医院电子档案管理问题

（内蒙古自治区兴安盟人民医院,内蒙古 兴安盟 137400）

【摘 要 】

档案管理工作作为当前医院管理的重要组成部分,在市场经济飞速发展的现代社会,有着其独特而重要的意义.随着科学技术的进步,计算机及网络技术在医院管理中的广泛运用,医院管理手段不断进步,运用计算机管理档案已迫在眉睫.本文通过对电子文件管理的现状、存在问题及对策进行探讨,推进电子档案的管理.

【关 键 词 】

档案管理；电子文件

随着医院现代化的建设,办公自动化的进一步扩展和深化,特别是电子计算机和通信技术相结合形成了信息技术产业,过去用纸墨形成的个人履历表、工资变动等信息都可用电子计算机进行管理,由此而产生电子文件.对电子文件进行及时的收集和归档并使之得到长期保存,是档案信息化建设的一项重要内容.

1.电子档案的优缺点

1.1电子档案的优势特点

（1）便于传输和共享性.使同一份文件可以在同一时间,不同地点,被不同利用者共享.

（2）多样性.利用者可以结合自身所需,利用计算机可以进行多种形式的信息处理和分析,很大程度上提高电子文件信息的利用效率.

（3）经济环保性.利用者可以直接在计算机上阅读电子文件,而不必在纸张上阅读,这样纸张的用量少了,使档案管理的发展更经济环保.

（4）保护原件性.因为数字化档案的重复利用是无损耗性的,所以并不存在着重复利用会使电子文件损耗、老化的现像.

1.2 电子档案的劣势特点

（1）不稳定性.电子档案在利用过程中,其信息内容是很容易被修改和被破坏.

（2）对设备的依赖性.必须借助一定的计算机或相似的设备才能进行,对计算机等设备有很强的依赖性.

（3）不安全性.由于一些不法份子利用非法技术侵袭保存档案的计算机,计算机中的档案很容易就会被窃取,从而导致珍贵档案泄漏出去.

2.医院电子档案管理中存在的问题

2.1 档案管理职责不明确,管理线条多

医院档案管理一般由设在行政办公室的综合档案室负责,综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等,由于医院历史的原因及医院行业管理的要求,医院的医疗病历档案由专门的病案室管理,而临床的一些X线档案、病理切片档案、检验检查档案、各种影像检查图文档案及一些日常网络办公产生的电子资料档案分属于各个业务科室自己管理,电子病历及一些医疗电子网络信息则由信息科管理,在一个单位内形成了多部门管理的现状,导致档案管理职责不明确,管理线条多,管理不到位的现象.

2.2 医院电子档案管理的意识和制度不健全

有些医院虽然建立了档案管理,但实际运行效果不够理想,不少部门人员档案意识较淡薄,一些人员经常把档案材料随意存在自己的办公室,不能及时归档,导致档案材料丢失或欠缺.同时,由于对医院电子档案管理的标准及范畴还不够明确,导致医院电子档案管理的制度建设相对落后,跟不上档案管理的需求.

2.3 电子档案管理不规范,缺失、损坏现象较普遍

目前很多电子档案材料多由科室自行保管,缺乏统一和规范的管理,同时由于电子档案需要依赖计算机贮存,科室在日常计算机管理时对网络安全、病毒防范、权限管理、资料存贮和保管等方面均存在不到位现象,同时如何对电子档案进行规范地收集、整理、鉴定、归档及档案管理的具体要求等知识均十分匮乏,导致了电子档案的缺失和损坏现象较普遍.

2.4 档案管理硬件不能满足要求

医院的电子档案管理涉及科室面广,计算机在医院已广泛应用,部分科室已经实现联网,但全院网络统一规范管理还有待完善,相应的档案管理需要的硬件投入不足,能够适合电子档案管理的计算机及网络技术相对较少,导致电子档案管理往往不能满足要求.

3.提高医院电子档案管理的对策

3.1 建立完善医院的档案管理网络

建立健全医院档案管理的医院、档案室、科室管理网络是医院档案管理的重要保证,通过档案管理网络的建立,明确医院电子档案管理的职责、线条及要求,这种管理模式有利于电子档案保管的安全、完整和规范,同时有利于通过网络实现多元化信息资源的共享及权限的统一规划.

3.2 制定相应的电子档案管理制度

要做好医疗电子档案的管理工作,制度建设的重要环节,医院建立相应的电子档案管理制度的内容应包括建立电子档案收集和归档制度,电子档案的利用、保管制度,制订电子档案的保管期限、归档范围等规定,并将这些制度和规定纳入医院的岗位责任制和考核办法中去,建立健全医疗电子档案的动态管理制度,使医院的电子档案管理按规范化的流程进行管理.

3.3 加强培训,提高认识

档案管理人员应当学习和了解医疗活动的规律、工作流程、信息技术应用、网络安全、医学管理等知识.特别是对于数字化医疗信息手段、数字化设备、数字化医疗管理、网络管理安全等技术的应用,需要档案管理人员需要及时更新自己的知识才能有效地参与到医院电子档案管理的工作中去.

3.4 加大档案管理的投入

医院应当重视对档案管理硬件及软件方面的投入,配置各方面性能较优越的计算机、软件,刻录仪器及选择科学的存贮方式.还要配置高性能的保障网络安全的软件,如防火墙技术、数据加密技术等,保障电子档案的正常、有序运行.

随着科学技术及信息技术的不断进步和发展,医院档案的管理也出现了许多新的变化,医院档案管理必须不断地从管理思想、管理方法、管理手段及管理创新等方面不断改进,紧跟时代的步伐,档案管理人员也要不断学习,不断提高自己,不断以创新的精神去改进工作,以满足医院对档案管理不断提高的需要,为医院的档案管理事业做出贡献.