高校人事档案管理的之路

摘 要：阐述了高校人事档案管理理念,强调了确保人事档案材料真实性的重要性,提出了利用ABC管理法管理人事档案、建立人事档案计算机信息网络系统的新思路.

关 键 词：高校人事档案管理ABC管理法计算机信息网络系统

1.利用ABC管理法管理人事档案

随着市场经济的建立和发展,我国的户籍制度和人事制度都相继进行了改革.与此同时,相关的人事档案管理工作若继续沿用党政机关管理干部人事档案的一种模式来管理所有类别的档案,已经不能适应当今社会发展的要求.就高校来说,多数高校最近10多年来都进行了合并或升格,有的强强联合,有的弱弱联合,甚至有的本科院校与中等专业学校合并,人员来自不同层次的学校,原来人事档案管理的水平差异较大.由于管理模式不统一,尤其是一些原来层次较低的学校普遍存在人事档案材料收集不全、归类不准确、整理不规范等问题,急需用新标准来统一.

合并高校人事档案管理可以尝试采用ABC管理法.ABC管理法最早源于曲线图,美国通用公司的狄凯于1951年将其应用于库存管理,并命名为ABC管理法.这种管理法是运用数理统计的分法,对构成事物的影响因素按主次进行分类排列,以抓住事物的主要矛盾进而对它们实行分别控制的一种科学分类管理技术.它是按照分析的需要,将事物或管理对象的影响因素或所占比重的大小划分为A、B、C三部分,并对其分别进行“重点“”次要”和“一般”3种不同程度的控制和管理,以便最经济、最有效地使用人力、物力、财力获得最大的经济效益.正因为如此,半个多世纪以来,该分法被广泛地应用于企业的各项管理工作中,如今在图书、档案等文献资料管理领域也得到了应用［2］.所以,合并高校人事档案无论原来隶属于那所学校,只要按照组织人事部门统一的新要求,根据ABC管理法,将在职的干部教师档案作为“重点”,将在职的工人档案作为“次要”,将离休、退休、离职和死亡的职工档案作为“一般”,进行分类管理,就能收到事半功倍的效果.

根据有关规定,人事档案可以建立正本、副本.正本内容丰富,能全面反映员工的情况；副本内容比较概括,是正本材料的备份或复制件,主要在领导干部档案中建立,一般人事档案只建立正本.正本由一个员工的历史和现实情况的材料所构成,包括履历、自传、鉴定、学历、职称、政审、奖励以及职务、工资等方面的10类材料.根据ABC管理法,应重点加强在职人员材料的收集与鉴定工作；应建立学校各单位、各部门专人负责的收集制度,定期收集、定向收集、随时收集、追踪收集,并根据事实准确、材料完整、手续完备的要求,对各类人员的材料进行统一的甄别和审核,根据其真伪和价值决定取舍.工人档案内容应突出评定岗位技能和学历、劳动合同、工资、保险福利待遇等重点部分,对政审和参加党团材料可从简处置.而离职和死亡人员档案可以先收集、不整理,以后根据需要再整理.

2.建立人事档案计算机信息网络系统

随着人事档案管理制度的改革,弱化了人事档案政治化、神秘化的程度.与此同时,信息技术和因特网的飞速发展改变了人事档案管理和怎么写作方式,通过计算机网络进行信息共享和信息交换,从传播学的角度讲,彻底改变了空间对人的约束.档案计算机管理网络化、档案信息数字化或电子化是高校档案工作高效发展的必然趋势.南京大学档案馆目前已经能够提供网上信息检索“南京大学、院士简介、中青年专家简介、南大学籍、中大学籍、教授简介、校友档案、职称评聘、研究生论文、科研成果”等内容,使人事档案管理更加社会化,成为一个透明、适度开放的个人社会公信平台.南京大学档案馆的做法值得学习和推广.

建立干部人事档案多媒体信息网络系统是国家信息化和新时期组织的迫切需要.采用先进的电子信息技术来构建整个人事档案信息网络系统要涉及很多先进的技术,主要包括数据库技术、多媒体技术、网络技术等,因此,要采用先进的应用软件.目前,高校干部档案适宜采用组织部《信息结构体系》,它是为实现干部信息的标准化及大范围信息共享、按照人员管理机构及机构管理中科学的信息流程制定的,不仅具有较高的标准化、规范化程度,而且具有总揽全局的权威性.

高校在人事档案信息计算机检索系统中采用现代网络通信技术,可以将档案信息检索方式由脱机检索、联机检索发展为智能检索及网络检索,实现检索信息传递网络化.人事档案通过计算机管理,对档案信息资源进行分类、提取、分析、加工,可以直接提高档案工作的效益,提高劳动效率与工作质量,使人事档案管理更加科学化.并且,与传统档案资料相比,数字档案更易于保存、查询和修改,而且可以通过网络快速传递,提高档案的利用率,降低了档案管理的成本.当然,由于电子文件保存中存在着更新版本的不兼容性和不可识读性,所以,储存材料及载体的易损问题都不能忽视,处理不当会造成宝贵的人事档案信息资源丢失.另外,还要正确运用加密功能,在严格界定档案材料密级的基础上对通用数据库的数据根据使用权限进行系统的分类加密,防止信息丢失泄密,给单位和个人造成不应有的损失.

3.重视人事档案信息资源的开发与利用

人事档案工作是人事工作的重要组成部分,也是国家档案工作的一个方面.档案是人们在各种实践活动及思维活动中自然形成的历史记录,一般说来,其内容比较真实,誉者不过其实,抑者不损其真.正因为如此,档案的凭证作用和参考作用在各种文献中居于首位,这是我们应大力开发和利用人事档案的主要原因.

现在许多高校正在或准备采用计算机信息网络技术管理人事档案,在人事档案信息系统建设和应用过程中要重视信息资料的采集、开发与利用,不能为了购置先进的硬件设备而忽略信息资源及系统的应用.当前高校可以将不属于个人隐私部分的内容材料上网,采用网络化管理和怎么写作方式,使人事档案管理部门与外界的人才信息交流由单一的途径变为开放式的交流模式.只有坚持以人为本,适度开放个人社会公信平台,才能保障当事人的知情权,使现有制度的既得利益者在公共平台上实现共赢,为大学研究性学习怎么写作,促进高校教学的改革和发展,促进社会主义和谐社会建设.这是高校人事档案管理政策的必然趋势.