民营企业档案管理

摘　要：加强民营企业档案管理工作,是现代经济条件下对民营企业提出的新要求,它对于推动民营企业生产规模,产品上档次管理上水平,以及提高企业的整体管理素质和竞争能力,避免和抵御各种风险,推动企业持续、快速、稳定发展,都具有重要的现实意义和深远的历史意义.

关 键 词：民营　企业　档案

1.民营企业档案管理的意义

随着经济结构的调整,我国民营经济出现了迅猛发展的良好势头.民营企业发展较快,经济总量提升,已成为我国经济发展的一支新生力军,在国民经济发展中发挥着越来越大的作用.

非公有制经济是社会主义市场经济的重要组成部分.民营企业在生产、经营、科研、管理等各项活动中形成的大量档案已成为经济发展的重要信息资源,这些档案真实地记录了民营企业诞生、发展的历史过程,记录了民营企业在国民经济和社会发展中所发挥的重要作用.如果不加强民营企业档案管理,一是不利于企业档案的齐全完整,无章可循,无约无束机制,形成的材料处理分散,无序状态,不能完整地记述和反映企业发展的历史面貌.二是不利于企业档案材料安全.民营企业主与员工之间虽订有劳动合同关系,但员工流动的随意性较大,材料的分散管理,尤其是“秘方”等核心材料,因缺乏有效的监督管理机制,一旦出现人员“跳槽”,轻则使企业的管理发生断层,工作无法延续,增大管理成本.重则会导致企业的独有知识产权流失,造成无法弥补的损失,甚至危及企业的生存.三是不利于企业的做大做强与创新发展.企业档案材料的分散,无序保存,少数人占有企业重要的档案信息资源,一旦发生利益冲突,持有者可能会以占有核心材料的条件,要挟企业主,造成企业管理的被动,尤其是入世后,市场竞争的日趋白热化,没有资料,信息数据的科学管理,就会在瞬息万变的市场经济中失去商机,严重阻碍企业的持续发展,为此,加强档案资料管理对于规范民营企业行为、维护企业利益、规避市场经营风险具有十分重要的意义.

2.民营企业档案管理工作现状

2.1从档案管理体制上看：大部分民营企业将档案工作纳入企业发展规划和年度工作计划,成立了档案工作领导组织,明确了领导分管,设有档案工作人员,各部门也有专（兼）职档案人员.但还有些民营企业没有开展档案工作,即使开展了档案工作,管理人员多为,没有参加档案行政管理部门组织的专业培训,缺乏基本的档案专业知识,也没有做到持证上岗.

2.2从档案管理模式上看：有部分民营企业档案集中统一管理,绝大多数还有分散管理的形式.具体表现为办公室、生产、设计和营销等业务部门的档案资料各自保管.企业领导档案意识淡薄,认为档案工作只是简单的收集、整理、装订,并不能创造社会价值,不需规范的管理模式.

2.3从档案工作制度上看：部分民营企业建有单独的档案管理制度,企业在相关管理制度中涉及档案资料管理的内容,普遍存在着档案规章制度不健全的情况,多数只有档案员责任制一项,还不能坚持严格考核.

2.4从档案内容种类上看：科技档案构成了民营企业档案的主体,也存在特殊载体的档案.民营企业是自主经营,将形成的材料,尤其是涉及到生产工艺流程、产品制作秘方等核心材料,往往分散在家族“少数”人手中,实行“封闭”管理.档案管理处于分散、无序状态,各项档案业务建设薄弱,收、管、用三个环节存在一些待解决的问题.

2.5从档案基础设施上看：有的民营企业建有档案室,并且配有档案柜等档案装具和装订机、复印机、灭火器、空调等必要设备.但多数企业没有专用的档案库房和必要的设备.

3.民营企业档案现代化管理的必备条件

3.1确定民营企业档案的管理模式原则

不同类型民营企业应该选择不同的档案管理模式.各种管理模式各有所长,关键是哪种更适合本企业当前的要求.在确定具体管理模式时建议考虑以下原则：首先,档案管理层次要与企业规模形态相适应.一般而言,中小型民营企业可以实行单极管理,大型企业集团可以实行以法人为基础的多级管理.例如上海新黄浦（集团）公司属混合型大型民营企业集团总公司档案部门对总部形成的档案实行综合管理,对各子公司档案工作实行统一领导、分级管理,全资与控股公司由总公司档案部门与之签订“档案管理协议书”,明确规定档案所有权归总公司,日常则尤其代管.其次,档案管理形态要与企业管理形态相适应.企业档案管理按形态划分有档案实体管理、档案信息管理与档案信息资源管理.从整体上看企业档案管理形态具有共存性与渐进性,至于某一企业采取哪种管理形态应与企业管理形态相适应,不宜盲目追求档案信息化管理.民营企业中有不少高新技术产业,这种企业可实行档案信息化管理.最后,档案管理手段要与企业技术形态相适应.档案管理中的手工管理、计算机辅助管理、档案信息网络化管理是档案管理运用现代技术的不同阶段,企业档案管理手段应紧跟企业信息化的步伐,但不能脱离企业技术管理形态盲目追求档案管理手段的更新.在建有办公自动系统或内部局域网的企业,大量电子文件的生成会促进企业文档一体化管理；而尚未实现网络管理的民营企业可采取手工管理或计算机辅助管理的方式.

3.2配备档案管理人才,制定科学的归档范围和管理制度

目前,民营企业大多重经营、轻管理,一味追求眼前的利益,对于档案工作这种短期内很难见到效益的工作不太重视.很多企业没有专人负责档案工作,缺乏必要的规章制度,档案管理随意性大.因此配备相应的电子档案管理人才是民营企业电子档案建设不可缺少的必要环节.作为应用性很强的档案工作、为了培养档案管理人才,我们必须加强档案人员的继续教育,使他们掌握新知识、新技能,以满足时代的需要.民营企业自身也要加快档案信息化管理规范的制定和使用,包括电子文件归档,计算机管理和检索,以及库房的管理等.民营企业要将规章制度建设置于企业发展的大背景下研究,重新审查、整理和进一步完善原有规章制度,使规章制度适应新形势发展的需要.

3.3全面提升企业档案实体与企业信息整体管理水平

首先要强化档案综合管理.要按集中统一管理的原则,由综合档案机构对企业档案实行统一整理和开发利用.对企业档案实行综合管理是当前国有企业转制而成民营企业的档案管理模式的主流,但在具体实施中往往有差异.可以实行集中统一式的综合管理,也可以实行统一领导、分级管理式的综合管理,该管理模式有利于企业档案工作的全面建设,充分发挥企业档案的整体功能.其次要强化文档一体化管理.指在企业内对文件、档案实行统一管理,一般多见于信息化程度较高的企业.档案部门除管理档案外,作为企业信息化管理的一个职能部门对企业网上文件与纸质文件同时予以管理,对网上传递的电子文件实行逻辑归档,相应纸质文件适应另行归档.该管理模式能使企业档案工作与企业信息化进程同步进行,有利于推动档案现代化管理.