常用工具软件在高校学生管理中的应用

摘 要 ：正常、高效开展学生管理工作是高校安全、稳定、发展的前提.当今社会,随着高校学生管理信息化的不断深入研究,各类信息需要利用工具软件进行处理.本文着重介绍了在学生管理工作中经常会用到的工具软件,包括它们的功能介绍以及使用方式.

关 键 词 ：具软件,信息化,学生管理

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2013）05-0018-02 一、前言

当今社会信息技术飞速发展,人们的工作、生活已和计算机密不可分,最直接的体现在各行各业对工具软件的应用上,比如：大部分人都会利用word进行文档编辑；利用excel进行简单的报表制作或信息管理；在人事系统中需要利用图片处理工具修改照片大小后方可上传等.随着高等教育的发展,高校扩招使得在校生人数逐年递增,这给学生管理工作带来了前所未有的巨大压力,采用高效、先进、科学的方法在当今学生管理中显得尤为重要,因此高校学生管理信息化水平的高低已成为衡量一个学校管理水平的重要指标.事实上,相当一部分高校学生管理者并没有利用好各类信息资源,如好多老师还在用计算器计算各类学期总评成绩；各类信息还在以传统纸质通知的形式发布.特别在当今大力兴建教育、教学资源库建设的形势下,需要每个教育者熟练掌握各类工具软件的使用,依靠少部分人的力量是不可能实现资源库建设的宏伟目标的,这将会影响高校教育、教学质量的发展与进步.就算一个学校采用了先进的“学生管理系统”或“数字化校园系统”,大量的数据在录入系统前的处理工作以及平时工作中对一些简单文件的处理都需要管理者学会使用多种工具软件,高校管理者对计算机软件应用水平的提升已迫在眉睫.

二、学生管理中的常用软件分类及其功能

在高校学生管理工作中,需要管理者学会使用如图形图像处理、文献检索、即时通信、文档编辑等类型的工具软件.

1.文档编辑工具.高校辅导员、班主任需要对大量的学生信息进行维护,加上国家发放奖助学金力度不断加大,大量的数据表格需要进行前期处理,这就离不开常用的文档编辑工具.如今最常用的文档编辑工具毫无疑问应是office系列工具.在office中,可以利用word进行文档编辑、可以利用excel进行表格处理和信息管理,可以利用powerpoint进行演示文稿的制作与汇报等.

2.图形图像处理工具.高校学生活动的普及化、多样化以及学生信息维护的需要,决定了图形图像处理软件在高校学生管理中的重要地位.图形图像处理工具的品种繁多,photoshop是最常见的一种,当然也可以根据实际情况选择其他的处理工具,如一些简单的图片处理也可以利用windows系统自带的画图工具.

3.即时通信工具.高校的管理大多是开放式的,随着学校规模的不断扩大,传统的通知、通讯方式已不能完全满足管理者的需要,而且也会带来资金的浪费.当今社会,网络通信已非常流行,常用的通信工具如、MSN、飞信可以帮助管理者轻松实现消息发布、视屏会议等常规工作.

4.文献检索工具.高校学生管理是已成为一个重要的研究领域,学生管理人员之间的交流大多数是通过发表文章或网上检索借鉴等方式,文献检索工具可实现高校辅导员、班主任之间轻松进行有效的经验交流,提高管理效率与水平.

5.新媒体技术.新媒体技术（如微博）已成为当今信息发布或交流的重要平台,在高校学生管理中,管理者可以创建或鼓励学生创建如班级博客、学生会微博等新媒体通讯平台,加深师生间的交流,加强集体的凝聚力,也可以向外界展示工作成果和学生风采.

三、工具软件在学生管理中的使用方式

1.编辑文档.文字信息可以通过word进行编辑和管理,word提供的查询、图文混排等方式可以使管理者的工作事半功倍.一些复杂的表格可以使用Excel进行制作,并且可以轻松实现查询、统计、制作图表等功能.如：计算学生的成绩可通过Excel中的公示或函数把平时成绩和期末成绩进行合并计算,得到最终成绩,并且在评定奖学金时可对成绩表进行排序,使结果一目了然；也可对重要数据（如男女生比例）建立图表,为一些重要决策提供依据和说明.教育工作者无论上课还是工作汇报,都必须要制作演示文稿,powerpoint无所质疑是解决这一问题最便捷、最简单的工具软件,并且该软件的超链接、动画效果等技术可以使演示内容更加生动,从而引起观看者的强烈兴趣.

2.处理图片.图片文档可以通过Photoshop进行编辑和修改.学生活动新闻的发布多以网页的形式,通常网页上传照片是有大小限制的,可利用photoshop先对图片的尺寸进行处理,还可对照片上的局部范围进行裁剪；学生管理各类信息化系统（如专接本管理系统）中需要上传照,由于学生素质参差不及,上交的照片规格也各不相同,管理者可以利用photoshop修改照片规格；由于学生管理非常重要,各类管理机构经常开展工作汇报,在汇报中需要用到ppt进行演示说明,虽然ppt制作方法已被绝大部分人所掌握,但ppt作品的美观程度就好坏各异了,ppt作品中包含大量的图片,图片的效果是决定ppt作品好坏的重要标志,由此可见图片处理工具在演示文稿制作中的重要作用.

3.消息发布与信息互动.即时通信软件可帮助管理者快速、准确地进行消息发布.最简单和常见的是各班主任、辅导员建立或加入班级群,在群中利用视频聊天、文件共享等功能与学生进行交流或开展日常工作；学生工作琐碎繁杂,加之现代通信技术的发展,飞信成为高校学生管理者常用的通信工具,接收者可以不受地点、有无互联网条件的限制,只要有手机信号的地方就可以准确、即时的接收信息.微博可以帮助管理者轻松实现信息互动,如、评论等,一定程度上缓解了传统方式出海报、写新闻的压力,可以加深学生间或师生间的互动,有利于学生活动创新性的加强.例如：笔者所在学校美术专业学生创作的作品可以通过微博的形势向外界展示,还可以发动网友为作品,这大大激发了学生的学习动力,也充分展示了该专业的教学成果.

4.文献检索.NoteExpress是一款专业级别的文献检索与管理系统,其核心功能涵盖“知识采集、管理、应用、挖掘”的知识管理的所有环节,是学术研究,知识管理的必备工具,发表论文的好帮手.如：NoteExpress的数据挖掘功能可以帮助教育者快速了解高校学生管理的最新进展,各方观点等；可以在word中按照各种期刊杂志的要求自动完成参考文献引用的格式化.

四、结论

高校学生管理工作离不开管理者对各种工具软件使用,以上内容仅仅列举了一些常用的工具软件,在实际工作过程中,可以根据实际情况选择适合的其他软件.一般情况下,为了完成一种工作,不同类的工具软件是需要配合使用的.如,在博客管理中离不开图形图像处理技术,在即时通讯工具应用中离不开文档编辑技术等.总之,我们应利用信息化社会的有利条件,将工具软件更好的运用到学生管理中.