高校电子档案建设探究

【摘 要】电子文件是现公技术条件下产生的一种新的文件类型,与传统的纸质文件在保存和处理方法上有很大区别.电子档案已在档案管理工作中得到了广泛的应用,对有效推进高校档案,顺利实施的必要条件进行探讨.

【关 键 词 】高校；电子档案；建设

随着现代技术的快速发展,计算机和互联网被广泛地应用到各个行业和领域,并在社会活动和机构运转中产生了大量的电子档案.目前,电子档案也成为了高校档案必不可少的重要组成部分,很多高校都建立起了自己的局域网和自动化办公系统,这对文件的流转和工作效率的提高起到了很大的推动作用,但它的形成、存储和管理与传统的纸质档案不同,也给档案管理工作带来了一次革命性的挑战,档案工作者只有顺应时怎么发表展的潮流,正确积极地认识电子档案的重要性和特点,加强对新时期档案管理方法的研究,熟悉其特性和优缺点,才能扬长避短,从而进一步推进档案管理的 建设.

所谓电子档案,是指在社会实践活动中形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的机读材料和其他载体形式的记录,是信息社会发展的产物.电子档案具有非直读性,其信息内容可以通过压缩编码和加密等技术性处理,使其具备相当的保密等级,没有和权限无法直接查看,因此更加便于加密.在传统的纸质档案时代,查阅档案时,通常可以看到整个卷宗,尽管查阅者只需利用卷中的一份或几份文件,但却能够看到整卷档案内容.电子档案即克服了这一缺点,可以根据查阅的范围提供单份文件或片段,这样查阅者就无法接触其他无关的文件,从而保证了其他文件的保密性.

一、推进高校电子档案建设的主要任务

(一)加强电子文件的归档和管理

电子文件归档和管理是档案 建设的重中之重,是当前迫切需要解决的问题.档案部门要以国家的《电子文件归档与管理规范》为依据,加强档案网络建设,实现网络环境下的电子文件的实时接受、归档、管理和利用,确保有价值的电子文件及时、完整、真实、有效的保存在档案部门,为“电子公文和纸质公文一样得到科学保管和有效利用”奠定基础.

(二)加快馆藏档案的全文数据库建设

高校档案管理要从提高档案管理现代化水平、方便利用这出发,不能仅仅满足于目录及的检索和下载一个表格等,而应当提到新的高度,要适应 的需要、现代化管理的需要、提高利用效率的需要,保证查得快、准、全.要在建立科学的检索体系上下功夫,做好原有馆藏档案文件级目录数据库建设工作的同时,加强机读目录数据库的建设,加快实现手工检索向计算机全文检索的全面过渡,为档案利用提供最大方便.作为实施的领导要充分意识到数字信息资源是根本而硬件是手段,要把有限的资金重点用在信息资源的数字化转换、全文录入、系统设计等环节上,特别要优先对一些重要的、珍贵的、容易受损的、利用频率高的档案进行数字化加工.

(三)要严格控制电子档案的可转换性以保证电子档案的安全

由于电子文件可以根据需要在不同的载体上同时存在,也可以互相转换,包括文件的字体、签名、印章等,通过计算机基本的复制、粘贴功能就能达到完全一致,这使得电子文件只能保证真实性而无法确定原始性.尽管如此,但我们可以利用计算机的更高功能对电子文件和电子资料加以保护.如将文档设为只读模式,或对部分电子文件加密,从而到对电子文件进行特定的保护.而且由于计算机系统中信息的相对独立性以及计算机环境本身的特点,使得对系统中信息的增删、更改变得十分容易,而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改动的痕迹.在此情况下,如果未做备份,数据一旦被修改,原来的文档就荡然无存、毫无痕迹.因此,档案室必须要将形成的第一手电子文件和电子资料及时备份存档,确保今后的利用准确.

二、电子档案管理在高校档案管理中的应用

针对电子档案在实际运用中所涉及的风险问题,可以采取以下措施进行预防：

(一)加强电子档案存储设备以及网络的安全性

首先,保障存储设备的安全,专机专用,定时进行软硬件更新升级,定期对设备进行管理维护,保证存储设备的良好状态；定期对存档文件更新备份,防止文件在意外情况下的丢失；还可以通过网络防火墙、身份验证、数字签名、病毒预防以及档案及时备份、严格规定读写权限,加强电子档案在存储处理过程中的安全性,确保电子文件在存储、传输过程中的安全、保密,预防电子文件被其他用户非法访问和随意删改,应当不断改进现代化管理手段,努力提升馆藏档案的安全保护水平.

(二)规范操作流程,杜绝档案在操作过程中的风险

首先加强人员的职业道德意识和安全操作规范培训,使档案管理员具备较高的职业操守,同时通过规范的操作,杜绝在人员操作的过程中存在的漏洞.其次,尽量统一各单位档案存储的格式、处理软件,防止文档在格式转换或者由于软件兼容性问题被损坏.

(三)为了保证电子档案的寿命,使用多种媒介手段进行备份存储,同时及时升级和更新存储技术,保证文件存储的安全性和可读性

严格控制管理人员的权限,做到职责权限同步,防止由于管理人员操作时对其他信息造成的无意删改.

作者简介：李芬（1972.10- ）,女,湖北黄梅人,副研究馆员,研究方向：档案管理.