关于高校教学秘书工作的认识与体会

【摘 要】本文分析了教学秘书的基本职责和基本素质以及工作内容,总结了在教学秘书中的工作体会.

【关 键 词 】教学秘书；职能；素质；工作内容

为全面贯彻党的教育方针,适应高等教育新形势、新任务的要求,全国高校都在不断深化教学改革,实施高等学校教学质量与教学改革工程.特别是作为独立院校的我校打破了传统院校的基于学科型的人才培养模式,转为基于能力的应用型人才培养模式,这种培养模式因其独特的特点,对教学组织和教务管理工作提出了更高的要求.本人在我校系级教学秘书岗位工作多年,在此结合自己多年的工作经验,对教学秘书工作的作用及素质要求谈几点认识.

一、教学秘书在日常教学管理中的作用

高校教学秘书的基本职能是贯彻执行学院制定的教学指导思想,协助院教务处（分管全院教学事务的部门）及系主任处理日常的教学活动,做好怎么写作、协调、组织和管理等工作.

1.纽带职能

教学秘书是联系教学主管部门、具体教学单位以及师生的纽带,既要做到“上传下达”,及时准确的完成教学主管部门及院系领导的各类指令性工作,又要做到“下情上送”,客观公正的将教学工作中的一些情况及时反馈上来.

2.怎么写作职能

管理就是怎么写作.教学秘书从事的工作是教学行政管理即教学管理,是对教学计划实施过程中的常规管理,其主要目的是维持正常的教学秩序、保证教学任务的顺利完成.教学秘书扮演的是“怎么写作教学、怎么写作教师、怎么写作学生”的角色,应该加强与教师、学生的沟通,主动为广大师生着想,及时反馈教学信息,切实做好本职工作,真正把怎么写作落实于各项教学管理工作中,为日常教学活动的顺利进行保驾护航,成为教学秘书工作的重要内容.

3.组织协调职能

教学秘书一方面要完成教学主管部门及院系领导布置的各项工作,另一方面还要借助有效的沟通手段协调院系、教研室、教师和学生之间的关系.只有进行有效的沟通协调,教学工作才能达到预定目标,从而保证教学秩序的正常运转.

4.管理职能

作为高校最基层的教学管理人员――教学秘书在日常的教学活动中承担着管理各种有保存价值的教学资料任务,如例年毕业论文、任务书、开题报告的整理保存,例年试卷的保存,成绩单的保存等,同时也为迎接教育部评估做好准备.

二、教学秘书的工作内容

1.上情下达,下情上报

作为教学秘书,学院教学主管部门及系主任应该是我们的直接领导,一定要及时准确的将上级主管部门下发的通知转达给系主任,并且协助系主任完成各项教学管理工作,督促各位老师完成各项工作.老师在教学工作中遇到一些实质性的问题,例如课程设置中存在的一些问题,合班上课出现的一些问题等,应及时上报给系主任,并协助系主任上报上级主管部门.

2.日常教务教学工作

（1）教学任务的下达

在每学期后期,我们都要根据培养方案里面的教学计划在教务管理系统里将下学期的教学任务下到相应的老师名下,同时认真核对课程性质、学分等,在准确无误的情况下,上报教学怎么写作中心,待教学怎么写作中心将课表排出后,教学秘书要进系统核对课表,看是否有漏掉的课,是否上课教室排的不合理等等,最后将信息反馈教学中心,课表最终版确定后要将课表及时通知给各位任课教师及学生.

（2）教师信息的收集

每学期都会有新进教师,为了迎评,我们需要将教师的基本信息及科研教改参与情况,学术论文发表情况等统计汇总.还有关于教学大纲、教学进度表的收集汇总等.

（3）期中教学检查情况汇总

教学秘书有责任将期中教学检查中发现的问题,督导听课意见及时反映给系主任,并协助系主任将出现的问题给各位老师进行通报,让大家有则改之,无则加勉.

（4）教师课时费的核算、上报

每学期初就要将本学期所有任课教师所带课程、总课时、班级人数整理并造出课时费结算表,再根据课时费结算表做出课时费发放表,上报上级主管部门.

（5）教务考务工作

教学秘书主要负责本部门所开课程的考试安排及监考安排,以及本部门所有教师所开课程试卷及成绩单的整理保管、学籍管理等工作.

学生成绩单的打印,重修、补修、免修手续的,教师调停补课手续的等.

（6）配合教学怎么写作中心做好专项选修课及公选课的选课工作

及时准确地将教学怎么写作中心发的选课通知发给各班辅导员老师,由辅导员老师发给各班学生,确保学生都能接到通知并及时选课.

（7）毕业生的相关工作

毕业生论文选题统计、进展情况统计,毕业论文答辩,论文、开题报告、任务书的收集归档,毕业生名单统计,学位证的发放等.

三、教学秘书应具备的基本素质

1.良好的思想素质

良好的政治思想素质和职业道德是做好教务工作的基本保障.教学秘书是高校教学管理工作中最基层的管理人员,整天默默无闻地从事着繁琐而复杂的基层管理工作,如教师的调停课手续的、排课、统计预定新学期教材、考试监考的安排等具体工作.好多人就认为教学秘书就跟打杂工一样,干的就是跑腿的活.此外,教学秘书在领导与领导、领导与教师、教师与学生之间工作,难免会碰到各种困难与麻烦,甚至被人误解,这些都需要教学秘书在处理具体事务中能有一个平常心,能有任劳任怨、甘于奉献的精神.

2.高度的责任感

教学秘书这个岗位看似平凡,但却举足轻重,不容有丝毫马虎.教学秘书的工作态度和工作质量的好坏,在一定程度上直接影响高校教学活动的顺利进行,如教材的征订、学生补考 、 补修、重修的报名登记等都非常具体、非常细致和繁杂,稍有不慎,便可能有教学事故发生.再比如,教师课时费的计算,稍不留意,也许就会给某位老师漏掉某个班,或者稍不留意就会将课程系数算错,这样就会导致教师课时费少算或者多算,这都是很严重的工作失误.这就要求我们作为教学秘书一定要细心,不容许有半点马虎.只有严谨的工作态度、强烈的责任意识才能贯彻准确性原则,因此,强化责任意识是完成各项工作的重要保证.

3.全心全意为师生怎么写作的意识

教学秘书的宗旨是为教学怎么写作,为教师怎么写作,为学生怎么写作这是教学秘书一切工作的出发点和归宿.因此教学秘书的工作必须建立在真心实意怎么写作的基础上,急教师所急,解学生所难,任劳任怨,全心全意为教师和学生怎么写作.

4.良好的业务素质

一个好的教学秘书不仅要熟悉自己本职工作的专业知识,同时要熟悉自己怎么写作对象的专业知识,如本院 （ 系 ）各专业的培养目标,本院 （ 系 ） 教学计划的内容和特点、各专业的主要课程内容和课程体系设置的原则等.例如,学生来补修、免修、2+2出国学生学分替换等手续时,就要求教学秘书必须了解清楚,补修、免修的条件,学分替换就要求我们必须熟悉本校本系所有专业的培养计划,才能知道什么课程可以替换什么课程等等.因此只有在了解怎么写作对象相关的专业知识后,才能做好本职工作.同时必须具备良好的协调沟通能力、档案整理能力、处理信息资料能力、计算机应用能力,工作要细心周到,并不断总结经验,提高业务水平.

高校教学秘书的工作是具体的、繁杂的,是教学管理工作的重要组成部分, 教学秘书的工作质量直接影响着教学管理工作顺畅与否及教学质量的高低,教学秘书在工作过程中必须认真细致,稍有疏漏就可能酿成教学事故,严重影响教学秩序,造成不良后果.了解高校教学秘书的工作职责、工作的主要内容,正确认识教学秘书在教学管理过程中的地位和重要作用,明确其应具备的素质,有利于提高教学秘书的工作效率、更好地发挥其在教学管理工作中的作用,保证教学活动的顺畅进行.