档案的整理

摘 要：档案整理工作,就是将处于零乱状态和需要进一步条理化的档案进行基本的分类、组合、排列和编目,组成有序体系的过程.

关 键 词：档案；档案；原则

档案的整理工作的内容主要包括；区分全宗、全宗内档案的分类、组卷、案卷的排列和编制检索工具.

档案整理工作是档案管理工作中一个相对独立的组成部分,其系统的结构和运行机制具有一定的特点：一方面,就各个完整的档案综合体的生成及其全部流程而论,档案整理工作是由可以分解而又互相联系的若干内部环节组成的有机系统；另一方面,就特定的档案管理学值而论,整理工作的项目则因具体环境和档案状况而有所不同.在档案馆和档案室内,档案整理工作按其工作内容的范围大致分为如下三种类型：

1档案整理工作的内容

1.1系统排列和编目

在正规的工作条件下,档案室接收的是文书部门和业务部门按照归档要求组好的以件为单位的文件或案卷；档案馆接收的是由机关档案室根据入馆要求整理移交的档案.在这种情况下,档案室和档案馆的档案整理工作,主要是对所接收的档案,根据整个档案室和档案馆存放和管理的需要,进一步系统地整理,如全宗和以件为单位的盒内档案的排列,检索工具的某些加工等等.

1.2局部调整

已经整理人馆、室保存的档案,经过检验或专门的质量检查,对其中不符合整理要求和不便于保管利用的部分,档案馆和档案室需要进行一定的加工以提高其质量；另外,随着时间的推移,档案自身或档案整理体系可能发生某些变化,也须进行必要的调整.

1.3全过程整理

由于一些特殊原因,档案馆、室有时也接收和征集一些零散文件,或者当馆藏的体系遭受严重破坏时,就必须进行全过程的整理工作.

2档案整理工作的意义

2.1档案整理工作是进一步发挥档案作用的前提条件

档案馆和档案室都是集中保存档案的信息中心,仅以档案室保管的档案来说,就形成于不同的年代、不同的组织机构、不同的工作和生产活动中,因此有着不同的内容、来源、性能和作用等.档案的数量多、情况复杂,就必须加以系统的整理,从而使其井然有序,方便管理,容易检索利用.否则,众多的档案杂乱堆放在一起,查找利用如大海捞针,不仅浪费时间,也会影响工作.因此,档案只有经过系统整理,才能体现档案的特点,反映出各项活动的历史联系和本来面貌,更好地发挥档案的作用.

2.2档案整理工作是档案业务工作中的关键环节

在档案业务工作请环节中,收集]：作是起点,利用工作是白的,而档案整理上作则是承上启下的关键环行.通过档案整理工作,可以进一步了解和检查档案收集丁作的质量,有力地促进收集工作.

档案只有经过整理以后,才可以科学地鉴定其价值,确定其保管期限；只有把档案分类整理好,用编目方式将档案的保管单位和排列顺序固定下来,才有条件实现档案的科学保管；只有把档案加以分类和整理,才能够充分发挥档案信息资源的作用.

总之,档案整理工作是档案馆（室）的一项重要的基础性工作,它对于搞好档案实体管理.特别是档案信息开发工作,充分发挥档案的作用,实现档案工作的目的都具有重要意义.

3档案整理工作的原则

档案整理工作的基本原则是：按照档案形成的特点和规律,充分利用原有基础,保持文件之间的历史联系,便于保管和利用.

3.1按照档案形成的特点和规律进行整理

档案是在一定历史时期,由一定政权机关、组织和个人形成的.各个历史时期内形成的档案就反映了各个时期的政治、经济、科学、文化、教育等各方面的历史活动情况,它们既有密切的联系,又有各自的特点.所以,整理档案首先要区分不同的历史时期,再分不同的政权,把同一历史时期、同一政权、同一组织形成的档案集中在一起,以保持档案的历史联系和完整性.同样,一个机关形成的全部档案,反映了这个机关的全部历史,是一个不可分割的整体,不同机关的档案绝不能混同.只有认识档案的形成特点和规律,才能实事求是地整理档案,最大限度地保持档案之间的历史联系,使整理好的档案,客观地反映档案形成时期、形成机关各项活动的历史面貌,从而便于查找利用.

3.2充分利用原有基础

在不同的时空条件下,对不同状况的档案整理从何着手,确定何种类型的整理力式和要求,成为必须首先解决的档案整理策略.档案是历史文化的遗物,它不仅记录了当时的实践活动,而且反映了历史整理和保存档案的情况和成果.在整理档案的时候,要尊重历史和继承前人的劳动,充分地利用先前的整理基础.这样有利于提高档案整理工作的质量和效率,以适应提供利用的需要.

我国档案界惯称的所谓“利用原有基础”整理档案,是已经被实践所证明的一种比较切实可行的办法,也是科学地组织档案工作的一条原则.它的含义和要求主要有以下两方面：

第一,充分重视和利用先前的整理基础,以确定档案整理的任务和要求,不要轻易打乱重整.一般地说,只要不是零散文件,已经整理而有规可循、有日可查,即应力求保持其原有的整理体系.或者不冉重新整理,而通过完善检索工具等其他环节进行弥补；或者只作必要的部分加工整理.

第二,在档案整理过程中,应该充分研究和利用原来整理的成果.不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况.也就是说,对必须进行一定整理的档案,也要注意分析原有的整理方法哪些是合理的,哪些是不合理的.对其中可取的方法应该适当地吸收或保留.即使某些简单的保存和清理工作的痕迹,如原有的捆、包,简单的纲目,随手注记的年月、单位、内容和数量等有关标识,也往往是值得参考的线索而应予以重视.

3.3保持文件之间的历史联系

所谓文件之间的历史联系,就是文件在产生和处理过程中所形成的内部相互关系.档案文件一般是以单件的个体形式陆续地产生,而以组合的群体形式持久地存在和运动的.因此,整理档案不能根据偶然的需要和人为的联系随意分合,必须按照档案形成的规律,保持文件在其形成者实践活动中固有的联系进行整理,才能把文件组成科学的有机体系.如实地反映山历史活动的面貌和文件的系统内容.这是档案整理区别于图书、情报资料等其他文献整理的一个重要特点.文件群体的这种联系,在某些书籍和法规文件中有时也被称为文件之间的.“内在联系”、“有机联系”,其含义都是相同的.近年来在国外也有按照文件的“历史联系或逻辑联系”整理不同类型档案的提法,对我们也有参考意义.鉴于档案是历史文件的系统积累物的特点,我们对其内在的各种联系着重表述为“文件之间的历史联系”,它包含看逻辑性和历史性的统—.

总之,保持文件之间的联系整理出的档案,便于保管和利用.但是,保持文件的联系和便于保管利用,有时也不尽一致.比如,一次重要的调查活动形成的座谈记录文稿和录音磁带,以及关于调查日程和经费问题的请示、批复、报销的记账凭证,就其内容而言,无疑互有密切联系,而且是重要的联系.但把这些形式不同的材料全部混同起来进行整理,则显然不便于保管和利用.整理档案是一项复杂细致的工作,同样是在保持联系的情况下,往往可以有各种不同的具体做法.在整理档案时,特别是在保持文件之间的联系和便于保管利用发生矛盾的时候,不能机械地运用保持文件联系的原则,要充分考虑档案保管和利用的方便.