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摘 要 :随着专升本的成功,学院逐步由专科教育模式转变为本科教学模式,系级教学档案管理方式也会随之发生变化,系级教学档案是反映院校教学活动和教学管理工作的重要依据,是衡量院校教学管理水平和教学质量的重要标志之一,是院校档案的主体、核心和重点.加强系级教学档案的管理,建立健全系级教学档案,对规范新升本的院校教学秩序和提高校院教学质量具有很大的推动作用.

关 键 词 :新升本的院校系级教学档案问题对策

随着专升本的成功标志着一所院校办学层次的提升.它的办学规模、硬件投入以及教师素质都达到了一定水平,但从管理模式上仍需进一步转变和提高,以更好地适应本科院校的教育体制.系级教学档案管理作为学校管理的一个组成部分,在向本科管理模式转变过程中,地位更加重要,内容更加丰富.教学档案的最终目的是服务于学校的教学管理,良好的教学档案管理可以有效地促进教学、科研管理的科学化,进而加快学校向本科教育转型的进程.反之,如果轻视教学档案、疏于对教学档案的管理,则极容易导致教学管理、科研管理处于无序状态,使高校的转型流于形式.本文就升本后加强系级教学档案管理,充分发挥其在教学管理工作中的重要作用.

1.新升本院校系级教学档案的内容、特点和作用

1.1 系级教学档案的内容

由于教学管理和教学活动是一项复杂的实践活动.因此,反映这一实践活动的教学档案的内容庞杂,且形式多样.概括起来可分为以下七类:

(1)教学计划管理方面:主要包括教学计划、教学大纲、自编教材或讲义、校历、课程表等.(2)教学状态管理方面:主要包括教学管理工作规章制度、选修课开课汇总表、教研室听课表(或卡)、教学实训、毕业实习资料(实习计划、实习任务指导书、实习学生分组情况登记表、实习总结)、实验教学文件(实验教学计划、实验教学大纲、实验仪器设备使用情况、实验成绩等)、学生课程设计、毕业论文(或设计)等内容.(3)考务管理方面:主要包括系内和学校期末考试试卷、考场及监考教师安排等内容.(4)学籍管理方面:主要包括学生入学学籍登记表(或卡)、学生学籍变动、奖惩记录、考试成绩等内容.(5)教师工作量及业务考核方面:主要包括教师授课情况、工作量计算、承担科研及发表学术论文等内容.(6)教学工作年度总结和教研、教改总结等内容.(7)师资培养方面包括师资培养计划、教师业务进修情况、师资队伍建设材料.如学科带头人、骨干教师、学术梯队建设;科研和教改实践、学术研讨等.

教学档案是全院师生的劳动成果,是教学工作的重要信息资源,是系级教学历史真实面貌,体现了一所学院成长、发展、壮大的历史见证.

1.2 系级教学档案管理的特点

系级教学档案是教师、学生从事教学管理实践活动中直接形成的,具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式的历史记录,是系级档案管理工作的核心.它既不同于文书档案,也不同于科研档案,其特点如下:

(1)档案来源的分散性.它来自于教学活动的各个环节和教学活动的全过程,由教与学两方面材料转化而来,一方面包括了教育改革、教学计划、教学总结、专业建设和课程设置等文件,及政府教育主管部门、本校教学主管部门的有关教学工作的规章制度、数据统计、分析资料等,另一方面也包括了学生工作的总结、学生的实习鉴定、见习鉴定、学生的学习成绩、实验成绩和毕业论文等.

(2)档案的原始性.教学档案是系级教学活动、教学管理、学生管理中所形成的历史记录.反映系级教学工作的全貌,记录着教学管理活动的真实过程.它主要包括系级有关教学工作会议的记录、简报,以及各种教学制度、规定、办法条例等教学工作文件.

(3)档案的专业性.系级教学档案工作既要遵循人才培养方案的共性,也要根据系级专业设置、课程设置教学内容、学时分配的不同,遵循其专业性特点.

(4)档案资料的多样性.由于教学活动内容的多样性,在日常教学活动过程中,为了教学的需要,必然会形成不同形式的材料.除了纸质的文件材料、教材、学生学籍外,还包括音像、电子、照片、光盘等类材料.

1.3系级教学档案的作用

(1)系级教学档案是真实的原始资料.系级是高校基层的教学部门,系级教学档案是在教学活动和教学管理过程中直接形成的原始资料,真实、客观地记录了在教学改革、教学质量、师资队伍建设等各个方面的教学管理工作,全面地反映了教学工作的进程和特点,是今后进行教学管理和教学研究活动不可缺少的,是改进教学工作、促进教学交流、提高教学质量的依据和参考.对今后各项工作的开展有重要的借鉴和指导意义.

(2)系级教学档案是重要参考依据.为了有效地进行教学管理和开展教学活动,系领导和教研室主任必须切实掌握有关的档案信息.在熟悉教学情况、总结教学经验、制定教学计划和处理存在问题时,不可能单纯地只凭个人记忆,而是往往需要去查阅档案记载.因此,教学管理、教学实践和教学信息反馈都离不开教学档案,它可以为这些教学工作提供比较详尽的参考依据.

(3)系级教学档案是教学评估的基础.开展教育评估是现代教育的要求,也是国家对高校进行宏观管理的一种手段,无论国家对教学评价指标体系如何确定,高校在进行教学评估时,必然要通过查阅相关档案,最终都要凭借大量的档案材料,才能对某一高校作出客观、全面、真实的评价,在对教学条件、教学状态、教学效果进行跟踪调查和分析时系级教学档案可以提供比较完整、系统、真实可靠的信息和数据,是高校搞好教学评估工作的重要基础.

2.新升本院校系级教学档案管理工作存在的主要问题

新升本的院校一般是由专科学校升格而来,本科层次办学时间短,由专科向本科的转变需要一个过程,专科层次的档案管理发展到本科层次的档案管理也需要有一个适应过程.加之档案管理专业技术人员偏少,在教学档案管理中难免会存在一定的问题.

(1)档案管理制度不健全.建立和健全教学档案的归档制度,是做好教学档案管理工作的基础.由于新升本院校重点考虑的是学科专业建设与师资队伍建设,重点投入放在改善教学条件和提高教学质量上,对教学档案管理没有高度重视,也没有制定相应的规章制度,档案材料存在不全的现象,具体负责教学档案的工作人员缺乏相应的专业业务体系指导和管理规章的约束.系级教学档案应如何保存哪些文件材料由系里保存哪些应交由教务处或院校档案部门保存应如何整理文件材料 没有统一管理要求.

(2)档案意识淡薄.系级档案管理是一种事后行为很容易被人们忽视.系级档案涉及教学、科研、学生等多种资料,绝大部分来源于教学一线的教师和学生.一方面,一些教师认为教学科研成果、文件材料等是个人的心血,没有必要交给系级保存、归档;另一方面,学生的材料又分散在不同的部门,有的存放在学工处,有的存放在教务处,有的存放在招生就业处,有的分散在各系(学工大队部)中,这样就造成了教学档案收集不够完整,归档质量不高,一些在教学过程中形成的有价值的文献资料丢失,难以发挥教学档案应有的作用.

(3)教学档案缺乏科学性、系统性和完整性.随着新升本的院校办学层次的提高,办学规模的扩大,教学档案的规模也在不断扩大,工作量增加了但教学秘书队伍的编制却没有增加,大多数还是一个人干.教学秘书往往兼职教学档案员,由于工作量大,工作繁琐,因而难以全身心投入到档案管理工作中.由于无专人管理,无固定保管场所,大量的原始教学资料处于没有规范整理、零散而不成体系的自然状态.具体表现在该收集的材料没有收集,或者是只重视红头文件的收集,而不重视各部门、各系在运行过程中自己所形成的具有保存价值的,原始的、真实的文件材料,致使教学档案杂乱而无体系性,残缺而无完整性,有些材料缺乏可靠性,严重影响了档案的质量.

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(4)档案管理手段落后.不少档案管理人员缺乏档案管理专业知识,计算机管理的应用能力较弱,办公自动化、管理科学化水平较低,对教学档案的管理还是以传统的管理方式为主,这在很大程度上影响了系级档案管理的效率.


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3.加强新升本院校系级教学档案管理工作的措施

3.1 提高档案意识,加强系级教学档案工作的管理

系级教学档案是院校教师及学生从事教学管理和教学实践活动中直接形成的原始材料,是院校教学工作方针、政策的真实写照,是院校教学管理的重要内容,是教学活动不可缺少的重要依据和主要参考资料.在社会不断发展的今天,档案工作的范围已不仅是搜集、保管和利用档案,它的工作面已延伸到行政管理等方面,这些职能的发挥很大程度上取决于领导对档案工作的认识程度.


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在院校中,档案工作是否得到重视,档案管理水平的高低,已成为评价一所院校管理质量优劣的重要指标.因此,各级领导要充分认识到教学档案在院校教学管理中的作用,应重视和关心系级档案管理工作,把教学档案管理规范化工作真正纳入系级教学工作计划中,配备有一定管理水平且责任心强的档案管理人员,切实提高系级教学档案管理水平.

3.2 严格系级教学档案的管理和归档制度

教学档案管理工作作为一种动态的存在方式,仅靠档案管理员的宣传是不够的,还需要制定严格的管理制度.在收集整理各类教学资料时,要做到完整、规范并及时进行编目统计,使教学档案的收集工作同计划管理相结合,保证能按时完成建档工作.鉴于院校教学工作的连续性和长期性,可在每学期开学和期末两个时间定期收集整理、归档.对参与教学活动的人员要明确责任和任务,规定时限要求,并进行相应的登记、考核和奖惩,使教学档案管理工作收到实效.

3.3 系统、完整、科学地收集档案材料,提高教学档案的服务水平

要提供一份科学完整的教学档案,必须从教学材料的收集开始.由于各院校办学规模、办学定位及内部管理模式的不同,教学档案管理方式也有所不同.例如我院教学档案主要由下列部门形成:招就处形成招生、就业情况信息;教务处形成学生个人基本状况、学业成绩、毕业和学位情况信息;学工处和系学工大队形成学生在校表现状况和奖惩信息;各系形成学生学习考试原始记载和专业实习、实训状况记载信息等等.加强系级档案管理

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工作的根本目的是及时准确地提供档案材料,发挥教学档案的作用.因此,以江西 学院为例应建立以档案馆为主导,教务处、学工处和各学工大队、招就处、各系为主体的教学档案收集网络.在“分类法”与“工作规范”的指导下,明确各级管理内容、管理职责,实行分工合作,集中归类,信息共享,把静态的档案转换成动态的信息,为院校的教学和师生服务.

3.4 加强教学档案的信息化建设,提高教学档案的科学管理水平

教学档案是院校的宝贵财富,教学档案管理的目的是为了利用.在当今信息化时代里,如果档案工作仍停留在收集、整理、保管及被动提供利用的水平上,是适应不了形势发展需要的.随着办公自动化的普及,院校的档案管理者要充分利用档案管理的丰富性、教育性、综合性等优势,加强教学档案的管理工作,逐步实现档案管理和开发利用的数字化、网络化,利用统一的网络平台整合档案信息资料,使档案信息的产生、传递、存储与利用形成一个全面、合理的网络信息系统,最大限度地实现信息资源共享.

总而言之,系级教学档案是学院档案的重要组成部分,在学院由专科教育向本科教育转型的重要历史时期,必须把教学档案信息资源的开发作为日常工作的重要内容,使教学档案,在学院的教学管理、优化人才培养和教育事业改革发展中发挥出积极作用.

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