城建档案管理中声像档案的收集与管理

摘 要 作为城建档案管理中的重要部分,声像档案管理工作任重而道远.由于声像档案兴起时间较短,在收集和管理方面尚且存在着一些问题和不足.如相关规范制度管理不到位、技术水平落后于其他国家、工作人员业务水平较低等,这些都值得我国城建档案管理部门深思.本文将通过对声像档案及其特征进行论述,并就如何做好城建档案管理中声像档案的收集与管理工作提出相关实施策略.

关 键 词 城建档案管理 声像档案 收集 管理

随着城市建设的发展,城建档案馆的资料的开始变得越来越多,而在资料不断增加,种类也在不断变化的同时,其管理工作也就逐渐出现了一定的难度,尤其是城建档案馆中的声像档案部分,声像档案在城市建设与管理中占据着重要的部分,但由于其材质的特殊性,在收集与管理的过程中存在着较大的困难,很多声像档案往往因为管理问题而受到不同程度的损坏,导致在城市的规划过程中出现偏差,阻碍城市的发展.

一、声像档案及其特征

声像档案指的是在国家、社会或个人活动中形成的对国家与社会有着永久保存价值的照片、录像、唱片、影片等材料.这些资料大多数以声像为主,并配有相关文字说明.作为城建档案馆中珍贵的资料,声像档案主要以感光或磁性材料为载体进行记录.在城建档案馆中的声像档案大部都是在城市规划建设及管理工作中形成的珍贵资料,这些资料比单纯的文字资料来的更加真实与直观,对于城市未来规划和管理有着极其重要的参考意义.声像档案随着时代的发展和科技的进步一直在不停向前推进,并在发展过程中逐渐形成了自己独有的特性.

声像档案的特征主要体现在以下两个方面：一是相对于文字性的纸质档案来说,声像档案通过照片、声音、录像等方式进行记录,给人一种更为直观的印象,而且其记录的大多数都是在社会发展过程中社会群体的变化,在翻阅的过程中会造成强烈的情感冲击.二是声像档案在收集和整理的过程中具有相当的复杂性,如磁带档案在外观上并不能区分出其是原件或复印件,而在照片档案中,原版和翻版的照片也通常难以进行辨别,这些都给声像档案管理工作带去了一定的难度,同时也更凸显了声像档案的珍贵.

二、城建档案管理中声像档案的收集与管理

(一)城建档案管理中声像档案的收集

在城建档案管理中,声像档案的收集主要通过以下三个方面进行.一是城建档案馆中现存的城建声像档案.这些声像档案一般包括城市建设的跟踪拍摄、改建和扩建桥梁、道路等建筑物原貌的声像资料.还有关于国家重点工程项目建设过程中所产生的声像资料,这些资料包含了工程建造原址原貌、以及原址拆迁情况和建设施工过程的环节记录、录像、图片等等.还有关于档案馆的活动拍摄以及会议记录中所产生的声像资料,由于其见证了档案馆的发展历史,必须进行收集.二是一些单位或公司以不同方式移交给档案馆的声像资料,这些资料大多数都不完整,加之声像档案的收集并不受到行政约束,导致声像档案存在相当大的问题.在进行资料收集时应当对资料进行及时归档,对于零散的声像资料要有选择性的进行收集.如近年来建立的声像室就在很大程度上满足了我国声像档案的收集,迄今为止的城市旧貌和工程照片接近万余张,记录了馆藏的发展以及城市的建设历史.三是通过社会征集声像资料,社会人士的关于城市历史、建设发展的照片、录像等资料,都可以移交到档案馆进行归档整理,我们可以通过报纸、网络、广播等媒体方式进行宣传,加强社会凝聚力量壮大城建档案馆的规模.

(二)城建档案管理中声像档案的管理

（1）完善声像档案管理制度

要做好声像档案管理,首先就要加强相关制度的制定与完善.声像档案向来是我国馆藏中的重要部分,其收集难度大、拍摄内容不完整、在管理方面也具有一定的困难,我们必须规范声像档案管理,严格制定声像档案规范.只有声像档案在最初整理时采取了有效的制度措施,才能够保证在后期的制作流程中拥有一个清晰的脉络,为将来城市建设的资料参考打好基础.我国城建档案馆目前的相关管理制度尚不完善,规范制度的约束力度还没有达到效果,因此,要尽快出台声像档案管理制度,并广泛应用在各城建档案馆的具体管理工作中,让城建档案管理的声像档案的管理工作得以持续进行.

（2）加强声像档案保管技术

声像档案在管理方面存在很大的难度,其对于保存环境要求较高,为了长久的保存这些珍贵的资料,就必须为其提高一个恒温、恒湿、防震、防磁、防火以及避光等条件的保管环境.但我国目前的城建档案馆中声像档案的保管技术还没有达到这种程度,导致部分资料遭到不同程度的破坏与损失.为了尽快提高声像档案保管效率,我们要加强声像档案的保管技术,在为其建立专门室的同时,对其进行妥善保管,如将声像档案进行独立分类,利用声像柜或者密闭的柜子进行存放,并严格控制存放库房的温度以及湿度,将声像柜放在远离光线与磁场的地方.对于声像档案实行定期检查与护理,延长其使用寿命.

（3）提高管理人员业务水平

除了完善声像档案管理制度和加强对声像档案管理技术之外,对于相关工作人员的业务培训也是必须的.只有提高了工作人员对于声像档案重要性的认识,才能够真正投入在工作当中.因此,为了进一步提高工作人员的业务水平,我们要利用业务培训加强其对声像档案管理的认识,让其对声像档案管理工作有一个深刻的认知,并在培训过程中加强自身专业技能的锻炼.城建档案馆要注重管理人员的选拔与培养,使其在具备扎实专业基础的同时,还要能够具有相关现代管理技术.除此之外,国家还要为相关技术人员提供良好的工作环境,给予其适当的鼓励,促进其为城建档案馆做出更多贡献.

三、结语

总之,城建档案管理工作中声像档案管理是一件需要长期进行的工作,我们除了要在收集方面注意声像档案的完整性,还要不断完善声像档案管理制度,不断加强相关的保存与管理基础,确保资料的价值,同时提高工作人员的业务水平,使其更好地投入到声像档案管理工作中来,从而推动城市的建设发展.