建设项目档案管理与项目管理的同步实施

摘 要：随着企业的发展,投资项目越来越多,加强对投资项目的档案管理就显得尤为重要.本文从项目档案管理的角度,浅谈做好项目档案管理与项目管理同步实施的重要性.一是充分认识建设项目档案的重要性,二是建设项目管理与项目档案管理不可分割,三是项目管理人员重视项目档案的必要性,四是项目档案管理工作必须前移,五是项目档案管理与项目管理同步实施的主要措施.

关 键 词：项目档案；项目管理；同步实施；重要性；保证措施

中图分类号：U673.2文献标识码：A

1前言

随着企业的发展,投资项目越来越多,加强对投资项目的档案管理就显得尤为重要.一般地,建设单位对建设项目管理比较重视,从项目立项到项目建设的实施,都会制订计划,检查计划的实施情况.但对于建设项目管理中很重要的一个方面――项目档案管理却没有得到相应的重视,最终将影响建设项目的总体验收和建设成果在生产经营等方面的运用.近年来,随着国家、地方等各级部门对项目档案管理相关规定的出台而有了很大的转变.本文从项目档案管理的角度,谈一下做好项目档案管理与项目管理同步实施的重要性.

2充分认识建设项目档案的重要性

国家对建设项目档案越来越重视,要求也越来越严格.根据国家档案局、国家发改委联合发布的《重大建设项目档案验收办法》规定,项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分,未经项目档案验收或项目档案验收不合格的建设项目,不得进行或通过整个建设项目的竣工验收.由此可以看出,项目档案验收对整个工程项目的竣工验收具有一票否决权,充分体现了项目档案在建设项目竣工验收中的重要性.此外,项目档案对建设项目日后的管理、使用、维护、改建、扩建、技改有着十分重要的作用,项目档案的保管期限一般长于项目实体的存在期限,项目档案比项目实体的生命周期更长、信息价值更大.如果项目档案收集不齐全、整理不规范、保管不安全都会直接影响建设项目发挥最大的效益.

3建设项目管理与项目档案管理不可分割

工程建设是百年大计,工程建设项目档案同样是百年大计,有了工程没有档案将后患无穷.做好建设项目管理是项目建设得以完成的重要环节,一个项目从立项、施工到建成投产,管理贯穿全过程,并相应产生大量的文件、材料.这些文件、材料记载着项目实施的全过程和成果,对将来的利用起着重要的作用,这就意味着项目管理与项目档案是一体的.因此,项目档案管理是建设项目不可缺少的重要部分,是与建设项目管理不可分割的.所以,在项目管理过程中必须坚持执行“四同步”制度.即：企业下达项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步,检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步,验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料归档情况同步,项目总结与项目文件材料完全归档同步.以“四同步”制度来确保做好项目档案的收集工作.

4项目管理人员重视项目档案的必要性

因为建设项目档案记载了建设项目活动的全过程和成果,是固定资产投资的重要技术档案,并且档案的主要作用就是利用价值.因此,项目的档案工作不同于项目的其他工作,它是一项特殊的全员参与的工作.它要求的是建设过程的真实反映,需要参与项目建设的每个人在各环节上把好关,确保归档资料完整、准确、系统.所以,建设项目档案的完整、准确和系统,最关键是具体负责项目工作的人员对工作过程所产生文件材料的审查、收集和归档.因为管理项目的人员清楚项目实施过程所产生的文件材料情况,档案人员只是知道按规范应该会产生什么文件材料.例如1：负责招投标工作的人员,整个招投标过程所产生的文件材料,只有经办的人员收集完整、准确并归档,这部分的文件材料才能完整和准确.例如2：施工单位提交的竣工图,如果是在一张作废的施工图上作竣工图,并且没有提供设计修改依据,图纸目录也是修改前的目录.这样,由于档案人员没有管工程,因此是不知道图纸是作废的.一般来说,档案人员只是对照图纸目录和设计修改依据检查竣工图是否有漏项,而管理工程的人员,应该知道在这项工程中图纸修改的情况,作竣工图就应该使用有效的图纸,否则竣工图是无效的,将来利用这张图纸的时候就跟实际不一致.例如3：某个分项工程,按照招投标文件及合同内容,都说明包括在某项工程里面了.而在实际施工的时候,由于施工单位资质达不到要求,放弃了这部分的工程量,档案人员没有参与工程管理,就会不清楚,这项工程档案里面就会缺了这部分资料.只有工程管理人员清楚,这就需要工程管理人员与档案人员沟通,档案人员在收集、编制档案时才能将这项工程的施工文件完整.因此,项目管理人员充分认识项目档案的重要性,是有效保证档案的完整和准确的一个重要途径.

5项目档案管理工作必须提前介入

每个建设项目,特别是投资大、周期长的项目,建设程序复杂、环节多,参建单位多,形成的文件材料多而杂.由于分工的原因,项目档案的形成和运转分散在各业务部门和参建单位,而项目管理部门对档案管理不是很清楚,不知道项目档案的组织管理、归档范围、整理规范、保管要求等,等到工程项目要竣工验收,提到项目档案验收了,才知道项目档案还有整理、验收要求,安全保管有库房“八防”等验收内容,这时往往积压了很多工作需要处理,搞得很被动,对档案的收集也往往容易漏项.档案人员要逐个部门、逐个参建单位地收集文件、检查归档质量.档案工作的复杂程度高、难度大.并且在建设工期很长的情况下,难免会有相关人员变动、工作交接不畅等现象,给项目档案的收集增加难度.所以,需要建设单位档案部门提前介入项目档案的收集、整理工作,制定相关的工作制度和流程,及时跟踪项目建设进度,从项目开始实施,档案管理就要同步开展工作,对项目管理人员、参建单位的档案工作进行业务指导和档案业务培训,做到“事前关注、事相似度检测入、事后跟踪”,以保证项目档案的齐全完整、应收必收.为做好项目档案管理奠定良好的基础.

6项目档案管理与项目管理同步实施的主要措施（1）各级领导高度重视项目档案工作,建立健全项目档案管理的规章制度.建设项目由于规模大、工期长、形成文件材料多,特别是由于其所涉及的单位和环节众多,所以要想在建设项目档案管理中做到规范化、标准化,仅靠档案管理部门或项目管理部门少数几个人的力量是办不到的.因此,做好项目档案工作,必须使项目档案管理的全过程有法可依、有章可循.同时明确项目档案工作归口管理部门,建立项目档案工作人员网络体系,明确工作职责.

（2）落实项目档案工作“三纳入”、“四同步”措施,坚持“从源头抓起、全过程参与、与工程建设同步”的指导思想,项目档案工作与工程建设进程同步.建设项目申请立项时,即开始项目文件的收集、整理、审查工作；建设项目竣工验收时,完成项目文件的归档、验收工作,从工程建设源头控制项目档案管理质量.同时,将档案工作列入项目建设实施计划,定期召开项目档案工作会议、项目建设单位对建设项目档案工作实行统一管理,对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督、指导,确保项目档案工作与项目建设同步进行.

（3）建立工程合同制、监理制等约束机制.在签订项目施工、监理、设备采购等合同或协议时,明确提出移交的项目档案的数量、套数、归档时间和质量要求等事项、经常检查项目档案各阶段、各环节的收集、整理情况.工程和设备款项支付时要有档案管理部门签字,不提交齐全完整的工程档案不予验收不予付款,有效的控制、监督、规范项目档案的质量.

（4）项目档案工作重点是抓住施工、监理两个主要环节,统一思想,保证项目归档工作正常开展.单项工程施工阶段形成的工程竣工档案是整个项目档案的主体,抓住施工这一主要环节也就抓住了项目档案的关键.由于项目建设参建单位众多,涉及专业广泛,首先要将各参建单位的领导和相关管理人员的思想认识和行为规则,统一规范到建设单位制定的管理思路和执行要求上来.在单项工程开工时,组织召开施工、监理单位档案工作主管领导和档案人员会议,进行档案技术交底,组织学习国家、地方及行业、企业有关建设工程档案管理规定,明确各参建单位档案工作的责任和分工,明确工作任务和工作程序,重点要求：①制订单项工程分部分项工程资料归档范围,使施工单位档案人员清楚收集资料的范围和内容,以便及时收集施工过程中产生的文件材料,确保工程资料归档内容不漏项；②明确图纸变更依据性文件必须编制汇总表,以确保竣工图纸与施工实体一致；③明确单项工程档案验收的程序,发现问题及时整改,确保工程档案的归档质量.

（5）开展单项工程预验收工作,严格程序,切实把好单项工程档案验收审核关.单项工程完成交工验收后,由施工、监理单位填写《档案预验收申请表》,建设单位档案管理部门组织检查,发现问题提出详细的整改意见,限期整改.档案交接时,严格按整改单内容一一对照复查整改情况,以确保工程档案的质量.审核合格后出具《档案预验收移交书》,以保证项目档案的整理、立卷符合规范要求,项目档案完整、准确和系统.

（6）项目档案人员需要熟悉建设项目内容,开展学习交流活动,提高业务水平.项目档案的核心是由项目内容构成的,建设项目有什么内容,项目就必须形成什么档案,并且是项目的全过程档案.如果档案人员熟悉了项目内容,对开展项目档案工作,确保档案的完整、准确和系统就有了根本的保证.由于项目档案是各种档案中最复杂、最具系统性的档案,是一项庞大的工程,因此需要项目档案人员具备项目档案工作能力、联系协调能力、档案信息化能力、档案宣传能力、终身学习能力等要求.同时,建设单位需要组织项目档案人员学习档案整理规范等规章制度,可采取请专家讲课、施工单位之间互相学习的方法,针对水工工程、陆域工程的不同特点开展交流活动,以提高各参建单位项目档案人员的业务水平,为保证项目档案完整、准确和系统奠定良好的基础.