秘书礼仪2016年第5期

每个人每天都要与人交往,在交往过程中若都按照自己的喜好各行其是,人与人之间将会变得难以沟通.因此,我们需要讲究礼仪,它不仅是人际交往的基本规则,也是交往过程中需要大家普遍遵守的行为秩序.

一、什么是礼仪

孔子有云：“礼者,敬人也.”这里所提到的“礼”字是尊重的意思.也就是说,从本质上讲,“礼”所指的是一个人尊重自己、尊重他人、尊重社会的基本态度.尊重是相互的,“来而不往,非礼也.”一个不尊重他人的人,同样不会得到对方的尊重.“仪”在“礼仪”中是规范的表现形式,“礼”是一种态度,那么“仪”就是在这种态度下所表现出来的行为.因此,概括来讲,礼仪就是人面在人际交往中出于尊重所表现出来的规范行为.

规范的礼仪不仅象征着社会的发展,还标志着人类文明的进步.在当今社会中,礼仪和法律并成为人类两大行为准则.而它们的区别在于,法律具有强制性,而礼仪则是一种很强的自觉性.二者都在随着社会的进步和发展,根据不同行业的具体要求,不断地被完善着.

二、秘书礼仪

秘书礼仪作为礼仪的一个分支,更加具体化,是秘书日常交往过程中必须要遵守的行为准则.那么秘书礼仪具体都包含哪些内容呢?

(一)形象礼仪

1.着装礼仪.着装礼仪意在塑造秘书的工作形象,强化秘书的内在修养.得体的着装不仅是秘书个人内在素养的外在表现,在某些时候往往还代表着企业的形象.因此每一个秘书都应该学习和掌握一定的着装礼仪常识,按照不同行业的不同要求,做到得体和规范.

秘书的着装简而言之可以用四个字概括：应时应景,即与时代同步,与季节同步,与时间同步,与环境同步.作为新世纪的秘书,着装不应与时代脱节,但也不需要走在时代的前沿,与时代进步的步伐保持一致即可,简单大方的款式,精致的剪裁,细节中往往彰显出个性,令人印象深刻.保持着装的基本消暑御寒功能,切忌“脏,乱,破,露,透,紧,短,艳和异”,尊重服装的规范穿法,切忌自成一派的穿法.工作时间与非工作时间的着装要有所区别,工作时间不可着运动装等过于休闲的服饰.

2.修饰礼仪.面部妆容,发型和饰物的佩戴均归属修饰礼仪范畴.作为一名秘书,面部妆容应以淡妆为主,切忌浓妆艳抹,给对方造成过犹不及的印象.着重眼部的修饰,搭配以适合的眉型,往往会令人看起来神采奕奕.唇部要多注重保养,保持一双无脱皮的润泽双唇,无需着重颜色的修饰,一点点唇油便在细节中体现出精致.发型应以适合自己为主,以端庄为表现目的,切忌颜色花哨,造型夸张.而在饰物的佩戴上,则应以简单为主,少而精,慎重选择款式,区别男女.尤其外事秘书,国际化的工作范围会接触到不同国家不同民族的人,其中某些人可能有其独有的信仰与禁忌,遇到这种情况,就需要秘书人员提前做好功课,在妆容、发型、服饰特别是饰物的佩戴上,多加留心.

3.举止礼仪.规范的举止不仅是对秘书而言,对任何人而言都是内在修养的外在体现.孔子曾经说过：非礼勿动.结合秘书的工作而言,可以概括为合乎体统,合乎身份,合乎场合.举止文明礼貌,行为自然得体,步伐沉着稳健,手势动作规范.切忌小动作不断和滥用手势.尤其是在与人交往中,举止首先要尊重对方,优雅大度中展现出一个秘书的修养和风度.

(二)公务礼仪

1.汇报礼仪.作为秘书经常要上传下达,因此在汇报礼仪中首先要区分汇报对象.当与被汇报人是上下级关系时,若是作为下级向上级汇报,应遵守归口管理的原则,直接找分管负责人来汇报,不宜擅自汇报或越级汇报；若是作为上级向下级通报,则需要真实地反映情况,不可瞒报,否则将很容易失去下属的支持,也较难获得体谅.当秘书单独汇报时,最好简单明了、直抒胸臆；若是集体汇报,则需要实现集思广益,讨论总结,力求全面地反映问题的同时,高效地完成汇报.当然无论哪一种情况,作为秘书人员,都需要把握适当的时机,选择合适的地点,充实汇报的内容,条理清晰地进行汇报.

2.办公礼仪.秘书作为办公室一员,首先应忠于职守,严格恪守时间,不迟到不早退.上传下达中,规范语言,尊重对方.工作中保护环境,保持卫生,维护办公秩序的良好运行.

3.会务礼仪.秘书人员经常要面对各类会议的组织工作,因此严格的会务礼仪成了秘书必不可少的一项规范内容.首先在会议的组织上,需注意周密地制定会议规则,充分地进行会议筹备,完善地组织会议进程,和妥善的处理收尾工作.做到会前规范化,会中细节化,会后系统化.一场会议的成功与否,往往由细节决定.

4.礼仪.信息化时代成了日常工作中被频繁使用的沟通工具之一,而形象也成为了秘书职业形象的重要组成部分.接打的时候要耐心、细致、周道、热情,口齿清晰,音量适中,语速正常.拨打时要注意时间恰当,语言流畅,表达清晰,举止得当.而接时要注意及时,文明,做好记录以便协调、转述和汇报.

5.文书礼仪.日常礼仪文书主要分三大类：信函、致辞和题赠,总体遵循四大原则：主题突出,情意诚挚,格式规范和语言得体.由于其使用之频繁,种类之繁多,这里就不一一赘述了.

综上所述,不难看出,秘书礼仪体现在秘书日常工作的方方面面,以至于一言一行、穿着打扮,请示汇报等等每一个细节都体现着规范所在.一个企业的礼仪文化是企业形象和员工素养的综合体现,只有做好应有的礼仪才能塑造良好的企业形象.因此,作为一个合格的秘书,必须从细节做起,在理论上充分认识其重要性的同时,还要在实践中多学习、多观察、多积累才行.