对档案馆管理模式扁平化的

档案馆的目标是用户需求,策略是管理,可见档案馆是管理机构,其部门的设置应以高效管理为主,而不是以权力的实施为主.目前,我国档案馆管理主要方式为传统的金字塔式、职能性、多层次的等级体圳,在一定程度上阻碍了反应和决策的效率,传统的档案馆管理体制亟待变革.高效“管理”是扁平化的组织结构的核心,所以,未来组织结构的扁平化将成为档案馆管理提高效能的发展趋势.

扁平化组织及特点

所谓扁平化组织,就是指在组织的决策层和操作层之问的中间层级越少越好,以便组织尽最大可能将决策权延至最远的底层,从而提高工作效率.中间管理层级的减少可以使得管理者更容易了斛基层动态,基层员工更容易了解管理者的决策意图,组织变得更加柔性化.美国管理学家德鲁克用交响乐团来说明组织结构的“遍平化”特征,指出：几百名音乐家能够与他们的首席执行官、乐队指挥一起演奏,是因为大家共同使用着同一张总谱.如果按着传统的管理幅度理论,至少需要三个管理层级,一个指挥家是根小不可能指挥那么多演奏家的,这就要求“遍半化”组织里的每一位成员必须是自己领域坐的专家,不仅要对共同远景、总谱有着共同的理解,在指挥的示意下掌握同一个节奏,还需要在每位专家之间建立最快捷的网络连接,而且每位专家必须对这种总谱的理解完全负责.

扁平化组织具有其特殊的功能和特点.

(一)灵活指挥,减少中间层

统一指挥是管理学上的一条重要原则,扁平化的组织结构,保证了组织上下层之间的不断沟通,它要求组织里的每一位成员必须是自己领域里的专家,所负担的职能更为复杂、更为多变.基于现代单位组织目标的多元化,管理者不可能是每一个领域里的专家,因此在具体的组织目标管理上,应该采用灵活指挥的方法.管理学家杜拉克认为：“组织不良常见的病症也就是最严重的病症,就是管理层次太多.扁平化组织结构上一项最基本的原则是尽量减少管理层次,尽量形成一条最短的指挥链.”管理者的指挥链最短,无疑是单位内部的信息传递最快,信息失真最少,决策更为快捷,从而提高管理效率.

(二)加大管理跨度,增强影响力

传统的管理思想、方法与手段决定了管理的跨度不宜过宽,信息技术、互联网的发展使得加大单位管理跨度易如反掌,管理者更多的是间接管理与控制下属.就同样人员规模的单位而言,管理跨度的加大,必然产生组织结构的扁平化.住扁平化组织中,管理者可以增强影响力.管理者的影响力除了他统的仪威之外,还取决于知识、信息、人格魅力等因素.一个单位要想生存下来,其学习的速度必须大于或等于其外部环境的速度.因此,管理者为了增强影响力必须更快捷地学习知识掌握人量的相关信息,迅速提高自身的综合素质,塑造管理者的人格魅力.

扁平化理论在档案馆管理中的地位和作用

档案馆管理组织的扁平化无疑增强了档案馆的快速反应能力,促进档案馆内外部、内部各层级之间信息传递速度,通过计算机与互联网技术的应用,文件在网上的传递也更为快捷,沟通更加顺畅,档案馆管理因而变得更加柔性化,反应更加快捷化.

(一)扁平化组织是档案馆协调人际关系、创造和谐氛围和团队精神的基本指导思想

扁平化要求组织里的每一位成员必须是自己领域里的专家,所负担的职能更为复杂、更为多变.而档案馆隶属综合性管理系统,由于馆员所受的教育、社会地位、实践经验、知识水平及认识能力各不相同等,要使这个系统高效运作,保证档案馆工作的顺利进行,就必须营造一种和谐的人际氛围,协州好馆员的人际关系,使馆员间和睦相处,彼此理解、信任,互相支持、帮助,共同补充、协作,激发馆员的]：作积极性和创造性,从而形成强大的凝聚力和蓬勃向卜的团队精神.

(二)扁平化组织是档案馆制定全面开发人力战略资源的保证

档案馆管理人员是一种不同于物的资源,在管理中,首先要把人的因素当作管理中的首要因素和本质因素,即首先确定馆员在管理过程的主导地位,继而围绕调动馆员的积极性、主动性和创造性去开展档案馆的一切活动.例如某市档案馆对全馆的怎么写作器的管理非常集中,除了要维护这些系统及硬件,保证其正常运行外,还要负责包括5个县区分馆在内的网络的管理和软件安装、调试,所以应该配备相应的阵容,分5个小组,每个小组由1名以上馆员组成,通过对小组馆员做相关的计算机技术、应用软件、防病毒和操作系统方而的培训,扁平化组织的柔性化使得每位馆员将能灵活配置担任多个小组的工作,如此既有明显的分工又有一定的交义,使得每项工作易于分派和管理,也避免了一人独当一而,少了某人就没法实施工作的缺陷.

运用扁平化组织进行档案馆管理创新

(一)改变管理者的观念

档案馆应用扁平化组织结构减少了信息的失真,增强了上下级的直接联系,减少了行动和决策间的时滞,加快了对信息环境动态变化的反应速度.扁平化组织从根本上提高了管理者的工作效率.扁平化管理的运作改变了低效率的等级命令体系,可根据不同的需求和环境采用不同的有弹性的组织形式.在档案馆采用扁平化组织中,馆长更确切地应该称为管理者,其目标是与馆员共同实现对用户的怎么写作.所以档案馆领导应调整自身角色,把决策权更多下放给每个员工,让他们增强整体观念,更加重视自身的责任.项目需要时将相关人员召集到项目小组,每个项目由临时任命的项目负责人计划、组织和控制,并充分授权给项目小组.项目任务完成后其成员义各自回到自己的部门或岗位.这种扁平式的组织结构提供了一个跨职能部门、多项目同时运作的解决方案.

(二)加强馆员队伍建设是关键

要想使扁平化管理得到真正落实,必须调动基层人员的主动性.但是在中国的传统文化中,“木秀于林,风必摧之”的思想根深蒂固,“不求有功,但求无过”的观念使扁平化管理在基层难以得到有效的实施.要想使扁平化管理在档案馆工作中获得成功,首先,要把档案馆员队伍建设成为具有高素质、高水平的创新犁队伍.在档案馆管理中,无论是对信息资源的管理,还是对其他资源客体(设备等)的管理,离开了对人(即馆员)的管理将一事无成,而在整个扁平化管理中,人是具有精神文化属性的主体,因此档案馆就必须要尊重馆员的个人目标,从而实现组织目标与个人目标的结合.另外,档案馆还应重视馆员们在不同阶段需求的多样性与变化,建立正常的继续教育培训制度,并根据他们的知识结构和发展潜能制定相应的职业教育计划,从而使每一位馆员都有获得不断更新知识的平等机会和胜任本职工作的能力,增加馆员们对档案馆的心理归属感.让档案馆员必须具有创新意识,既要做好怎么写作工作,更要做好教育工作,要成为用户学习创新的榜样.

(三)扁平化符合用户怎么写作规律

管理是为目标怎么写作的,但如何审视档案馆的管理是否适应用户怎么写作规律的变化,如何把扁平化的管理运用得更好,也是档案馆管理面临的另一个重要课题.

档案馆的策略和目标就是通过高效管理满足用户需求.传统的管理体制无法满足用户需求,造成川户埘档案文献借阅率、检索率低,档案馆的怎么写作显现的都是“点”.通过档案馆扁半化管理怎么写作形成“面”状覆盖,由于取消中间管理层,所有成员都处于和用户信息广泛交流之中,也就是将注意力放在用户身上,通过调查用户需求来确定自己的怎么写作范畴、内容和标准.因此,馆员会更加清楚用户的需求,给用户提供反馈信息更加及叫、准确,满足用户怎么写作不同的时期和阶段,为用户提供方便、快捷、优质、高效的公共怎么写作.在档案馆的用户怎么写作中,用户至上,怎么写作第一是一条永恒不变的定律.相对于传统档案馆来说,扁平化管理运川到档案馆本身就是一种创新,从根本上动摇了传统的用户怎么写作工作怎么写作方式.创新为档案馆的用户怎么写作工作注入了活力,使档案馆的发展充满了勃勃生机.

稿平化管理减少管理层级实现反应和决策的高效,对我们管理层的管理能力和管理跨度产生深远的影响.21世纪是信息化时代,各种信息怎么写作方式应运而生,档案馆的地位和作用受到前所未有的挑战,扁平型结构有利于高效管州、沟迎交流,自由灵活地分化组合,廊半化管理拥有传统管理无法比拟的优势与特点,具有强大的生命力和广阔的前景.

(作者单位：秦皇岛市北戴河区劳动和社会保障局06610O)