格式中印发机关和印发日期项目应该取消

摘 要：新公文格式中指“送印机关”的“印发机关”项目,笔者认为应指公文起草承办部门,标注此可便于收文者有疑问时咨询.但有的公文主体部分已显示联系线索,其他一般公文收文者根据所知来文机关内部机构分工可判定其起草承办部门,因之不需设该项.现公文起草人一般用打印稿请领导签发,文印室基本不需再打字,校对、复核用时很少,不会造成公文付印与领导签发日期不同,因此公文上也不需标印发日期.关 键 词：公文；格式；印发机关；印发日期2011年6月,本人发表《现行公文格式的印制版记项目应该取消》一文（《办公室业务》2011年第6期）,提出当时执行的国家有关方面公文格式规定中印发机关、印发日期和印制份数项目“对公文的效能发挥没有实在意义,对收发文机关的管理工作也没有实用价值”[1],应该取消.2012年4月16日,和国务院联合发布《党政机关公文处理工作条例》,其关于公文格式的组成规定中,没有了印制份数,但仍保留了印发机关和印发日期项目.作为该条例的配套规定,国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会2012年6月29日联合发布的《党政机关公文格式》国家标准,做出了与其内容相同的规定.不过,原公文格式规定中“印发机关”《〈国家行政机关公文格式〉条文释义》解释是指“公文的印制主管部门”[2],“印发日期”《国家行政机关公文格式》规定“以公文付印的日期为准”[3].现公文格式规定中的“印发机关”和“印发日期”《党政机关公文处理工作条例》明确指“公文的送印机关和送印日期”[4].新规定中的公文格式项目意指送印机关和送印日期的印发机关和印发日期有无必要设置,本文试作探讨.新规定中的意指“送印机关”的“印发机关”指谁?参与《党政机关公文格式》国家标准起草的徐成华、孙维、房庆等在其主编的《GB/T9704—2012〈党政机关公文格式〉国家标准应用指南》一书中指出：“这里的印发机关是指公文的印制主管部门,一般应是各机关的（室）或文秘部门.有的发文机关没有专门的文秘部门,发文机关就是印发机关.”[5]由于他们是该标准的起草人,因此可认为他们的解释是很权威的解释.按照他们的解释,我们可明白两点：一是“印发机关”只能指单位管公文印制的文秘部门,否则指单位,单位别的部门不能做公文的“印发机关”；二是这里的“印发”强调的是“印”制.如果做这样的理解,可以认为新公文格式规定中的“印发机关”项目与原公文格式规定中的“印发机关”项目所指一致,因为原《〈国家行政机关公文格式〉条文释义》中对此的解释与之基本相同.原《〈国家行政机关公文格式〉条文释义》是这样解释“印发机关”的：“这里的印发机关是指公文的印制主管部门,一般应是各机关的（室）或文秘部门.有的发文机关没有专门的（室）或文秘部门,也可标识发文机关.”[2]两相对照,虽个别文字有异,但所指总体意思相当.如果新公文格式规定中的“印发机关”或者说“送印机关”确指如此,那么正像本文开头提到的笔者发表的那篇文章中所述的那样,公文印制是发文机关的内部具体工作事务,收文机关既不关心,也不需要具体知晓,因此没必要在正式向外发出的公文正本上显示.况且依常规各机关的工作人员也知道,机关的总文印室设于文秘部门或称（室）,一般发文印制由其承担,公文正本上显示此信息,对收文机关没有实用价值.就发文机关来说,某个具体发文由谁承印,发文处理单上有登记,可满足发文机关的内部管理需要,也没必要在正式发文上显示承印者信息.笔者对“送印机关”的理解与前述的徐成华他们的解释不同,认为“送印”不是“送谁印”,而是“谁送印”,即发文是由机关的哪个部门起草、承办,交文印部门承印.当然,单位的许多发文是由文秘部门起草、承办,交文印室印制,这样,主管发文印制和承担发文起草的属于一个部门.在这种情况下,在向外发出的公文正本上显示文秘部门的名字,本意是显示承办部门,使收文机关对收文如有疑问可循此联系,而有的人则误认为是显示发文由哪个部门承印.如果笔者的理解正确,那么单位的发文上显示的“送印机关”就不限于文秘部门,而是某个发文由单位的某个部门起草、承办,就显示那个部门名字.如单位关于人事方面的发文由人事处起草、承办,正式发出的文件上就显示“印发机关”（或者说“送印机关”）是人事处.虽然说从字面理解决定发文印发的不是人事处,而是单位领导,然具体安排和处理印发事务的是人事处,所以说“印发机关”是人事处也未尝不可.按照这样的理解,发文上显示“印发机关”是有用的,因为谁也不能保证任何发文的内容任何收文机关都不会有疑问.发文上标示“印发机关”,就为对发文有疑问的收文者提供了询问沟通途径,可减少解疑曲折,也便于保证解疑的质量.但是,有些发文是明显标示“印发机关”无用或不便于标示的.如“请示”,按规定“附注”处应注明联系人姓名和[5],供收文者有疑问或沟通事项等时联系,这样发文上再显示“印发机关”就无用.再如转发性文件,收文者要执行的是被转发文件,如有疑问需联系咨询的是被转发文件的承办者,而转发文件上显示的是那个转发通知的印发者,显然不能真正地满足收文者的需要.再如代拟稿文件,下级为上级代拟某一文稿,正式发文上不宜把代拟稿的单位名字作为“印发机关”标示.又如临时小组起草的文件,单位临时组织一些人起草一个文件,文件拟成,小组即解散,正式发文上也不能将临时小组作为文件“印发机关”标示.还有联合承办文件,两个及其以上部门联合起草单位一个文件,其“印发机关”也不宜将联合起草承办的部门都标示.这几种情况在公文格式上怎么处理,总不能无用的不标示,不便标示的不标示吧?如果无用的不标示,不便标示的不标示,有用且便标示的才标示,岂不造成公文格式的不统一?而《党政机关公文格式》国家标准要求的是格式的统一,公文“印发机关”不是像“密级”那样可根据需要选择性标注,而是各公文的必备项目,如果某些公文不标,即是违犯国家标准.而如果强制执行国家标准,将不需标示的也标示,则违背了应用文的各格式项目组成的有用性原则.其实,前边所述的那些需要并可以标示“印发机关”的公文也可以不标示.原因一是实践中绝大部分发文内容规定明确,收文机关收到后没有也不需询问发文机关什么就可理解透；二是在机关工作经常与文件打交道的人员,一看文件内容类型即可凭常识较准确地判定其起草承办部门,若有疑问,可选择恰当途径咨询.道理很简单,一个单位的管理人员对与本单位经常往来文件的其他单位的内部机构设置及其分工是清楚的,因之判定其收到的某个文件的起草部门也是比较容易的.这样说来,所有发文均不需在正本上标注“印发机关”.新公文格式规定中的“印发日期”意指“送印日期”和原公文格式规定中的“印发日期”意指“付印日期”二者所指时间没有多大差别.“送印日期”的意思比较单一,就是指发文承办者将发文稿送交文印室印制的日期,即送交日期.“付印日期”可作两种理解,一是指将发文稿交付给文印室印制的日期,即同前述的送交日期；二是指文印室将发文稿开始印制的日期.由于现在一般单位的各部门均配有与计算机相连的打印机,部门发的文件一般在部门内打印,形成单位总文印室的文件印制任务并不是很大,基本上可达到随送随印或送到稍等即可付印的地步,所以公文的送印日期和开印日期往往没有区别.但这里所讲只是说明新老公文格式规定的“印发日期”项目所指日期无多大差别,并未说明公文正本上需否标注“印发日期”.新公文格式国家标准的起草人徐成华他们认为：“一般来说,公文在负责人签发之后,也就是成文日期之后,往往需要经过打字、校对、复核等环节,因此成文日期与印发日期通常存在时间差.通过标注印发日期,既可以使发文机关掌握制发公文的效率,也可以使收文机关掌握公文的传递时间,有利于公文的和工作效率的提高.”[5]他们的话,看起来很有道理,但联系实际的话,应该说那是十几年前的道理.1999年12月27日原国家质量技术监督局发布的《〈国家行政机关公文格式〉条文释义》中有意思相同的话：“标识印发日期是为了准确反映公文的生成时效.一般来说,公文在领导签发之后,也就是生效时间之后,往往需要经过打字、校对、复核等环节.本标准说明了印发日期以公文付印日期为准,是为了界定生效时间与印发时间的区别.通过了解生效时间与印发时间的时间差,既可以使发文机关掌握制发公文的效率,也可以使收文机关掌握公文的传递时间,均有利于公文的.”这个话,是符合当时的实际的.因为1999年的时候,计算机在全国各单位还未普及应用,许多单位内只配备很少的计算机,很多人起草公文用普通手写,形成文印室打印文件任务重,送印文稿往往需排队等候打印的情况,因此那时的发文领导签发日期（即文尾署的成文日期）和文稿实际付印日期可能会错些时间.现在则不同,计算机已普及应用,公文起草人送领导签发的文稿是自己的打印稿,领导签发过文稿起草人只需将其电子本拷给文印室即可,这就为文印室省去了最占时的打字环节.由于公文起草人送请领导签发打印稿之前已反复校对,使其到文印室的印前校对就大大少时.至于文秘部门对文稿的复核,一般都用时极少,所以一般不会成为影响公文签发日期与付印日期错时较多的重要因素.加上前述的现在单位部门发文一般在部门内打印使单位文印室文印任务不重的情况,可使单位的大部分正式发文在领导签发当日即在文印室付印,从而使在公文正本上标注“印发日期”毫无必要.即使某个发文领导签发在某日下午下班前或某周周五下班前,其文印室付印该文稿也不过错一日、两日而已,没有多大的时间差,形不成在公文正本上标注“印发日期”的必要.就算是要明白发文的“成文日期”与“印发日期”有无时间差,“使发文机关掌握制发公文的效率”,发文机关的发文处理单上有记载,可满足自己的需要,而没有必要在发文正本上标注“印发日期”,因为那是发文机关的内部事务,收文机关对之既不关心,也无知晓的必要.参考文献：[1]郑彦离.现行公文格式的印制版记项目应该取消[J].办公室业务,2011（6）：25-26.[2]国家质量技术监督局.《国家行政机关公文格式》条文释义.[1999-12-27].[3]国家质量技术监督局.国家行政机关公文格式.[1999-12-27].[4],国务院.党政机关公文处理工作条例.[2012-4-16].[5]徐成华等.GB/T9704—2012《党政机关公文格式》国家标准应用指南[M].北京：中国质检出版社,中国标准出版社.2012：50-57.（作者单位：郑州中州大学图书馆来稿日期：2012-10-16）