项目信息管理规范化

【摘 要】随着现代社会的不断发展进步,科学技术水平不断提高,各专业项目的管理体系也得以更加先进和健全.本文探讨的规范化的信息管理能够很大程度上促进工程项目管理的效率.信息管理的规范化能够为项目管理系统提供可靠的数据资料,对于每一个项目的顺利推进都具有非常重要的作用.

【关 键 词 】项目管理；信息管理；规范化

随着现代社会的不断进步,科学技术不断发展,各行各业得到了快速的发展.目前,通信怎么写作行业发展迅速,相关工程的项目规模也在不断扩大,导致了现代社会中产生了很多专业区域跨度大,投资规模大的工程项目.并且这些项目的顺利开展和完成都和人们的日常生产生活息息相关.当前,在工程实施的进程中,项目管理方面会面临许许多多的问题,所以为了帮助企业在竞争日益激烈的行业中立足,实现企业效益的最大化,确保工程能够在节省成本,并保证项目质量的前提下按期完成整个项目,企业就必须不断改善项目的管理方式,建立健全的项目管理监督机制.规范化的信息管理能够促进工程实施的有序性,实现工程项目管理的信息化,确保工程项目的正常实施.

1.项目信息管理的一般结构

通信系统在人们的生产生活中随处可见,牵涉到的范围相对比较广泛,涉及到的相关干系方比较多.因此,在通信工程项目的建设中, 大量的信息收集与处理,使得一个先进的信息管理系统显得非常重要.那么在整个项目建设的信息管理中,管理系统的基本结构是怎样的呢?工程的信息管理怎样才能实现信息的有序管理?这些都是现代通信企业应该考虑的问题.

在通常情况下,工程的信息管理结构主要分为内部结构、外部结构两种.在工程信息管理系统中,管理工作的作用、效率都直接取决于工程的外部结构与外部环境.

从外部结构来看,要想达到工程信息的规范化管理就应该做到合理的规划设计,需要相关工作者构建规范正确的信息源的处理流程.通常情况下,工程的项目管理系统需要涉及到很多领域,比如规划设计、勘察设计、政府管理、施工单位、材料供给、通信设备的制造等领域,这些工程领域相互协调,共同组成能够正常实施的工程项目.在信息管理系统中,在管理系统建设的不同时期、不同阶段,每个工程项目的参与方也都会有所不同,相对应的系统结构也会有所不同,这也是工程项目的信息管理系统与众不同的一点.

如果从内部结构来看,一般情况下中大型的工程项目管理系统包括项目的成本管理、项目的进度管理、物资管理、质量管理等多个系统,这些环节构成整个工程的关键环节,它们协同合作,为工程系统的正常运行提供有力的保障.在工程项目建设环节,在不同的工作时期,每一个系统的工作与功能也会有所差别,比如在规划阶段,工程信息管理系统中的图档处理工作、设计管理工作是整个系统的工作重心.在系统的实施阶段,工程的业主、施工单位、成本与质量管理就成为整个工程项目的工作重点.

2.项目信息管理的工作流程

在不同的工作阶段,项目信息管理工作的核心工作也会有所不同,系统在每一个工作环节都会存在功能和目标的差别,所以工程项目信息管理的工作流程也会有所不同.通常情况下,工程信息管理的工作流程应该特别注意以下几点,这也是确保整个工程能够顺利实施的基础.

（1）在工程项目信息管理系统中,在每一个项目环节的工作划分、编码过程中,项目的成本、质量、进度等的管理工作必须保持同步,只有这样才能确保工程的工作质量.

（2）数据库的预算和施工图的设计属于工程的项目信息管理系统工作的基础,进度计划网络图是通信系统的工作工具,自动产生系统的一些基本需求,比如机械设备的需求、人力物力财力的需求等都是系统项目的工作需求计划,所以在工程的项目信息管理工作中,工作人员应该根据实际的数据资料,制定符合实际的工作计划,配备相对应的人力财力物力等各方面的资源,并且工作人员还应该将这些数据和预期的目标数据进行科学对比,为下一步的系统的成本控制、合同结算等提供可靠的理论依据.

（3）在项目信息管理系统中,工作人员一定要确保需求计划和合同的采购编码保持一致,预算项目的划分和财务管理系统的科目设置也应该保持一致,只有这样,企业工作人员才能够根据实际数据资料、时间等信息自动计算每一月度、季度等的需求,并帮助工作人员能够及时针对项目的进度做出动态的分析,形成动态的物资需求报告,只有这样才能从根本上确保系统管理的工作质量.

（4）最后,系统的文件编码、档案编码、工程质量的测评等工作环节应该保持对应.数据汇总成各个工程的验收文档后,就能够和图纸记录的信息管理系统实现资源的共享,自动生成工程所需要的项目信息的数字化的管理档案.

3.项目信息管理系统工作中的信息流动路线

通常情况下,在工程的信息流动过程中,信息的流动具有一定的规则,信息的流动路线就是工程的工作路线,主要分为自下而上、自上而下以及横向的信息路线.具体情况主要是以下几点：

（1）自下而上的信息流动路线.为了确保整个工程系统的正常运行,就需要企业领导者制定出正确的项目决策.而项目的正确决策工作离不开大量的数据支持,为了确保这些数据的可靠性,工作人员必须收集大量的一线数据.这些数据信息的采集是管理工作者进行合理决策的重要依据,比如工程项目信息的进度、执行等情况.自下而上的信息是企业管理者获得可靠信息的基本工作渠道.在整个工程中,相关工作人员一定要了解工程的基本信息,明确工程的约束条件和工程的目标实现情况.

（2）第二种就是自上而下的信息.通常,自上而下的信息主要是指管理者传达给执行者的信息,这些信息根据其重要性又可以分为执行者必须知道的信息、应该知道的信息以及想要知道的信息三种.执行者必须要明确的那些信息是执行者能够顺利完成工作的基本保障,具体包括：工程项目的规章制度、标准条例、工作流程、各部门的基本任务等等.执行者应该明确的系统信息主要包括项目的进度情况、约束条件以及项目的变更等,其中工作中遇到的困难也应该是执行者应该明确的基本信息.执行者想要明确的系统信息是那些对工作没什么影响的基本信息.

（3）最后一种就是横向信息.横向信息主要是指在同一级别的不同部门之间的信息传递,横向信息的传递不属于正常的信息流,只有在非常紧急的情况下才能够发生.横向信息的传递在一定程度上节约了现行工程项目管理系统的信息传递的时间.

4.工程管理系统的基础

工程项目信息管理系统规范化的档案管理是整个工程管理系统的运行基础.在工程中,每一个项目都包括复杂的数据资料,为了管理的方便,工作人员就需要将这些数据资料建成档案进行管理,所以在工程的项目管理工作中,工程信息要由文档输出.所以,文档的管理是整个系统管理的基础,建立文档管理系统能够在很大程度上确保工作人员工作的准确性、迅速性,进而提高整个系统的工作效率.

在工程的管理系统中,文档的管理包括资料特征编码的建立、索引系统的建立两种,这些都能够减轻工作人员的工作量,提高工作效率,更方便于用户的使用.

5.结语

在通信工程中,信息的有效管理是提高整个系统管理水平的基本途径,明确管理系统的工作流程更有利于工程项目信息管理系统的功能发挥,所以实现工程项目管理的信息规范化管理对整个系统来说都具有非常重要的意义.