数字档案馆实施知识管理策略

摘 要：知识管理是数字档案馆的发展方向,其核心理念“知识共享”和“以人为本”构筑了数字档案馆实施知识管理的基本内涵.数字档案馆在实施知识管理方面滞后于数字图书馆,需要充分借鉴后者的相关经验.数字档案馆实施知识管理的策略：从“知识共享”和“以人为本”理念出发,重塑角色和创新怎么写作方式.

关键字：数字档案馆知识管理知识共享以人为本

一、引言

随着知识经济的到来,管理科学步入到知识管理阶段.早在20世纪60年代,彼得德鲁克就指出：“我们正进入知识社会,在这个社会中最基本的经济资源不再是资本、自然资源和劳动力,而是且应该是知识.”①此后国内外一些组织、学者对知识管理的含义进行了深入研究,如美国生产力和质量中心（APQC）认为“知识管理是以战略和领导支持、文化、测量和技术为基础,在这个过程中包含识别、搜集、组织、共享、应用和创造等环节.”②；易凌峰认为“知识管理是一个动态、持续的知识获取、储存与创新过程；由知识员工不断地把个人显性与隐性知识转变

成组织知识,并不断扩大组织的智力资本以增加组织竞争力的过程.”③虽然学界对知识管理的表述不尽相同,但一般认为知识管理包括“知识共享”和“以人为本”两个方面,本文更进一步认为这两个方面构成了知识管理的核心理念.

数字档案馆与知识管理的关系日益密切,“我们可以宣布自己已经步入知识管理领域,知识管理也是整个档案界未来的发展方向.”④数字档案馆作为一个庞大的信息集合体,信息资源是其主要的管理对象；无论从组织内部或外部考虑,促进知识共享是其重要的管理职能；对信息采集、整理、加工、挖掘而创造出新的知识也是其管理目的之一.

因此本文认为以知识管理的“知识共享”和“以人为本”两个核心理念审视、分析数字档案馆的基本内涵,充分汲取数字图书馆的相关经验,研究数字档案馆实施知识管理的策略,对我们探求在知识经济的背景下数字档案馆如何发展具有重要意义.

二、知识管理理念下数字档案馆的基本内涵

(一)“知识共享”

所谓“知识共享”就是要通过共享技术使知识信息化以提供利用,这涉及到技术因素.一方面,数字档案馆的管理对象主要是数字化信息,在网络环境下信息的载体涉及互联网、数据库管理系统、存贮结构技术等计算机通讯基本技术.

另一方面,由于在知识属性上,档案是历史的原始记录,在揭示某一知识方面是较为分散的；在知识分类上,档案倾向于使用历史主义的方法,强调全宗的完整性.基于此,数字档案馆在实现“知识共享”上采用的技术标准与数字图书馆相比有着独特性,尤其是在元数据技术和多维分析技术方面.

(二)“以人为本”

“以人为本”就是要为用户提供个性化怎么写作及挖掘馆员的隐性知识使其转换为显性知识,这涉及人的因素.对数字档案馆而言,“以人为本”主要包括用户和馆员两个方面.

一方面,为了给用户提供个性化怎么写作,需要开展诸如知识分类写作、知识推送怎么写作、知识智能写作技巧怎么写作等工作,这在客观上就要求数字档案馆必须从信息资源保存机构向开放型用户怎么写作平台转变.然而由于数字档案馆怎么写作对象、开放程度和技术依赖性等方面的要求,数字档案馆提供个性化怎么写作时,应满足用户需求的目的性,协调维护档案知识的原始性和相关加工编纂的关系；充分考虑到档案知识的保密性和时效性；技术上关键要有一个总控模块对个性化用户接口、用户需求分析、用户信息库等进行控制.

另一方面,在馆员知识挖掘和综合素质提高上,档案馆员必须是集计算机技术、网络技术、知识管理技能等众多学科为一体的复合式人才,能够使自身隐性知识显性化,显性知识社会化.⑤然而由于档案馆员在数字环境下职业技能、职业道德等因素的影响,使得挖掘馆员知识,引导知识创新的方法、机制具有独特性；同时由于职业定位的缘故,要求档案馆员在提供知识时应有侧重,表现在：更好地维护档案知识的凭证性；需要注意知识的保密性,明确用户的使用权限,并在此基础上再对档案进行加工处理、传播共享.

三、数字档案馆实施知识管理的现状

在国外,已经有了一些数字档案馆建设项目.其中较为典型的有IllionsDigitalArchives项目,美国的NorthwestDigitalArchives以及国家档案与文件署NARA的ERA（ElectronicRecordsArchives）等.

国内实践领域较有影响的有深圳数字档案馆工程、青岛数字档案馆建设项目、杭州数字档案馆等项目,同时,北京、上海的一些区县数字档案馆也都取得了一些阶段性的成果.

具体来讲,深圳市数字档案馆特色主要体现在两方面：一是其整体规划和总体架构比较完整.由文件管理系统、文档管理系统、档案管理系统、目录中心管理系统四个部分组成,分三阶段实施.二是设有文件中心,试图以文件中心为依托,解决电子文件的接收和管理问题.这些是基于其得天独厚的内外部条件,所以深圳模式是其他许多地方难以复制的.青岛市数字档案馆在档案数字化和数据库建设方面很成功,通过与新闻行业合作来参与专题拍摄,保留更多的社会记忆.杭州市数字档案馆被称为网上档案馆,正如名称所反映的那样,它重视档案信息的开发与公布,致力于为市政府各机关和市民提供方便快捷的信息怎么写作,使其足不出户、轻点鼠标就可以浏览到开放档案信息和现行文件中心的信息.杭州市萧山区数字档案馆主要面向萧山区政府各机关单位以及下属的三个镇和若干行政村,是个典型的区域性数字档案馆.专题数据库的开发是其数字档案信息资源建设的重要特色,而数字档案资源的“共建、共享、共进”是其组织、管理模式方面的主要特色.

以上这些数字档案馆的建设各具特色,在社会上都产生了良好的反响,对以后的数字档案馆实践有一定借鉴意义.然而目前数字档案馆在实施知识管理方面较之数字图书馆滞后,表现在：在标准体系和技术方面,国内外数字图书馆要优于数字档案馆,现有的数字档案馆建设标准只是零星几个数字档案馆建设的成果,没有像“中国数字图书馆标准规范建设”等这样一种集中了各种技术、业务和管理标准的项目网站；⑥在“知识共享”方面,国内外数字图书馆的相关工作起步较早；在“以人为本”方面,国内外数字图书馆在个性化怎么写作、特色馆藏、小众化怎么写作及相关技术方面比数字档案馆内容丰富、层次齐全.四、数字档案馆实施知识管理的策略

(一)从“知识共享”和“以人为本”理念出发

知识管理的“知识共享”和“以人为本”并不是一种实际管理技术,而是一种指导性的思路.这就要求在实施知识管理时必须沿着“知识共享”和“以人为本”的思路,将这两种理念融合在具体的管理活动中,并根据实际情况重视或增加某些管理元素,以达到知识管理的目的.数字档案馆建设都是一项长期、涉及面广的任务,在建设初期就应当引入知识管理的核心理念,革新信息资源管理的一般思路,这样才能为以后的发展留下足够的空间,从而避免重复建设,并提升数字档案馆的层次.

为了满足知识管理的需求,数字档案馆的所有馆员,不论是从事行政管理、馆藏管理,还是从事参考咨询或技术怎么写作,都应担当知识管理者的新角色.这种新角色体现在：1）知识管理开发者,包括设计、组织与维护数字资产；2）知识管理综合者,能综合信息资源与相关怎么写作；3）知识管理教育者,教育员工和用户如何组织、保存与共享各自的信息资源；4）知识管理研究者,应用学科知识与相关技术进行组织、检索与存储研究.⑦

(三)创新怎么写作方式

数字档案馆应根据自身的特点,充分借鉴数字图书馆实施知识管理的一些方法.1）在数据库建设上可以参考美国俄亥俄州立大学建立的知识库,除了建设一般特征数据库外,还建立特色档案数据库,以便对特色数据库里的档案信息进行知识挖掘,发现隐藏在其中的不易被发现的新知识.2）在提供怎么写作时,需要注意档案知识的重组,如提供多维度怎么写作模式,从来源、事由和时间三维角度构建电子文件全宗,⑧使用户从每个角度都可以检索.

*本文系河南省软科学研究计划项目“面向知识怎么写作的科技出版数字出版模式研究”（项目编号：132400410790）的研究成果之一.

注释：

①奉继承.知识管理：理论、技术与运营[M].北京：中国经济出版社,2006.

②美国生产力和质量中心[EB/OL].http：//.apqc./,2013-04-10.

③易凌峰.知识管理[M].上海：复旦大学出版社,2008.

④姜之茂等.为了21世纪的社会记忆――中国首届档案学博士论坛学术观点述要[J].北京档案,2001（12）.

⑤蔡曙光.从信息管理走向知识管理――新时期图书馆社会职能发挥的必由之路[J].中国社会科学院研究生院学报,2005（5）.

⑥中国数字图书馆标准规范建[EB/OL].http：//cdls.nstl.gov./2003/Whole/About.,2009-03-10.

⑦转引自盛小平.图书馆知识管理引论[M].北京：海洋出版社,2007.

⑧冯湘君.档案馆与图书馆知识怎么写作的比较分析[J].图书馆工作与研究,2006（4）

作者单位：郑州航空工业管理学院信息科学学院