如何推进档案管理的信息化建设

摘 要： 档案作为人类社会活动的产物,必然伴随着社会活动方式的转变,发生着本质的变化.加强档案信息化建设、建立信息化管理的新理念、新模式和新方法是档案事业适应时代和社会发展的必然选择,是加速档案管理现代化的客观要求,是提高档案怎么写作水平的必由之路.

关 键 词 ： 档案管理； 信息化； 系统性； 建设

中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号： 1009-8631（2011）01-0125-01

一、加强档案管理信息化建设的重要性

档案是知识的重要存在形式,是人类知识的结晶.档案管理对档案事业的健康发展起着至关重要的作用,只有不断地更新档案事业的发展理念,勇敢地探索和尝试新的档案管理手段,才能适应不断发展的档案事业.其一,档案事业作为社会事业的一部分,与社会同步发展、相互促进,档案事业的发展要与社会的需求相适应、与社会的发展相适应,科学规范的档案管理才能适应新形势,才能使档案事业的发展具有可持续性,才能使档案更好地怎么写作于社会.为此,必须提高认识,积极采用现代信息技术,推进档案信息化建设的跨越式发展.其二,在互联网技术与应用快速发展的今天,信息化领域受到强烈驱动,建立信息化系统正在成为各行各业运行的基本方式,网络平台正逐渐成为各行各业信息交流的支撑平台.建立一个完整的社会信息系统,实行一体化管理,充分发挥整体优势,这就要建立信息化的管理新理念、新模式和新方法,建设与信息化配套的统一的管理体制、机制,加快档案信息化基础设施建设、档案资源建设,实现档案信息资源共享.其三,只有不断地提升档案管理工作水平,搞好档案信息资源,加快档案管理信息化的进程,不断地提高档案管理效率,使档案管理同社会经济的进步与发展有机结合,使档案管理与时俱进,才现实现档案事业的良性互动,才能够为经济发展和社会进步做出应有的贡献.

二、增强档案管理信息化建设的科学性、合理性、系统性

在现代社会信息技术高度发达的时代,随着档案管理信息化的不断发展,电子计算机技术、现代通讯和网络技术的应用,数字化、网络化步伐的加快,信息系统覆盖率不断提高,信息化已成为各行各业现代化的核心与主导,档案管理也必然要进入数字化的的发展阶段,进入档案数字电子化管理时代.信息化对档案管理提出了更高的要求.

1. 档案信息化是档案管理现代化的核心内容,信息化从理论基础到技术手段,都影响着档案管理现代化的发展进程,不断赋予档案管理现代化以全新的内涵,档案管理要以现代化管理方式提供优质高效的档案信息怎么写作,现代化的档案管理以智能化的计算机为主,以数字化的信息技术提供怎么写作.网络技术的发展极大地促进了业务系统的连续性、关联性,特别是在信息膨胀的时代,档案工作面临着由传统纸质文档管理向电子文档管理和多种载体管理的转变,计算机技术是实现档案自动化管理的主要基础.

2. 加快档案信息自动化建设,推动档案管理现代化,实现档案管理各个环节的计算机化,就必须建立新的档案管理机制和档案管理体系,档案信息化的内涵包括档案管理的各个方面,其中首要的是档案业务要规范,要建立健全档案管理制度,以适应持续、全面发展的需要.档案管理如果没有一个系统有序的档案管理体制,将严重影响档案的质量.

3. 随着电子政务的推行,电子公文、电子档案的接收、归档、管理,必须按照统一的标准规范进行.在电子文件运行整体环节中都不能取消“档案化”的环节.文档一体化管理,增加电子文件长期保存的可靠性、可控性,保证电子文件的真实性和可靠性,提高载体材料寿命或对电子文件处理、存储、传递和应用所依赖的软硬件环境进行备份的方式.推进档案信息化建设,规范档案信息化工作,形成不依赖于特定的通用信息存在形式,达到电子文件永久保存的目的.但电子文件中心不能以文件的集中取代文件的档案化过程.否则,随着时间的推移,就会出现电子文件大量堆积的局面.档案管理只有实现数字化,才能改善档案管理的模式,提高怎么写作水平,通过数字化、网络化技术手段,建立起各级各类规范化、标准化的数据库,实现档案信息资源共享.

4. 由于信息技术发展迅速,硬件设备与软件系统升级换代加快,为适应新旧设备与新系统,也必须加强档案的标准化规范化意识,从数字档案的永久性入手,研究具有长久保存价值的数字档案的系统化保存、保管方式,针对常用的电子文件类型实施保护,改变纸质文件档案化的系统化的方法体系,实现档案信息资源数字化、数据库化,档案管理工作自动化,档案信息管理法制化.构建适应时代要求,提高档案现代化管理的整体水平,推动档案事业发展的新局面.

三、全面提高档案管理队伍的素质是推进档案信息化建设的关键

在网络技术日益普遍、市场竞争日益激烈、商业模式日益多样的情况下,随着档案事业的不断扩大,档案载体的日益多样化,面对竞争的日益加剧、科学技术的迅猛发展,档案管理由过去的劳动密集型转变为以现代化的知识密集型模式,要改变过去僵化的档案管理模式,推进档案管理的现代化和信息化建设,就必须全面提高档案管理者的综合素质,重视档案工作队伍的建设.档案管理队伍的政治素质和业务素质的高低,决定了档案管理水平的高低.档案管理的现代化不仅是设备和技术的现代化,更主要的是人的思想、理念的现代化.要注重加强档案管理队伍的政治素质、大局意识和责任意识,使他们自觉跟上时代的步伐,不断提高自身的业务水平、工作能力和现代化管理技能,特别要掌握计算机理论知识和操作技能,掌握现代化的工作手段、方式、方法.要下大力气提高档案管理队伍的综合素质,增强档案工作培训的力度,提高档案工作者队伍的总体水平,以适应档案事业和社会发展的需要；加大档案信息化人才培训力度,为满足档案信息化建设对人才的需要,要求档案管理队伍要懂得使用计算机,掌握电子整理文档、档案数字化技能等,能上网查找信息；同时要注重加强对现有档案管理队伍的继续教育,拓宽档案管理队伍的知识面；要结合工作实际的需要和未来的发展趋势,与实际工作紧密配合,并根据不同层次、不同需求,加强学习,学以致用；要学习基础知识,掌握档案管理工作的基本技能和新技术、新方法.通过学习技术,开阔视野,增长技能,以便于实际操作.

档案信息自动化系统的骨干力量是计算机技术队伍,其素质水平直接影响到自动化水平的提高.当前有些单位的队伍不稳,有人才流失现象.计算机技术人员的培养教育和管理是一个重要课题,要积极培养电子档案管理技术人员,并对他们进行专业培训,包括档案管理知识、计算机知识、数字通信技术,以达到电子档案管理的需求；要有针对性地对他们进行政治思想教育,培育其事业心和奉献精神；有计划组织进修,掌握信息技术的新知识；在工作条件和生活待遇上给予关心和照顾,解除其后顾之忧；要在专门人才成长和流动规律方面以及形成最佳人才结构等方面都需给予重视；还要增强档案管理队伍的档案管理系统、档案数据库知识、档案建设管理与维护方面的知识；并鼓励档案管理队伍进行岗位学习、加大信息技术的知识学习；尽快使档案管理队伍适应档案信息化的需要,推进档案信息化建设的不断迈进,努力建设一支素质精良、结构合理、充满活力的职业档案人队伍.