照片档案整理工作的改革

传统管理方式存在的问题

几十年来,照片档案一直沿用的基本管理方式是根据照片内容分类、装本、上架,根据照片内容查找所需照片.实践证明,在相当长的时间里,尤其是在手工管理照片档案的情况下,这是一个行之有效的被人们接受和认可的管理方式,也是大多数图书馆、档案馆、情报资料和信息部门通常采用的传统管理方式之一.但是,随着时间的推移、照片档案数量的不断积累和日入库量的爆炸式增长,其弊病愈显突出：

1、分类是图书、档案、情报及照片档案管理的方法之一,或主要方法之一,但是如果把它作为唯一的管理方法和唯一的检索途径,势必会造成漏检率高.

原因一,在某些情况下,一张照片可能反映的是一个类或主要是一个类,但是很多情况下,一张照片可能反映的是两个类或三个类或更多的类,随着时代的发展,一张照片涵盖的信息呈多元化,这就为准确分类带来难度.尤其是现在新闻发稿照片涉及的面之广、照片涵盖的信息之多,使得现在的“类”越来越难分.原因二,人们对一张照片所属类目的理解难以统一.不同分类人可能把同一张照片分到不同的类,这也为查找带来难度.而且,在分类的把握上,人的主观判断带有的随意性也会导致类目确定的不稳定性,而将这种主观的判断作为唯一的检索路径,就容易出现找不到或找不全档案的情况.

2、装本是分类之后的重要工作,通常的做法是首先审核分类,然后根据类目装本.这种做法存在三个问题：

首先,因为分类和装本不会是一个人,这样就可能出现原分类和后装本的类目不一致,就可能出现分类的人找不到本,或不是自己装的本找不到,或即便自己装的也可能由于记不清装在哪个本等情况.其次,成本后本册脊背上标签的标引必须准确,但是人为的标引必然带有主观随意性,容易误导检索路径.再次,通常情况下,一张照片不是装一次本就可以的,还需要根据照片的增加不断调本、整本.比如,当某位领导同志的照片只有一张时,装在一个本里即可,如果超过五六十张的时候,就需要再装下一个本,同时需要调整本内的照片内容,或再按内容分本,或再按时间分本.又如,当非洲的照片不多时,可能会装一个本,而随着照片的增多,就会根据非洲各国照片的多少再按国家分出埃及、肯尼亚等等；如果埃及的照片再增加了,那就需要再按时间重新排列或再分出埃及政治、埃及工业、埃及农业、埃及文教等.一张照片需要多项工序,反复作业、手续繁杂.

3、按照照片内容分类、装本后,需要把装好的本根据类目排列上架.这里的问题是,类目之间要留有空位置,如果留得多了,会造成库房空间空置,以后需要向前移位；如果留得少了,空位置不够,就需要向后倒位.比如：原设置政治类预留出1架,可放200本,第2架201本开始经济类,如果实际装本时政治类超过200本,那就要从201本起后移,并以此后移下去.如果到一定时间需要定本时,政治类只有150本,那么后面经济类的本就要前移,再后面其他类的本依次顺序前移.这种倒架工作费工费时,但是,如果按分类装本上架又不能不倒,或往前倒或往后倒,否则,同类照片档案就不能放在一起.

4、及时给档案固定存放位置,是档案管理工作的原则.但是按照目前的管理方式,照片档案多年定不了位.原因是,按照照片内容分类、装本、上架,由于难以预测此类目下还将有多少照片,所以常常是在很长时间后重新整理时(多年来照片档案馆是按照五年一个断代整理的)才能定位.

综上所述,由于传统的照片档案整理工作手续繁杂、工作量大,使得照片档案整理工作压力过大,工作人员的主要精力用于照片档案的加工和整理,专业能力和管理水平难以提高.尤其是目前照片档案利用的多角度和传统管理方法的唯一性之间的矛盾,为全方位、多角度查找照片档案带来一定困难.因此,照片档案工作必须根据实际情况,寻求改革出路.

改革管理方式的条件

2000年12月6日,国家档案局发布的中华人民共和国行业标准DA/T22－2000《归档文件整理规则》,对传统的档案工作进行了改革,其宗旨是“简化整理、深化检索”,这个宗旨不仅对全国综合档案馆的整理工作具有指导意义,也为照片档案整理工作指明了方向.

与此同时,2000年中国照片档案馆数据管理系统立项并进行设计,2001年开始正式运行.该系统以其强大的随机处理海量图片数据的功能,全方位、多角度、深层次的检索方式,秒级反应的检索速度较好地实现了“深化检索”的目的,为照片档案整理工作的改革提供了基础和前提.进入新世纪,中国照片档案馆根据“简化整理、深化检索”的原则,依托数据管理系统,对照片档案管理工作实行了彻底的改革.

新型管理方式的具体做法

中国照片档案馆进行新型管理方式改革,是将传统的按照分类装本、上架的管理方式改为按照照片发布的时间顺序装本、上架的整理方式,简称“类改序”.这种方式将传统方式中一张照片档案承担的多种功能(检索路径、保存单位等),变为一张照片只是一个保存实体,即只承担一个功能――保存单位(当然,由于其按照时间顺序排列,也可以按照时间顺序检索),其他检索功能均由图片数据库全方位、多角度、深层次的检索手段来解决.

具体做法如下：按照照片发布时间顺序.每100张(指底片数量)的固定数量装本、上架,每张照片经过数据管理系统一次实现自动定库、定架、定本.从发稿系统直接打印图文并茂的发稿记录作为照片档案实体,并根据发稿目录核对照片档案实体.照片档案实体实现一次性物理归档.该照片的定位数据与该照片的其他数据在数据档案中同时生成保存,物理归档与档案数据逻辑归档一并解决.

围绕“深化检索”,合理安排工作流程、简化工作手续、减少档案套数,努力实现“简化整理”,以提高工作效率.

新型管理方式的特点

1、简单.按照照片发布时间排列整理,使工作流程简单明确、手续简化、易于操作.

2、高效.从照片发布系统直接生成照片档案,生成过程为照片发稿之后的秒级时间,较之传统管理方式的生成时间：1月、2月、3月等,极大地提高了效率.

3、完整.由于及时生成照片档案、及时核对发稿目录,减少了多环节流程中档案的流失,维护了档案的完整.

4、准确.由于经发稿系统直接生成照片档案,减少了人工程序因而减少了错误,尤其是不会出现文字说明和照片贴错的情况,维护了照片档案的准确.

5、全面.由于发稿系统直接打印的照片档案除具有原照片档案的全部信息外,还有档案生成的背景材料,如编辑、签稿人、打印人、签稿时间等,使得实体档案涵盖的信息更全面.

6、节省.新型管理方式比传统管理方式节省人力财力2～3倍.

经过努力,中国照片档案馆管理已实现实体档案随时定本(册)、电子档案随时定位、实体档案与电子档案同时归档,实现了新闻发稿与照片档案管理一体化.工作人员既体会到利用数据管理系统检索照片档案的快速、灵活和方便,同时也体会到简化整理工作带来的工作方式的变革、劳动力的解放的必要和意义.