选用秘书的标准

我选择秘书向来不太注重外在形象,当然人都是爱漂亮的,但是从工作的角度来说,我不主张选择太漂亮的秘书.因为我个人认为(很可能是个人偏见),漂亮女性克制力比较差,勤奋度也差,尤其经不起打击.我用秘书真正概括应该是两个字,一个是“严”,一个是“细”,因为我自己曾给一位厅级领导当过秘书,深有体会.

实际上,秘书的所有的事情都是琐碎的,因此她(他)必须严谨,不然上司就非常尴尬、非常麻烦.我当总经理时也曾礼节性地请我的秘书吃了一次饭,我说:我个人并不重要,下了班以后我们在一起,你就是捶我一拳也无所谓,但是我作为一个总经理是很重要的,因为我是这个企业管理的核心,我是这个企业管理的灵魂,所以你为我怎么写作必须比别的岗位要更严谨、更到位.我们可以算一下账,企业每年为我付出的成本是你的34倍,企业花了这么大的成本请我,因此同样一件小事情你做秘书的用30分钟做,我一分钟可以搞定.但是细节上的事情,应该更多的由你去做.

聘用秘书的目的,说白了就是为了解决上司的时间效率的问题,秘书是为了提升上司的时间效率,使上司的一些重复的、简单的事情尽可能让秘书为他做好,他的效率才更高.比如说,我每天早上八点准时到办公室,秘书要在我之前7点30分到达.我的文件有一个详细的清单,分四类:必须马上批复的文件、必须看但不一定要回复的文件、可看可不看的文件、没必要看的文件.大量的文件需要帮我把它分为四类,详细的清单放在桌头上,我必须知道我要处理哪些文件,次序是什么,再一个,要为我的笔记本电脑打开网络,上我们的局域网、外网,要把昨天晚上到我今天没上班之前的那一段时间网上给我的全部信息有效地整理成一份文档,而不能让我自己去上面看,我是会用计算机,但是你作为秘书必须给我准备好.我跟我的部下谈事情,在写字板上不断地写,因为我不太愿意用简单的语言,但是我非常讨厌我的笔写着写着就因为没有墨水而写不出来了,秘书必须考虑这个问题,事先给我把笔充满墨水.

大家可能认为我太苛刻了,但是必须对秘书提出高效的要求,有一个高效的秘书才有一个高效的总经理.你要知道,你在这个企业总经理的岗位工作效率差,整个企业的效率就一定会差.总经理是企业管理者,如果你不去注意秘书的工作效率,你要提高企业效率是痴人说梦.和经理打交道最多,跟经理工作最密切的人是秘书,同时秘书岗位又是一个什么信息都了解的岗位,因此我对秘书的要求是苛刻的.秘书早晨上班要比我早,早走那不可能,必须在我之后下班,我走,秘书才能走,我不走,你是不能走的.如果你要考虑你自己还有很多事情,你没有那么多的时间在班上,那你就不适合做一个秘书,而秘书做得好,也是可以迅速成为一个管理人才的.如果你有这种志向,就要付出比大家更多的努力,所以必须严格地训练秘书.

不论是秘书岗位还是其他岗位,企业对员工的要求有三方面:一是完成本岗位规定的事情,二是协助其他岗位出色地完成了工作任务,三是工作之外还能努力学习,不断进取以求未来.作为企业一般员工,我认为只要在法律要求的工作时间内,能满负荷地工作,能做好岗位内的事情,就是合格的员工,如果能有效地协助其他岗位工作,拉动了团队,应该算优秀员工.

我做过几年总经理,对―般员工并不苛刻,完成岗位任务就合格.人的工作是为了生活,我并不主张所有人都玩命工作,更不赞成“女人当男人用,男人当牲口用”,而且明确反对“狼性管理”.我选用的直接下属,在上岗前会先问一个问题:你愿意成为一个合格的员工,还是想成为一个优秀的员工有人会说,那肯定回答“成为优秀员工”.别,你应该在听完我的分析后再郑重回答我.想成为一个优秀的员工需要有超过一般员工的付出,上班时间就很难控制在八小时内,有些复杂的场合可能需要出席,同样的工作可能要求比别的员工严格,成为一个合格的员工则没有以上那些要求,你可以按时下班回家接孩子、给老公做饭,社会活动只要你不乐意将不安排、不强求,但同时我也会告诉你,刻意培养你的机会也会少,各种学习的机会也不多,上升的机会也相对少一些.我会等你认真思考后给我答复了,再决定对你的使用,决定给你压力的大小.

对女秘书,我当然更需要先问清楚.相对高的压力和要求,一定是你自己选择的,对待男秘书也同样如此.

(摘自《人力资源》)