企业档案管理

摘 要：分析了企业档案管理的重要性,阐述了企业档案管理的原则,并对现行档案管理工作提出了相应的建议,以期为有关档案工作者提供参考.

关 键 词：企业；档案；管理；建议

中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：1672-3198（2009）03-0035-02

1企业档案管理的重要性

企业档案是指企业在各项生产、经营活动中形成的对国家、社会和本企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录.各企业应注意日常工作中,各种文件材料的形成、积累,并按一定要求进行科学分类整理,统一管理本企业各门类、各种载体的档案,实现档案的有效利用.

（1）企业的档案是企业科技发展的催化剂.

（2）企业的科技档案是知识形态的生产力.

（3）企业档案是企业经济效益和社会效益的表现形式.

（4）企业档案是企业文化的重要部分,是企业成功的金桥.

2企业档案管理原则

（1）统一领导,分级管理.企业内部的档案机构要对本企业的档案工作实行归口管理和统一领导,建立统一的企业档案管理制度,对企业的全部档案实施综合管理.

（2）维护企业档案的完整与安全.维护档案的完整,从数量上说,要保证企业档案在内容上齐全配套；从质量上说,要保持企业档案的系统性和内在的有机联系,在范围上应涵盖企业全部工作活动所产生的各种门类、各种形式的档案文书,严防对档案人为地加以割裂和零乱堆砌.维护企业档案的安全,对企业档案进行很好的管理和保护,要加强保密工作,严防企业档案的丢失和失密、泄密现象的发生,严守企业档案中所含的涉密事项,保护知识产权,维护企业的合法权益.

（3）便于企业和社会对企业档案的有效利用.企业档案的利用,既是企业档案工作的基本出发点,又是企业档案工作的最终目的.企业档案管理工作之所以能够延续下来并得到不断发展,就是因为它对社会有一定的利用价值.企业档案的利用贯穿于企业档案管理工作的各个环节和始终,并且是检验档案管理工作质量的根本标准.

3加强企业档案管理建议

3.1统一规范,建立档案管理现代技术标准,加快相关法规的完善,保护知识产权、提高信息的可获取性

档案工作的标准化、规范化是信息化建设的前提和必要条件.因为现代档案信息已不再属于一个部门,而是作为一个地区、一个系统、一国或多国乃至国际档案信息交流的一个组成部分.因此档案工作部门必须要遵循标准化的原则,对收集、整理、编目、检索、温湿度控制、防霉防虫以及安全保管等基础性工作,都要严格按照统一的标准进行规范整理.国家相继出台了一系列相关标准,除了信息管理共用的标准和目前暂时与纸质文件、档案管理共用的标准外,还有电子文件管理专用的标准和规范,如《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T15-1995）、《CAD电子文件光盘存储系统的一致性测试》（GB/T17679-1999）、《CAD电子文件管理》（GB/T17825.1～10-1999）、《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）、《公务电子邮件归档与管理规则》（DA/T32-2005）等.并不断完善、修改《档案法》等相关法律,进一步为档案管理信息化提供法律依据.

3.2提高企业档案管理人员的素质

（1）具有较高的政治素质.提高档案专业人员的政治素质,首先要认真学习马克思列宁主义、思想、学习建设有中国特色社会主义理论与档案工作实际结合起来,着力解决好世界观、人生观问题,为档案事业的发展奠定坚实的思想理论基础.

（2）具有较高的职业道德素质.档案专业人员必须具有较好的职业道德,要牢固树立为利用者提供优质怎么写作的宗旨,提高怎么写作质量.档案专业人员应尊重档案、尊重历史,坚持据实立档,据实用档；必须忠于职守,具有严格的保密观念,以确保档案在政治上的安全.

（3）应具有较高的专业素质.必须具有扎实的专业理论基础,掌握档案工作的方法和规律,精通档案业务,在熟悉档案工作的基础上,丰富计算机知识,实现档案工作由传统的手工操作向现代化管理的转变.

（4）应具有创新意识.创新是工作向前发展的直接推动力,知识经济的来临,我们要学习与创新同步,需要创造性学习,善于发现新事物,研究新问题、新办法.应把握机遇,解放思想,开创性工作,以新思维对待新问题,以新思路和新对策解决出现的问题,努力把档案管理工作提高到一个新水平.

3.3怎么写作创新

信息化时代,文件与档案工作的怎么写作方式、内容,与传统档案利用怎么写作相比,发生了巨大的变化,提供了前所未有的发展和创新空间.信息系统深入、广泛的应用,形成了质优量大的电子文件信息资源.信息系统用户群体越多,对信息怎么写作的要求就越多、越广,因此,档案工作人员首先要树立信息怎么写作的理念.在信息怎么写作方式上,一方面要充分考虑用户对信息利用的需求,提供面向用户的信息利用平台.通用的信息应用系统,在功能模块设计时,对文件与档案管理的业务工作考虑得多,功能全面.但用户在利用信息时,往往只是希望查找文件本身,他们期望最大的是获取信息的效率和信息本身的准确率.因此,有必要为用户建立专门的信息利用平台,将信息过滤掉一些档案管理属性,使用户能简约、快速地获取所需信息.面向用户的信息利用平台,突出了用户的权益,保护了用户信息利用的效果,使用户在共享信息的同时,体会到档案怎么写作工作人性化、主动性的宗旨,缩短了用户与档案工作的距离；另一方面,在对信息需求充分调查的基础上,建立专题,收集、筛选、深层加工相关信息,以先进技术为依托,将专题信息制作成光盘,形成信息产品,为企业领导和业务部门提供信息怎么写作；第三是为有远程信息利用需求的用户,提供跨越空间、时间的信息怎么写作.

3.4正确处理好档案保密与利用的关系

保守国家机密是每个公民应尽的义务,更是档案管理工作人员的神圣职责.日常工作中,档案管理人员十分重视档案保密,工作尽心尽职,但由于在传统的保密观念影响下,档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象.由此产生一些弊端：大批档案得不到充分的利用,甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁,变成一文不值的废纸,造成档案浪费；领导不能及时全面地了解情况,有效地利用档案；档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来.上述情况表明,档案部门改变传统的观念,在严格做好保密工作的同时,切实完善工作职能,为领导决策怎么写作势在必行.机密档案应该保密,但保密的目的之一是为了利用,是有时间、地点、范围限制的利用,保而不用只会失去保的意义,失去档案的价值.当然,利用必须是在保密基础上的利用,无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害.所以,对档案工作来说,保密与利用两者都十分重要,决不可偏颇.

3.5加强企业档案管理标准化建设

（1）明确归档制度.企业的档案属于企业所有,企业工作人员都有建立档案、保护档案的义务,不得裁留档案.行政管理、劳动人事、经营管理、生产技术管理类文件按年度一年归档一次,要在次年的第一季度前归档.产品开发、设备仪器、基本建设、科学研究类文件材料应在项目完成后15日内归档.会计核算类文件由财会部门整理归档,保管一年后向档案室移交.企业人员因公外出学习、考察、开会获得的文件材料,要在会议结束后10天内向档案室移交.对制度的执行情况,档案员要跟踪督办,相关部门和人员要积极配合.

（2）严格遵守企业档案管理流程.包括管理部门、文件点收、文件整理、档案分类、档案名称及编号、档号编定、归档与档案清理、保存期限、档卷清理、调卷程序、调卷管理等.

（3）完善企业档案管理制度.包括档案保管制度、档案保密制度、档案利用制度、档案人员岗位责任制、档案统计制度、文件材料立卷归档制度等.