水利工程档案管理之我见

【摘 要】水利工程档案是水利工程建设与管理工作的重要组成部分,是水利科技工作者辛勤劳动智慧的结晶.做好水利工程档案管理工作必须认识到水利工程档案的重要性,制定有效的管理制度,重视档案人员的知识更新,做好水利工程档案的开发利用工作.

【关 键 词 】水利工程档案 收集 管理 利用

水利工程档案具有重要的利用价值,如何才能做好水利工程档案管理工作,是项目建设管理的需要,也是国家和水利部的共同要求.就如何管理好水利工程档案,笔者有以下几个个方面的体会.

1.水利工程档案的重要性

水利工程档案是指水利工程在前期工作、实施阶段、竣工验收等各建设阶段中形成的材料,它包括从工程项目的提出、可行性研究、设计、决策、招（投）标、施工、质检、监理及竣工验收、试运行等全过程中形成的具有保存价值的文字图表、声像图纸等不同形式与载体的各种历史记录,历史地、真实地反映和记录了人们在水利工程建设的智力创造和劳动的全过程,对工程建成投产后的运行、管理、养护、维修、改建、扩建等技术工作的决策、设计起着非常重要的凭证和依据作用,对搞好其它水利工程也起着借鉴与参考的作用.

2.领导重视、科学管理,确保每项工程档案资料的完整性

2.1增强工程项目人员档案意识

水利部《水利工程建设项目档案管理规定》（水办[2005]480号）中,明确项目法人应对档案工作负总责,须认真做好自身产生档案的收集、整理、保管工作,并加强对各参建单位归档工作的监督指导.因此要确定项目工程档案工作人员,增强水利工程建设项目全员档案意识,依法管理项目档案,加大档案人材的培养力度,提高工程建设项目档案工作人员的素质.

2.2制写作度,确保档案有序管理

重视做好档案管理工作,只有完整、准确、系统的档案,才能满足工程建设、工程管理工作对档案利用的要求,而做好档案管理工作是提供利用的基础和保证.

2.2.1领导重视档案工作是管好用好档案工作的关键

水利工程档案属于科技档案,而科技档案管理是单位科技、生产管理的重要组成部分,领导应加以重视和关注,使其在制度上、装备上、人员配备上得到支持和保证,使档案工作能真正发挥其职能的作用.

2.2.2在进行工程建设的同时,必须注重注重工程资料和工程档案的管理工作

水利工程档案资料来源于工程建设全过程,是工程实体形成的真实记载和反映.它不仅在建设过程中的质量评定、事故原因分析、索赔与反索赔、阶段与竣工验收及其它日常管理工作中具有重要作用,而且在工程建设后的运行、管理工作中也是不可缺少的依据和条件.因此,我们必须注重工程资料和工程档案的管理工作.

2.2.3制定档案管理规章制度,规范档案资料的管理

应根据国家《档案法》、《保密法》、及水利部《科学技术档案管理暂行规定》、《水利工程建设项目档案管理规定》等有关法规,制定《档案员岗位责任制》、《档案管理制度》、《档案借阅制度》、《档案保密制度》、《档案鉴定销毁制度》等规章制度,对档案资料的收集、整理、归档、保管和提供利用及保密等方面作严格规定.将水利工程的档案的形成、积累、整理工作形成制度,项目法人应切实做好项目档案的收集、整理、归档和保管工作.档案人员要时时督促和指导档案的收集、整理工作.

2.2.4制定切实可行的分类方案,精心归档,确保档案的完整性

全宗是我国档案管理的基本理论.制定档案分类方案应树立全新的全宗理念,应以全宗为对象进行.项目法人在项目划分完成后,要根据单位工程、分部工程及单元工程划分的具体情况,制定出整个项目工程文件材料的归档范围、保管期限和档案分类方案.确定工程项目档案的分类方案,结合工程建设实际,按工程建设过程产生文件材料的性质、工程建设项目的专业、类别统一考虑.在确定分类方案时,要视整个项目工程为一个全宗,也就是说,工程项目的分类方案,应能包含这个工程建设项目的全部档案内容.

3.强化档案人员的业务培训、提高档案管理水平

水利工程档案具有“一次性”和不可回复性的特点.客观上对档案工作人员的素质提出了更高的要求.从事水利工程档案工作的人员,专业知识和技能应该比一般单位的档案人员更全面.他们不仅要懂文书档案,还要懂科技档案,懂与水利工程相关的一些专业类别档案、懂不同类别的档案的分类整理.因此,为达到水利工程档案整理规范化的要求,应对各专职或档案管理人员进行了大量培训、讲解水利工程建设工作中会形成哪些类型的文件材料.使大家对档案内容提前了解,在工作中更好的发挥,注意积累资料.这种培训将档案管理工作和工程同步进行.为今后建档工作奠定了基础,使档案的标准化、规范化有—个切实的保障.

4.通过开发利用档案信息,促进档案管理工作

做好档案资料的收集、归档工作、积累贮存档案是为了利用、而更好地开发利用档案信息,反过来也会促进档案管理工作.水利工程档案的形成是水利工作者劳动智慧的结晶,通过文件材料收集归档将其转化为档案信息资源,而这些资源又通过档案工作者提供给水利工作者利用.每当业务部门专业技术人员从利用档案中获得信息时,他们都会更积极主动地向档案室归档文件材料,从而保证了工程档案的完整性,促使档案管理更上新台阶.