企业实施ERP项目过程的管理

摘 要：信息时代下,ERP对于提高企业的竞争力、促进企业的快速发展具有重要的意义.本文中,笔者对企业实施ERP项目过程的管理进行研究与分析,文章首先对项目管理的概念进行了概述,重点分析了项目过程管理的影响因素,进而对ERP项目实施的过程管理进行了初步的探究,力图对我国企业实施ERP管理,尤其是ERP项目过程的管理具有一定的借鉴意义.

引言

ERP已经成为现代企业进行科学管理的主要手段之一.企业为了在日趋激烈的市场竞争中占据有利的位置,纷纷采取了ERP系统对企业的管理方式进行优化,但是,由于ERP系统的实施是一个复杂的、系统的工程,必须能够对ERP实施过程中的各种潜在的风险进行及时地调控才能实现其管理的目标,可以说,过程管理是ERP管理的关键所在.

一、项目管理概述

项目管理是为了实现企业生产经营管理的目标,而对有关的资源、知识、技能和工具的综合运用.ERP实施的过程就是一个典型的项目管理的过程.从我国ERP的实践情况来看,失败的比例比较大,其中一个很重要的原因就是企业未能够在实施ERP项目时进行科学地、强有力地过程管理,对整个项目的实施控制力度不够,从而提高了企业实施ERP失败的几率.项目管理正好可以弥补这一缺点,提高ERP项目实施成功的可能性.

二、ERP项目过程管理的要素分析

ERP对于提高企业的管理效率,实现资源的优化配置和科学管理具有重要的作用.但是,企业实施ERP管理能否实现预期的目标则受到多个方面因素的影响.笔者经过研究发现,企业ERP项目过程管理的影响要素主要体现在以下几个方面：

(一)ERP项目组织

实施ERP管理是企业管理变革的一个创新,涉及到企业管理观念的转变、业务流程的优化和再造以及企业所有资源的重新整合,企业能否成立以主要管理者为首的ERP项目实施小组,对于ERP的实施具有重要的影响.从国外的实践情况来看,ERP小组基本上以主要领导者为主导,相关的技术、管理人员组成.ERP项目要依靠整个团队,也就是ERP项目组及供应商ERP项目组共同实施,小组在分析市场需求变化的基础上,对项目的实施进行有效地过程控制.但是,由于企业面临的外部环境是不断变化的,项目组应该及时了解基层具体操作人员的困难、需求,彼此之间建立起良好的合作和信任关系,这是ERP项目实施成功的基础.

(二)项目目标必须明确

ERP是一场耗资巨大、实施周期比较长的项目,而且涉及的面比较广,是一个系统性的工程.我国企业实施ERP失败的几率比较高,其中一个重要的原因就是未能够结合企业自身的特点,做好实际需求的分析,项目实施的目标也不够明确、具体.固有的ERP系统并不是必然的适合所有的企业,企业应该根据本产业、本企业的实际情况进行二次开发,只有这样企业与实施方之间才可以达成共识,ERP实施项目组才能够对企业拥有的优势、不足进行全面地掌握,重点分析制约企业发展和项目实施的瓶颈,根据企业信息化建设的需要,制定适合项目实施的阶段性目标以及总体目标,使得整个ERP项目的实施具有明确的战略意义,这有利于对项目实施的过程进行有效地管理.

三、ERP项目实施的过程管理及风险控制

ERP项目实施成功与企业能否做好过程管理和对各种潜在的风险进行预防及有效地控制有着密切的关系.

ERP项目控制主要指的是对项目实施过程的控制,根据项目组的分工,实行定岗定责,从而促进整个项目实施的成功,比如,ERP项目经理应该负责整个项目的整体需求,而系统管理人员则主要负责技术标准和需求,在整个项目实施的过程中,要实现有效地管理,应该选取以下几种工具进行管理：

1.项目范围变化控制

ERP项目管理的范围包括产品范围和项目范围,ERP项目的范围管理主要包括项目的启动、范围的规划、范围的具体定义、范围的审核以及范围变更的控制等几个方面.项目实施小组应该对项目实施过程中的各种差异进行详细分析,评估各种因素是否能够影响项目实施的效果,并根据评估结果进行项目实施范围的调整.

2.进度和成本控制

ERP项目实施的过程控制,应该根据项目的目标,分阶段、分层次的控制和实施,项目负责人在项目的实施过程中,应该及时了解各个职能部门的项目进度情况,并根据反馈的结果进行宏观调控.成本因素也是影响ERP项目实施成功的主要因素之一,项目实施组织部门应该对项目成本的支出与原有的计划成本进行比较,以实现企业的开源和节流,使整个项目的净流实现最大化.项目实施过程中的成本管理应该主要围绕资源计划、成本估计和预算以及成本的控制展开.

3.项目实施质量的控制

ERP项目质量控制应该贯穿于ERP实施的全过程,ERP项目的质量管理和控制主要包括质量的计划、保证等方面的内容.在项目实施的过程中,企业应该重点控制ERP实施的项目的目标的可达性,并确定项目实施的各个环节是否遵循相关的质量标准和要求,并根据项目实施的具体情况解决各种难题,可以说,项目质量的控制,也就是项目的绩效评价是贯穿整个ERP项目实施的始终.

4.人力资源的控制

人力资源是保障ERP项目有效实施地必备条件,因为无论多么有效地管理方式都必须最终通过人的活动去实现,企业在实施ERP项目的过程中,应该特别要从以下几个方面采取有针对性的对策：一是组织计划,这对于明确每个岗位的职责具有重要的作用；二是人力资源的获取,主要指的是要把人力资源分配到整个ERP项目中去,使得所有的人员人尽其能,全身心地投入到工作中去；三是团队的建设和控制,ERP系统是以对企业拥有的各种资源进行统一配置为前提的,这就使得团队建设在整个项目实施中担负着重要的角色,仅仅依靠单兵独占、忽略团队的管理方式势必会导致项目的失败.

ERP项目实施面临着市场、管理观念转变、资金、软件产品安全等多个方面的风险,因此,企业只有对整个项目实施的过程实现有效控制才有可能把各种潜在的威胁降到最低.

ERP项目的实施并不是项目的结束,ERP作为一种先进的管理系统,需要不断地进行优化,一个过程的结束同时又意味着新的管理过程的开始.企业应该不断地员工进行相关的培训,并结合企业经营的实际情况对软件进行优化、升级,通过“整体规划、分阶段实施以及持续优化”的方式,实现ERP项目实施过程有效控制.我国企业在具体运用ERP系统进行管理的时候,往往会忽视后续的优化,一劳永逸的现象普遍存在,导致企业ERP项目的实施很难达到预期的目标.

ERP系统非常复杂,需要IT团队成员的共同努力才能够开发出相对比较完善的软件,企业应该根据行业的特点和经营的优势,选择最合适的软件,并尽可能地进行二次开发,以适应企业项目实施的需求.另外,实施ERP项目的企业还应该与咨询方进行沟通,这样有助于咨询方了解企业的经营现状,而企业也才能够通过实施ERP项目获得预期的目标.