的需要.

二、加强电子文件管理的几点意见

１．加强档案法规的宣传力度,提高人们对电子文件的认识,让他们认识到电子文件与纸档案同样重要,要注意保存,按时归档.

２．建立健全电子文件管理的各规章制度,包括：电子文件的收集范围、收集原则、分类编号办法、保管、利用等规定,做到集中统一管理,并使纸质档案与电子文件有机地结合起来,使电子文件管理工作做到有章可循.

３．结合本单位实际情况,使档案管理软件与办公自动化系统衔接起来,真正实现文档一体化管理.同时在编制档案管理系统时,与财务部门协作,对会计电算化软件中的数据进行有选择的利用,在财务部门进行会计档案交接时,一并将相应的会计数据库进行转存,这些数据库主要包括：会计凭证库、会计科目库、报表库等,然后档案部门再根据实际工作需要在数据库结构中添加保管地点、卷号等字段,将会计档案计算机管理与会计电算化有机地联系起来,为实现电子文件检索提供良好的条件.

４．做好账外文件及上级来文电子文件的形成工作,确保电子文件的完整性.党委会、董事会、管委会等会议记录对于每个单位来说是非常有价值的原始记录,需永久保存.对这部分材料我们可先进行内容摘 要,如将会议的时间、地点、参加人员、会议的主要内容摘录下来,然后录入微机,转成电子文件；对于上级来的纸质文件,可由文书部门根据本事业单位的实际情况,将重要的文件扫描到微机转成电子文件,确保电子文件的完整性.

５．加强培训,提高档案人员的素质.要通过各种方式对档案人员进行档案业务及现代化知识培训,使他们在掌握好本专业的同时,掌握计算机知识,熟练微机的操做技能,积极参与档案管理软件的开发工作,培养出复合型的档案管理人才,切实做好电子文件的管理工作,以适应档案现代化管理的需要.□