档案的物理管理与逻辑管理理

摘 要：档案的物理管理与逻辑管理问题这样理论的提出,有助于更好地从理论的角度上理解传统档案与电子档案的管理,本文对档案的物理管理与逻辑管理理论进行简要的分析.

关 键 词 ：档案；物理管理；逻辑管理；理论

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1005-5312（2013）26-0266-01

一、阻碍对档案物理管理与逻辑管理认识的原因分析

自从档案产生开始,档案管理就存在着物理管理与逻辑管理两个方面的问题,而人们没有把这个问题提出来并加以探讨的原因有两个方面：档案学发展水平的历史局限与缺乏对事物认识的历史契机.

在传统档案学理论中,档案学者也注意到了档案管理中物质载体与信息内容之间的关系,这一认识与档案的“物理管理”、“逻辑管理”之间存在着相当大的概念差异.而实际上,档案的收集、整理、保管工作中,既包括档案物理管理工作的内容,也包括档案逻辑管理的内容.这说明传统档案学在这方面的认识还有待发展与完善.

档案的物理管理与逻辑管理问题虽然早已存在,但作为矛盾运动的两个方面,档案的逻辑管理一直没有凸显出来.而电子文件与电子档案的产生和管理,为我们认真思考档案的物理管理与逻辑管理问题提供了绝佳的历史契机.自从电子文件与电子档案产生以来,人们虽然还没有把档案管理一这一事物的两个方面的物理管理和逻辑管理问题作为学术问题正式提出来,但在研究电子文件与电子档案管理问题时,已多次使用“逻辑”一词或相关内容.总之,电子文件与电子档案的产生与管理,为我们提供了在学术上研究物理管理与逻辑管理的实践条件.

二、档案物理管理时代与逻辑管理时代的转换

档案的逻辑管理与物理管理理论的提出,是基于档案工作由传统档案管理向电子档案管理转型这一时代背景,这一时代背景是新理论产生的实践条件.而哲学原因则在于档案管理内部矛盾统一体关系的转换,也就是档案载体与档案信息之间关系的转换.

在档案管理工作中,档案载体与档案信息是管理工作内容的两个基本方面,或称矛盾的两个方面.矛盾的这两个方面谁具有主导地位,谁就规定了档案管理工作的时代特征.档案载体在档案管理工作中占有主导地位时,这一时期的档案管理工作就表现出以物理管理为主的时代特征,我们可以称之为物理管理时代；而当档案信息在档案管理工作中占有主导地位时,这一时期的档案管理工作就表现出以逻辑管理为主的时代特征,我们可以称之为逻辑管理时代.

三、档案物理管理与逻辑管理的界定

所谓物理管理,在这里是指事物的形象,即档案的物质载体.物理管理就是按照形象思维与手工管理的方式,以档案的物质介质为基本对象,来进行档案管理工作.所谓逻辑管理,就是人类思维的规律,这里特指逻辑思维管理.逻辑管理就是按照抽象思维的方式,以档案的信息内容为对象和手段,来进行档案管理工作.

四、档案物理管理与逻辑管理的特点

1.物理管理与逻辑管理的管理对象特征.档案物理管理的管理对象是档案的物质载体,档案逻辑管理的管理对象是档案的信息内容.在物理管理占据主导地位的时代,我们的档案管理理论与管理思想主要是围绕着档案载体展开的.在逻辑管理占据主导地位的时代,我们的档案管理理论与管理思想主要是围绕着档案信息内容展开的.如电子档案的管理与保护主要是围绕着电子档案信息展开的,而档案的物质介质问题则下降到次要的附属地位.

2.物理管理与逻辑管理的劳动特征.在档案的物理管理过程中,由于管理对象为物质介质,因此在脑力劳动的支配下,不免要进行一些和劳动有关的管理活动.在档案的逻辑管理过程中,由于其管理对象为信息内容,因此其脑力劳动的特征是十分明显的.在电子档案的逻辑管理时代,很多脑力劳动转化为计算机软件系统的设计和编制,因此可以称其为“程序劳动”.

3.物理管理与逻辑管理的方法特征.在电子档案产生之前,无论是物理管理还是逻辑管理,都以手工管理为主要的方法特征.在电子档案产生之后,电子档案的物理管理仍主要表现为手工管理方式,而电子档案的逻辑管理则改变为自动化的计算机及计算机网络系统的程序管理方式.

4.物理管理与逻辑管理的思维特征.物理管理具有形象思维的特点,逻辑管理具有抽象思维的特点.前者解决的是管理过程中的三维空间问题,后者解决的是管理过程中的信息内涵及时间问题.

5.物理管理与逻辑管理的哲学特征.物理管理时代的档案管理哲学以实态档案及其管理为研究客体,它针对的是现实中的物理世界,因此是一种现实性哲学.而逻辑管理时代的新档案管理哲学以虚态档案及其管理为研究对象,针对的是一个具有虚拟意义的逻辑世界,因此它是一种虚拟性哲学.