高校生档案二级管理机制的

【摘 要】研究生档案是研究生教育管理工作的重要组成部分.本文从我国高校研究生档案特点入手,通过探讨在建立规范研究生档案归类的分级保存范围的基础上进行二级管理体制,并对其改革思路进行了分析.提出应根据国家有关文件的规定和要求,积极创造条件配齐必要的软硬件设施,加快各级分管单位档案室（馆）的建设,形成档案二级管理工作体系.

【关 键 词 】高校；研究生；档案特点；二级管理

随着我国高等教育的逐渐发展,高层次知识结构人材的培养工作越来越受到重视,自1978年我国恢复研究生教育以来,研究生教育取得了突飞猛进的发展,我国高校研究生教育驶入快速车道.各高校研究生招生人数、毕业人数和授予学位获得了空前高速的发展.随着我国研究生教育研究生人数均大幅增加,研究生档案作为教育资源也达到了前所未有的规模.研究生档案是研究生在学校培养期间,在学习和品德及在教学、科研活动中形成的具有保存价值的重要记录载体,也是研究生在校学习期间的各种社会实践及奖惩的真实历史记录材料的总体,是人事档案的重要组成部分,是今后研究生毕业就业及用人单位选择的重要参考信息来源.因此,严格管理好研究生档案,使之完整、规范和安全是每一位档案管理人员的职责,如何做根据研究生档案特点做好研究生档案管理工作实现二级管理,这是值得我们认真探讨研究.

1.研究生档案特点

1.1 独立性

从招生情况看,研究生比本科更复杂,本科召生是由国家在社会层面上统一进行的,其从考试与录取,都由各省教育厅的召生部门具体实施,学校录取主要参与自身招生计划完成即可,因此,这一过程所形成的需归档资料比较少,可不用单独归类.而研究生招生就不同了,首先研究生招生具有多样性,随着近年招生规模的扩大,国家从刚恢复招生制度时的计划内研究生,发展到现在的大规模,多样性的状况,不仅有计划内,还有计划外、委托培养,定向培养,在职攻读,推荐免考,公费、自费等形式.其次,研究生招生具有独立性,在招生工作中,如报名、考试,面试、录取等项工作,大多由召生学校自主完成,同时各学校之间在招生工作的流程与手续上均有不同与要求.再次,研究生招生具有很强的政策性.由于研究生招生不是在社会上统一进行的,它涉及到许多各省教育部门的文件规定与招生计划,同时也涉及到学校会为此专门制订各项具体措施与规定,情况比较复杂.

1.2 独特性

从高校的教学结构与人才培养来说,研究生教育与培养是在本科学习基础上发展起来的一种专业性教育,研究生教育更重学生自身科学研究与独立探索能力的培养与开发,因此,研究生在校期间,学校特别强调学生在学习过程中的独立申请完成科研课题能力及取得的科学研究成果,而这些在一定程度上体现着学位水平的成果,不仅对研究生自身有着重要的意义,同时也有着较强的社会意义与实际价值.许多科学家正是通过其读研究生、博士生培养的独立完成科研任务撰写科研论文,撰写不同阶段的毕业论文,而奠定了其一生的研究成果.

1.3 个性化

研究生学习不同于本科生,他们经历了大学本科、专科阶段的学习,有一定的专业知识与背景,具备了一定的独立分析问题和解决问题的能力,所以在高校都是由研究生自己选择导师,选课方面也根据自己的专业选择,有很大的自主权,学习方式方法体现出个性化特点.

1.4 多样性

研究生档案的多样性主要体现在（1）内容多样性,研究生从入学到完成学业、授予学位要经过几年的时间,其间有课程计划的制订与实施,有阶段性考核,还有开题报告,中期检查,到论文撰写及学位的取得,不同阶段形成不同材料,（2）是多样性,从入学到授予学位的全过程,它波及研究生、导师,学科负责人,论文评阅人,答辩委员会会委员和各级研究生管理部门,有的材料需要多方面的合作才能完成,经历的时间长,部门多.（3）是形式多样性,由于研究生档案材料内容涉及面广,且各自具有不同的特点和要求,使得其形式具有多样性.

1.5 科研性

研究生档案的科研性主要体现在研究生教育研究方面的科研性.首先,要实现硕士生“独立”性、博士生“创造”性要求的培养目标,每个学科、专业制定的培养方案、个人培养计划,都必须是根据每个研究生本人的不同要求和特点制订的,其中的课程计划是学科在教学与科研实践中不断完善和逐步发展的.它既是科研实践的证明,又是科研成果的展现.因此,研究生档案本身就具有一定的科研价值,一个良好培养方案与方式可以用来推广和应用,可以提高研究生培养的整体水平.其次,研究生大部分时间要在导师的指导下,撰写科研论文或参与导师的课题研究.其学位论文本身对所研究的课题提出的新见解或新内容加上所引参考文献,是重要的科研成果资源,优秀的学位论文可以反映研究领域的最新前沿及发展动态,是进行科技创新的重要信息来源,具有潜在的学术价值.

2.研究生档案归类与分级二级保管内容

在高校中普遍存在归类不统一,不规范现象,不少学校将研究生档案“一锅烩”,即将所有材料简单地归为一类进行组卷管理.这种归类方法不符合研究生教育的特性,没有体现个体的差异,有将多样管理简单化的倾向,不能完整的反映每个研究生在校期间的表现.为了便于研究档案管理与建设,我认为应根据研究生档案特点将研究生档案归为二类,并据此实行“统一领导,分级管理”的二级管理体制.这样更便于研究生档案的整理、归档与利用.

2.1 综合类

此类档案由档案馆保管,其可以全方位反映学校研究生的总体情况,具有年度性整体性与综合性,是档案管理工作的“纲”,“纲举瞠目张”,有了纲,更为细致的个性化的内容就好处理了.主要划分内容如下：

（1）文书类：上级下达的有关研究生教育工作的指导性、指令性文件（原件）；研究生教育规章制度等.

（2）招生管理类：新生录取名单；研究生入学试题及答案等. （3）教学管理类：研究生培养方案；研究生课程教学大纲；教材、教学改革优秀材料；教学检查、教育质量评估材料等.

（4）学位管理类：主要包括校学位委员会授予各层次学位名单；博士、硕士生导师遴选材料及批复；博士、硕士生副导师资格认定材料；研究生（博士、硕士）学位授予档案材料及学位论文；学科建设与学位授权点申报评审材料等.

（5）学生管理类：主要包括研究生名册；研究生学籍变更材料；研究生奖惩材料；研究生思想政治工作典型调查材料和统计等.

2.2 学位档案

研究生学位档案是指培养和授予硕士学位、博士学位等活动中形成的具有保存和利用价值的文字、图表、声像等文件材料.高校研究生学位档案涵盖了高校研究生培养的整个过程,客观地反映了高校研究生培养的能力、水平及最终结果.档案的主体是研究生在校学习期间形成的具有保存价值的历史记录,因此学籍档案主要是以人物为特征的研究生管理档案,它以每个研究生个体为基本单位,以所学专业为基础的群体组合,进行单独立卷,这部分是高校研究生档案的重要组成部分,它反映了每一个研究生学习、培养的全过程,是研究生管理的工作成果.此部分由二级院系管理.其内容如下：

（1）研究生学籍总表、研究生学籍总表是研究生入学前的基本信息及在学期间的整个学籍记录,包括了所有学习课程的成绩及学分、必修环节内容及学分、书编号及毕业去向等.

（2）研究生中期筛选考核表：记录了研究生学习中期,学校对研究生的政治思想和道德品质、基础理论和专业知识、科研创新和实践能力及健康状况等方面的综合考核结果.

必修环节记录（包括研究生的学术活动记录表、科研实践及社会实践报告书等）.

（3）研究生个人培养计划：研究生入学后,导师与研究生共同制定的针对研究生个体在学期间学习、科研、实践活动等的一个全面的培养计划.

（4）研究生个人学位科研档案：学位论文开题报告、课题研究计划任务书、课题结题报告书,实验原始记录,学位论文评审书、在学期间的科研成果（包括正式发表的学术论文、著作及专利等）、论文答辩申批表、学位论文答辩记录、学位论文答辩决议、学校学位委员会通过决议,学位申请书、学位审批表等.

学位档案是高层次人才培养过程的结晶与最终成就,因此,它不仅反映了研究生个人的学习情况与教育经历,也反映了学校整个研究生教育与管理的基本情况与成就,而且在一定程度上反映了学校教学科研的水准,体现着某一领域创造性研究成果,具有一定的前瞻性.因此将研究生学位档案独立出来,按研究生所在院系与专业分门别类归档立卷,是非常必要的,是对学校研究生教育水平与成果的全面展示,检验与总结,是照顾全面,又突出重点的档案原则的正确体现.

3.完善研究生档案分级管理的措施

（1）加大经费投入,创造良好的档案工作条件.随着研究生教育规模的不断扩大, 以传统小工业作坊式来管理档案, 靠记忆办公、填报材料完全靠记忆和零散资料来应付.这远远不能适应这一研究生迅速扩招新局面的要求,因此学校或院（系）领导要高度重视二级单位档案室的建设.首先,配备充足的专用档案柜, 以便随时把有价值的档案资料井井有条地装进档案盒.其次,应对各院（系）档案室设备进行添置和更新,如购置计算机、扫描仪、刻录机、复印机、空调机、传真机、照相器材等先进设备, 使研究生生档案建立和管理不再停留在原始的手写笔录上, 档案建立和管理的形式也应由文字、图表发展到音像制品、光盘软件等.再次,安装温、湿度自动控制系统,实现温、湿度的自动测试、自动记录、自动调节.其次,还应配备灭火器、防盗等报警系统和防盗、防光、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温等防护设备.

（2）专人负责,专人管理.目前高校院（系）研究生文秘岗大多只设一个编制,但其职能范围相当宽泛,承担着研究生教学、科研、日常管理等其他繁重工作,致使研究生秘书身心疲惫,工作效率不高,因此,建议研究生档案工作人员列入学校事业编制,确定各二级档案管理单位从事档案工作的人员编制数,档案人员采取配备与聘任相结合的制度,并保持人员的相对稳定.同时,院（系）领导要高度重视档案管理的有关工作,经常关心、过问、定期检查档案立卷归档工作,在评优、职务晋升等方面给予倾斜.

（3）明确分工,强化管理监督.在学校主管校长的领导下,研究生院（部、处）为研究生档案的形成、立卷和归档工作的主管部门,负责研究生文件材料的统一制法和立卷归档的统一布置与验收分工.各院（系）分别为研究生档案的二级管理单位,应根据主管部门的统一布置和要求,采用专职档案管理人员全面负责档案的收集、整理、鉴定、保管、移交、利用、统计等工作.为确保研究生档案的完整、准确和系统性,各学院研究生办公室都应把文件的形成、积累、整理和归档纳入管理工作的程序和职责范围.对于各类重要的研究生档案,由各学院（系）按要求完成立卷后,填写移交目录,经教学主管部门负责人审核签字后,按期移交学校档案馆（室）.档案馆（室）应定期负责对立卷工作进行业务指导,配合主管部门对各学院（系）有关人员进行档案技术培训,确保案卷质量.所在学院（系）领导要对档案的存放、保管、防火、防潮、借阅制度等各个环节予以重视,并建立相应的管理程序,以保证档案的完整和完好.

（4）提高档案管理人员综合素质

档案管理工作人员作为档案管理的关键要素“要不断地提高自身素质”适应新形势下档案管理工作的新要求!首先“在思想上引起重视”改变旧的管理理念“要认识到档案管理的好坏直接反映高校管理水平的高低 要意识到档案是对学生个体的全面反映”是学生成长的重要记载!其次“由于档案管理工作具有较强的专业性”要加强专业管理人才的培养“开展各种培训活动”例如职业技能指导和岗前培训等!高校档案管理人才既要懂档案管理业务知识”又要懂现代技术知识“能将现代技术应用到档案管理工作中”实现档案管理的信息化!再者“提高怎么写作意识!研究生档案管理工作其主要目的是便于人们的查阅和调阅”建立方便、快捷的查询系统是研究生档案管理工作努力的方向”如果做不到这一点“再完整的档案保存也没有实际意义”不能体现档案管理工作的价值! （5）改革和完善档案管理体制

首先, 由学校档案馆（室）负责, 定期考核研究生各相关部门档案专人员的业务工作, 并与该部门综合业绩挂钩, 这样才能强化档案馆（室） 的行业管理职能.其次, 档案管理干部的调动要征求档案馆（室）的意见.干部不流动, 不符合事物发展的规律,但调动过于频繁, 也不利于事业的科学发展.档案工作专业性较强, 业务上的熟悉和掌握不是一蹴而就的, 如果人员变动过于频繁, 就很难有效地开展工作.因此,研究生档案管理工作人员要保持相对的稳定, 不要轻易换岗, 确有其因时,要征求档案馆（室） 的意见, 并妥善交接手续.最后, 档案管理的制度化不仅包括对于研究生档案的收集、查询、借阅、整理制定相应的工作流程、规章准则,还包括建立档案管理人员的责任追究机制.

（6）加快学院（系）档案管理现代化建设步伐,促进研究生档案信息资源多重效益的实现.由于历史原因,我国档案信息化建设起步相对较晚,随着计算机网络的普及,近年来档案管理工作正处于由传统的纸质文件为主体的档案管理模式向纸质版与电子文件并存的管理模式过渡的转型期.

目前,许多高校的本科生的档案已经实现了网络管理,而研究生的档案材料却仍以手工操作的手段完成收集、整理、统计、检索.在档案管理现代化建设中,加快现代信息技术在档案信息管理中的应用步伐,重视档案信息资源的网络化建设,有条件地把研究生档案分类归档,以适应纸质文献、电子文献和网上信息的转换,实现档案信息资源共享,最大限度地满足社会各方面对档案利用的需求.在搞好传统载体档案数据库建设的同时,及时做好重要电子文件和数据档案的登记和备份工作,推广数据库加密技术,选择性开放数据库,设定访问权限,构建适应新形势要求的档案网络安全体系和监管怎么写作体系.

总之,随着研究生教育的快速发展,研究生档案作为一项系统工程,面临着新的机遇和挑战.在研究生档案分级管理工作中,学校、研究生院（部、处）应对各学院（系）在业务上给予帮助和指导,同时根据国家有关文件的规定和要求,积极创造条件配齐必要的软硬件设施,加快各级分管单位档案室（馆）的建设,形成一个数量充分、质量优化、门类齐全、结构合理、数据安全的对国家和学校具有保存利用价值科研成果是对研究生科研活动、科研能力的综合反映.

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[责任编辑：刘帅]