全宗内档案的分类

[摘 要 ]在档案管理的细节过程中,所谓全宗内档案分类,是指在整个档案管理之中,把一个通过立档单位形成的档案,按照档案管理的时间、来源、内容以及形式等特征把档案管理具体划分为若干类别,使档案管理更加系统化、条理化.

[关 键 词 ]全宗内档案 分类原则 分类标准 档案 分类

[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2013）09-0047-01

一、分类原则与分类标准

(一)全宗内档案分类原则

全宗内档案分类总的原则是要科学、客观、符合逻辑,能反映档案在其管理过程中所形成的特点和规律.通过实践证明,在档案管理过程中具体的分类原则可表现出以下几点：

1.根据档案管理过程中全宗的性质和特点进行分析研究,可以选择适当的分类原则和分类标准进行划分.能够恰如其分地提示档案间的内在联系,使整个分类系统具有客观性,组成一个有机的整体,系统反映出立档单位的活动面貌.

2.根据档案管理中分类体系的构成和应用的逻辑性分析,遵守逻辑划分的相关规则.一次档案分类只能使用一个分类标准,子类外延之和正好等于母语外延,子类之间必须界线清晰,不能互相交叉,类目概念应明确.

3.分类层次简明,类目不宜过细、过多.一般来说,类目划分到二级至,使之能包容一定数量的案卷.另外,划分类别时应留有伸缩余地,以便随实际需要增加或减少类别.

4.类目名称应含义明确,具有系统性,有合理的排列顺序.必要时,对类目所指范围和归类方法应有说明,以保证分类的一致性.

(二)全宗内档案的分类标准

全宗内档案的分类标准主要有文件的时间、来源、内容、形式四种,每一标准下又有不同的分类方法.

1.按文件产生的时间分类.一是年度分类法：根据形成和处理档案所属年度分类.二是时期分类法：按立档单位在发展过程中形成的不同时期（或不同阶段）分类.如中华人民共和国成立前、中华人民共和国成立后、抗日战争时期等.三是工作阶段分类法：如工程档案按设计、施工、竣工等不同阶段进行分类.

2.按文件的来源分类.一是组织机构分类法：按立档单位的内部组织机构分类.二是作者分类法：按文件的作者分类.三是通信者分类法：按与立档单位有较稳定的来往通信关系的机关或个人分类.

3.按文件的内容分类.一是问题分类法：按文件内容所说明的问题（事由）分类.二是实物分类法：按文件内容所涉及有实物分类,如石油、粮食、煤炭、棉等.三是地域分类法：按文件内容所涉及的地理区域分类,如湖北、湖南等.四是专业分类法：按档案内容所反映的专业性质分类.

二、档案管理过程中组织全宗内档案的分类研究

根据档案管理的现状及过程研究来看,组织全宗内档案管理常用的分类方法可以有三种情况：即档案管理年度分类法、档案管理组织机构分类法和档案管理问题分类法.

(一)年度分类法

所谓年度分类法是指在档案管理中运用的最广泛的档案实体分类法进行管理,这是因为一个立档单位在一个年度内所形成的档案与其他情况不同,表现出存在着最紧密的联系.立档单位的工作如果以年度为单位进行制订计划和进行总结的研究,对其档案可以按年度进行分类,所以能够看出这个单位逐年发展的具体情况,可以较好地维护和再现立档单位活动和档案形成的历史过程.另外,这种分类方法同现行的文书处理工作制度吻合,文书部门按年度进行立卷和移交案卷,自然而然地把档案分成不同类别.

1.文件上没有标注具体时间的,要想办法考证分析出时间.考证方法有很多,可以根据文件的内容、文件的制成材料、格式和文件上的各种标记来判定档日期或大致日期.

2.专业部门的工作除了使用通用年度以外,还使用专门年度,如学年度、会计年度等.这些专业部门的档案应分别按通用年度和专门年度分类,其主要业务工作的档案分类按专门年度进行,而其他工作形成的档案仍按通用年度进行分类.同时,采取交叉设类的方法,如2007年度与2007-2008学年,2008年度与2008-2009学年,依次类推进行交叉设类,类内统一进行整理.

(二)组织机构分类法

一个单位的档案是由各个组织机构在其业务活动中形成的,每个组织机构都承担着一定的职能和任务,所形成的档案一般都具有同类性质和关联性.按组织机构分类一般是以立档单位内第一层组织机构作为一级类目,必要时可分到第二层机构,作为二级类目.机构名称即类名,各类的顺序按规定的顺序或习惯排列.涉及几个机构的档案,在一个立档单位内应有统一规定,将之合理地分入相应类别.

(三)问题分类法

按问题分类时要以档案内容中最基本的问题设类,反映立档单位主要面貌,类目体系应简明,符合逻辑,层次不宜过多.由于档案内容所涉及的问题十分复杂,按问题分类时主观随意性较大,分类的一致性和准确性差,因此,这种分类方法不宜单独采用,应与其他分类方法结合使用.对于问题分类法的使用应特别慎重,不要轻易打乱组织机构而先按问题分类,一般是在不适宜按组织机构分类,或者每个组织机构内文件数量很多需要再分属类的情况下,才采用问题分类法.