知识管理背景下高校档案管理途径

档案管理工作在我国的发展历程,可以划分为三个阶段：即实体管理阶段、信息管理阶段和知识管理阶段.档案实体管理是指针对处于实体状态的档案所进行的一系列管理工作,主要包括档案的收集、整理、鉴定、保管和统计等.档案信息管理是指利用信息技术手段、web2.0等现代高科技技术实现档案管理的数字化、虚拟化、智能化等.知识管理是一种获取、创造、整合、应用知识的系统化过程,是对信息、技术和对人管理的统一,是最高层次的管理.目前我国绝大多数高校档案室实行的都是档案实体管理基础上的信息管理.

知识管理就是在组织中建构一个量化与质化的知识系统,让组织中的资讯与知识,通过获得、创造、分享、整合、记录、存取、更新、创新等过程,不断地回馈到知识系统内,形成永不间断的累积,个人与组织的知识成为组织智慧的循环.随着知识管理时代的到来,社会经济的迅速发展、科学技术的进步、人类生活方式的变化等对高校档案管理提出了更高的要求.高校目前的档案管理必须向知识管理转变.

1.档案资源实现有效共享和增值

高校档案知识管理就要简化、升级档案管理的业务流程,即业务流程再造.必须以档案管理业务流程为改造对象,以怎么写作对象需求满意度为目标,对现有的业务流程进行升级改造,从而打破旧的组织结构,建立全新的过程型组织结构.高校档案的知识再造流程包括知识获取、知识分类、知识储存、知识共享、知识利用、知识更新和知识增值.

2.创新知识管理的组织文化

积极有效的组织文化可以提高组织成员的工作效率,做出更多的成绩.对于高校而言,应该利用现有的一切档案资源,建立知识管理的组织文化体系.首先,学校领导应该高度重视知识管理对高校档案管理的挑战,使高校档案资源实体管理向知识管理转变,建立基于知识管理的档案管理体系.其次,高校管理者要组织学校教师阅读各高校（包括国内外著名高校）相关档案文献,从中找到自己的科研方向或有价值的教学、科研信息；鼓励全校员工相互交流,互相取经,加强学校各个部门的团队合作精神,更新隐性知识.最后,高校组织要树立人本观念,为教职工提供一个知识共享的便利平台,如首都师范大学的教师促进中心之类的组织,让教职工在浓郁的知识管理氛围中进步.

3.创新高校知识管理信息系统

高校档案管理已经进入办公自动化时代.随着办公自动化的建设与开展,利用档案管理系统的软件基本可以实现网上归档、传递、查阅.档案管理人员可以通过校园网及校园档案网系统进行档案条目录入、修改、添加、传递、储存,不断提高档案资源的数字化、一体化、智能化、网络信息化水平,从而让档案管理人员有更充足的时间去做档案知识的提升与利用的工作.

知识管理的目的在于为教职工怎么写作,因此必须建立高校知识管理信息系统,如基于知识管理的知识库等,将校内各个部门、各个院系都纳入信息系统,任何部门的资源都可以共享,这有助于降低信息流通成本,促进信息增值,实现怎么写作全校教职工需求的目标.

4.提升档案人员素质及工作效率

在组织活动中,人力资源是非常宝贵的因素.提升知识管理的高校档案资源,必须发挥档案人员工作的积极性和主动性.首先,要对档案管理人员加强培训,如聘请知名专家开展知识管理的专业讲座,让员工深入学习、思考.通过团体学习、自我学习等过程吸收获取新知识,进而创造出新的隐性知识,并培训员工使用先进的网络工具,从而提高工作效率.

其次,要实行知识经济的目标管理.要让档案馆工作人员参与到高校知识管理信息流程设计中,将其隐性知识融入到流程设计的各环节.

最后,高校档案部门必须建立有效的激励机制,将能否熟练运用知识管理原理进行工作与个人报酬、职务晋升、评职称挂钩,从而激发其工作积极性.

5.创新知识管理效果评估机制

对高校档案的知识管理需要创新评估机制.知识管理的直接目的就是对高校教职工乃至社会产生有用价值,因此必须建立一套有效的评估机制.评估主体应该是使用该资源的所有人员,评估体系力争全面、客观、公正,并在实践中不断改进,以适应新形势和新需求.建立一套体系完整的基于高校档案知识管理效果评估机制,有助于高校档案知识管理的提升.

知识管理是时代的潮流,必须进行档案资源流程再造,实现资源获取、分类、储存、共享、利用、更新及增值目标,必须创新知识管理组织文化、必须创新组织管理系统、必须提升档案管理人员素质、必须创新基于知识管理的效果评估机制等才能迎接知识经济对高校档案管理的挑战.

（作者单位：新乡学院党委组织部来稿日期：2012-04-10）