也档案行政管理工作

近期,《档案管理》连续发表了一系列关于档案依法行政方面的文章,具有重要的指导意义,但还缺乏一定的针对性.本文拟从基层实际档案工作的角度,来探讨一下对档案行政管理工作的理解.

1基层档案行政管理工作的现状

根据笔者所在单位的实际工作和了解的情况,多数基层档案局都将日常开展的业务指导、执法检查、档案馆测评、档案室规范化认证工作作为档案行政管理的主要工作来实施.不可否认,这些工作对档案事业发展起了一定的促进作用,但同时,也带来了诸多困惑.如,从事档案法制工作的同志普遍感到,虽然档案执法检查工作年年搞,对被检单位的档案工作也起到一定的推动作用,但难以取得推动档案事业整体发展的成效.从事业务指导的同志也感到,虽然指导工作越做越细,指导面也越来越宽,但整体效果却越来越差.总的感觉是,档案工作的路是越走越窄、越干越不知道如何开展.这种情况和困惑,不仅在河南省存在,在其他省、市也同样有.这一点,在最近召开的苏鲁豫皖毗邻地区档案工作联谊交流会议上,我与其他省市的同志交流时得到了印证.究其原因,多数都认为是客观原因造成的：一是认为《档案法》太软,缺乏可操作性；二是认为业务指导工作点多、面广；人员少、任务重,难以面面俱到.但笔者认为,这些观点只是表面现象,深层次的原因,是不明白档案行政管理管什么,对依法行政理解有偏差.是主观认识上的“错位”,才造成了档案行政管理实际工作中的“缺位”、“越位”.

2档案行政管理管什么

《档案法》第六条规定：“县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业,并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导.”从这里可以看出,档案行政管理管理的对象或者说管理的标的物是社会档案事务,而不是管理某一项具体的实体档案或档案工作.它管理针对的是事,而不是针对某一个单位、某一个部门,更不是针对某一个人.简单地说,可以理解为,档案行政管理管理的是与档案相关的各种工作和事务.管理的重点不只是关注结果,更关注过程.过去,我们在实际工作中,由于没有真正弄清档案行政管理的含义,错误地将档案业务指导等同于行政管理,将档案工作的重点放在指导某一个系统、某一个单位,更多地将重点放在指导档案工作人员如何整理档案甚至具体的档案实体整理方面,放弃了行政管理的主要职能.因此,必然会出现档案行政管理部门开展工作难度大,为别人服了务而不被认同和理解的局面.

3如何才能做好档案行政管理工作

3.1档案行政管理必须依法行政.依法行政是行政管理的基本准则,档案行政管理也不例外.对于档案行政管理依法行政,这个依法,不只是依《档案法》,而应当依照的是与档案事务相关的各项法律、法规.当然,《档案法》是主法,是档案行政管理部门依法行政的主要依据,但由于其内容和要求相对都比较原则,缺乏具体的操作性,因此,在具体实施档案行政管理的过程中,就必须借助于与档案事务相关的各项法律、法规来进行补充和完善,只有这样,才能做到“师出有名”、管理有据、内容丰富、过程有序、结果显著.据不完全统计,就河南省而言,仅标题中涉及“档案”的法规规章有17部.这些涉及档案的法律、法规,都是档案行政管理具体实施时可操作的依据.我们依据这些与档案事务相关的法律、法规实施档案行政管理工作,就解决了档案工作中因管理“不到位”而“缺位”的问题.

3.2档案行政管理必须遵循分级管理的原则.《档案法》规定了档案行政管理“统一领导、分级管理”的原则,并明确规定了各级档案行政管理部门和其他单位档案机构的工作职能与权限.因此,档案行政管理必须依法来实施,否则,就可能有“越位”之嫌.如在实际工作中,将村级建档工作作为业务考核指标下达到各级档案局,各县级档案局若将其作为一项主要工作,亲自进村进行监督指导和怎么写作,这种做法,显然是违反了上述分级管理的规定而放弃了自身的行政管理职能,是明显的“越位”.正确的做法是,依据《档案法》和《村民委员会组织法》,监督指导乡镇、民政部门的档案机构做好村级建档工作.也就是说,在具体实施档案行政管理工作的过程中,应依据《档案法》,并以其他与档案相关的法律法规作补充.根据分级管理的原则,监督指导相关机构和业务主管部门负责完成好其档案工作,如果这样,档案行政管理工作就不会“越位”.

（刘东斌组稿作者单位：开封市档案局来稿日期：2011-08-18）