数字档案馆生态系统管理

摘 要：数字档案馆生态系统面临各种机遇与挑战,本文着重从战略管理、协同管理、风险管理以及生态管理四方面,系统分析未来数字档案馆生态系统的建设与发展,探讨如何加强对数字档案馆生态系统的管理,确保数字档案馆生态系统的健康运行和可持续发展,推动我国档案事业的科学发展.

关 键 词：数字档案馆；生态系统；管理

数字档案馆生态系统在快速变化的社会发展环境中必然会面临各种机遇与挑战,如何保持自身的健康可持续发展,这不仅涉及经济、社会、技术等制约数字档案馆发展的核心要素,而且,关切到未来国家档案事业的发展.为此,本文拟从战略管理、协同管理、风险管理以及生态管理等方面,初步探讨如何加强对数字档案馆生态系统的管理,保持数字档案馆生态系统的健康运行和可持续发展.

1战略管理

战略管理是“围绕着战略的制定、决策、实施和评价而采取的一系列手段和措施的动态过程,对组织的发展方向具有长远的、全局性影响”[1],广泛存在于政治、经济、社会、文化、教育、科技等领域活动中.目前,战略管理已引入档案事业发展和电子文件管理的研究中.冯惠玲教授指出,“面对电子文件管理这一历史性挑战,仅有战术、方法的应对远远不够,还需要有面向全国的宏观思维和战略应对,才能把这项事业推向前进”[2],“从国家层面和战略视角对电子文件管理全局性、基本性、长期性问题所进行的目标定位、统筹规划和基本制度安排,体现了一个国家对电子文件管理的基本态度和总体思路”[3].国家档案局杨冬权局长指出,“管理好电子文件,关系到国家和社会历史记忆的长期保存,关系到人类文明的传承延续”,“不仅要考虑电子文件的今天,而且还要考虑它的明天和后天；不仅要考虑电子文件的短期效益,而且还要考虑它的长远效益”[4].2010年,由牵头,国家档案局等相关部门为成员单位成立的国家电子文件管理部际联席会议办公室,标志着我国电子文件管理国家战略正式启动[5].

数字档案馆生态系统研究立足于从整体性、系统性、平衡性、动态性等生态学思想,观察和思考数字档案馆的运行与发展,其中隐含着战略管理的思维.以战略管理思维为指导,将数字档案馆生态系统与社会发展、经济发展、文化发展以及信息技术发展等联系起来,研究数字档案馆生态系统发展态势,制定具有全局性、前瞻性、长远性的数字档案馆发展战略,并依据所制定的战略采取相应的计划、措施、步骤.实施数字档案馆生态系统的战略管理,能够将系统中的各种生态要素联结起来,形成一个互相依存、互相制约的整体,保持数字档案馆生态系统的健康运行,推动数字档案馆建设的可持续发展.同时,对于一个国家、一个地区而言,数字档案馆生态系统战略管理将是一项跨机构、跨部门的综合管理,与国家（地区）信息化发展战略、电子政务战略等密切配合,与相关组织机构建立战略联盟,协调数字档案馆生态系统与社会组织系统、社会信息系统之间的关系,在激烈的生态位竞争中实现数字档案馆生态系统的社会使命与专业价值.

2协同管理

协同管理是“运用协同学自组织原理,通过建立‘竞争—合作—协调’的协同运行机制,把系统中价值链形成过程的各要素组成一个紧密的‘自组织’体系,共同实现统一的目标,使系统利益最大化的管理体系”[6].在数字档案馆生态系统中,要积极实施协同管理,使得各生态因子之间密切协作、互动开放,建立和谐共存、协调运行的数字档案馆生态系统管理体系,保障数字档案馆生态系统健康运行和持续发展,其内涵主要表现为：

一是要协调数字档案馆生态系统主体之间关系.围绕数字档案馆档案信息资源管理与利用,加强档案形成者、档案管理者、档案利用者之间的联系,建立有效的协同合作机制,实现档案信息资源的有效收集、科学管理和充分利用,保障数字档案馆生态系统数字资源管理活动的良性运行.

二是要协调数字档案馆生态系统主客体之间的关系.围绕数字档案馆建设,充分发挥档案形成者、档案管理者、档案利用者的主观能动性,将生态系统中各生态因子组成一个紧密的协调运行体系,调动各种生态因子的作用关系,实现与数字档案馆生存环境的均衡发展与和谐共生.

三是要协调数字档案馆生态系统客体之间的关系,突出表现为内部环境协调和外部环境协调.内部环境协调主要是协调数字档案馆生态系统运行机制、信息资源、基础设施、组织文化等生态因子之间的关系,建立良性的运行机制,保障数字档案馆正常运行；提高档案信息资源质量,优化档案信息资源结构,建立档案信息资源管理体系；强化基础设施建设,增强数字档案馆保障能力；创建和谐文化氛围,提升数字档案馆工作者的内聚力、向心力,使数字档案馆生态系统微观环境功能最优化.外部环境协调主要协调数字档案馆生态系统宏观环境和中观环境中各生态因子之间的关系,激活数字档案馆生态系统外部环境各生态因子的功能.通过协调数字档案馆生态系统社会、政治、经济、文化、科技等社会环境以及地质环境、气候环境、生物环境等自然环境之间的关系,创造社会稳定、政治、经济富足、文化繁荣、科技发达、自然生态和谐的环境氛围；通过协调档案行政管理机构、档案行业协会、传统档案馆以及其他信息机构等之间关系,提升档案行政管理能力与协会业务协调能力,发挥传统档案馆的优势,与其他信息机构竞争合作,拓展数字档案馆生存发展空间.

3风险管理

目前,风险管理广泛应用于经济与社会发展过程中,特别是在企业管理、信息管理等领域应用突出.在档案学研究中,风险管理思想和方法也被关注和重视.近年来,档案学界高度关注电子文件的风险管理,认为由于“计算机系统的脆弱性、电子文件的重要性、电子文件安全标准的复杂严格性、电子文件受损所造成后果的严重性,要求我们建立一套科学、严密的风险管理体系”[7].冯惠玲教授在《电子文件风险管理》专著中,全面探究了电子文件风险管理的成因、规划、监控、识别、评估以及应对等内容[8].数字档案馆生态系统风险管理是在风险识别、风险评估的基础上,积极采用相应的风险应对策略,规避和化解数字档案馆生态系统建设与发展中的各类风险.数字档案馆生态系统的风险管理要强化“安全第一”战略,突出档案安全意识,主要包括实体安全和信息安全.3.1实体安全.数字档案馆生态系统实体安全主要体现在档案载体安全与档案库房安全两方面.在传统档案馆或传统档案管理中,档案载体安全是档案馆库房管理和档案保护的重点内容.在数字档案馆生态系统中,数字档案载体安全成为新的课题,数字档案载体寿命短,容易受损,且档案信息内容无法直接阅读,档案信息具有瞬间即逝的可能,需要采取有效的防范措施和定期拷贝、检查制度,避免数字档案载体受损,确保馆藏数字档案载体的安全性、可读性和有效性.

档案库房安全一直存在诸多风险,如“档案装具、档案安全防护基础设施不完善、档案库房设计不规范、档案库房安全管理制度空泛、档案库房安全应急预案缺失”[9]等,这些都对档案馆库房安全管理带来潜在威胁.在数字档案馆生态系统中,库房安全增添了新的内容,如计算机机房安全、数字存储实体安全等,需要采取防火、防潮、防热、防盗、防震、防电磁干扰等措施,切实加强档案库房安全建设,不断完善、健全档案库房安全管理制度,制定数字档案馆库房安全应急预案,注重与相关部门之间的应急联动,在面对突发事件时最大限度地保护档案实体安全,减少档案损失.

3.2信息安全.“数字档案馆的安全,涉及电子文件与数字档案在生命运动周期各个阶段的安全保护,包括电子文件的产生、传递、存储、检索、利用等各个环节”[10].数字档案馆生态系统信息安全主要包括档案信息内容安全和档案信息系统安全两方面.

数字档案信息内容具有易消逝性和易修改性等特点,安全风险大.2009年起,国家档案局就要求“各级国家档案馆要通过建立异地备份库等形式,对本级重要档案及电子文件实行异地备份,对重要的电子文件还要实行异质备份,确保电子文件的长期可读,确保档案信息资源的绝对安全”[11]；2010年,国家档案局杨冬权局长再次强调,“确保电子文件的齐全完整、真实有效,让今天的电子文件在几十年、几百年后还能被人读取利用,是一个需要特别注意的重大问题和特别需要解决的根本问题,不建设好档案安全体系,今天的电子文件和数字档案在若干年后将无法读取,信息空白的惨剧将无法避免”[12].

档案信息系统安全是网络环境下数字档案馆面临的新的安全风险,给数字档案馆生态系统带来了不可忽视的安全隐患.2010年,《数字档案馆建设指南》指出“数字档案馆系统安全隐患包括数据窃听、电磁泄漏、电力中断、载体损坏、自然灾害、非法访问、计算机病毒、攻击、系统超负载、检测冒身份、权限扩散、数据篡改、操作失误等,应当采取相应的措施和管理手段应对这些安全隐患”[13].数字档案馆生态系统须高度重视信息系统安全,采用多维管理与控制体系,加强制度建设,提高安全管理意识；加强信息系统安全防护措施,提高系统安全防范能力,确保软硬件系统的稳定、可靠；建立网络安全管理与防护体系,利用各种手段和措施,增强网络免疫力,保障网络不被攻击,有效维护数字档案馆信息系统安全.

4生态管理

生态管理于20世纪70年代起源于美国,它“运用生态学、经济学和社会学等跨学科的原理和现代科学技术来管理人类行动对生态环境的影响,力图平衡发展和生态环境保护之间的冲突,最终实现经济、社会和生态环境的协调可持续发展”[14].随着生态管理的应用和发展,其内涵得到进一步延伸,如低碳管理、绿色管理、生态等,都成为生态管理的重要内容.通过生态管理,能够为数字档案馆生态系统营造良好的环境氛围,实现数字档案馆与社会政治、经济、文化等之间和谐发展.

4.1低碳管理.数字档案馆生态系统低碳管理,重点反映在档案管理成本的节约和档案利用成本的节约上,可以实现数字档案馆生态系统管理高效化,优化管理程序,将档案管理人员从繁重的手工操作中解脱出来,提升工作效率,节约管理成本,降低管理能耗.数字档案馆生态系统通过运用信息、网络、通讯等现代技术手段,提供便捷、快速、高效的档案信息利用,实现“一站式”检索、在线利用、全天候怎么写作,避免用户奔波之苦,减少交通成本；通过网络,可以打破时空限制,随时随地利用档案信息资源,实现档案信息资源共享.

4.2建筑生态.数字档案馆生态系统建筑生态体现在数字档案馆库房建设上,强调以生态建筑意识为指导,建造环保、节能、绿化且符合档案保护要求的数字档案馆库房.一方面,数字档案馆建筑设计要遵循“适用、经济、美观”的原则,利用低耗能、低污染的材料建造数字档案馆,与周边环境和谐共处；通过库房智能化管理、低碳管理,提升用电效率,降低库房管理成本.另一方面,数字档案信息存储密度高,同纸质档案相比,大幅度节省存储空间,减少存储库房；否则,档案馆盖得再大,也难以承受知识、信息爆炸带来的存储压力.

4.3资源生态.目前,数字档案馆数字档案信息少,民生档案信息少,特色档案信息少,档案信息利用率不高,需要重点加强数字档案、民生档案和特色档案信息资源建设,建立广泛覆盖人民群众的档案信息资源体系,实现档案信息资源多样化、特色化、民族化,满足社会对档案信息资源的多样化需求；同时,数字档案馆信息系统设计各异,数字档案信息资源来源广泛,数字档案信息异构现象严重,难以实现资源共享,需要重点加强数字档案馆规范化、标准化建设,提高数字档案馆建设效率,避免数字档案馆重复开发,实现数字档案信息资源共享,保持信息生态平衡.

4.4生态.生态要求“把关怀作为开发、利用和改造自然（环境）的经济社会活动的一个行为准则,树立一种全新的、与环境承载能力相适应的价值观念和生活方式,促进人与自然的协调发展”[15].运用生态思想和道德对数字档案馆生态系统实施调控,一方面,可以提高档案形成者、档案管理者的责任意识和自律意识；另一方面,也可以有效防范各种信息干扰和安全风险对数字档案馆生态系统的破坏,强化主体的自律和约束,达到生态平衡.数字档案馆生态突出表现在档案保密与档案信息开放上.数字档案馆生态系统中,档案管理者需要强化保密意识,遵守《档案法》、《保密法》等相关法律法规要求,保护档案知识产权,维护档案信息的安全,杜绝泄密现象的发生；同时,要处理好保密与开放之间的关系,克服“保密保险、利用危险”的工作意识,杜绝以保密为借口、以未开放为借口、以无馆藏为借口等理由不提供档案信息怎么写作,阻碍档案的开放利用.注：本文为国家社科基金项目《数字档案馆生态系统研究》（编号08BTQ040）研究成果之一