会计电算化环境下内部控制问题探析

一、引言

全球化经营和信息化革命的浪潮为会计电算化提供了经济背景和技术支持,这一趋势现在愈发明显.信息技术是会计电算化的技术载体,也是电算化背景下财务安全的重要保障.然后,近年来,大量与电脑系统有关的舞弊行为逐渐发生,且其涉及金额之大,影响范围之广令人吃惊.在电算化环境下,内部控制的内涵和外延也得到了扩展,内部控制的重要性依然不言而喻.借助于计算机系统和网络技术,会计信息的处理和传递效率都得到了极大的提高,在会计电算化系统的支持下,人为原因导致的会计差错率也大幅降低,会计电算化从技术上有助于提高会计信息的可靠性.但是,这一新变化也为企业的内部控制带来了很多新的问题,这给企业的内部控制带来了很大的冲击,从而使得企业的内部控制系统在新的环境下落后于会计信息系统的发展.这就迫切要求建立新的内部控制系统.

我国当前会计电算化的发展状况表明,企业花费大量资金购写商品化的会计信息系统或是通过自行开发的方式更新会计信息系统,从理论上讲,这一行为可以提高企业会计信息的可靠性和相关性,有助于企业的经营活动.然而,由于信息化背景下内部控制的缺失,大量企业在实施电算化后出现会计信息失败等问题,最终导致企业经营失败.因此,在我国当前企业会计电算化背景下以及内部控制建设薄弱的客观现实下,如何根据我国企业的自身特点建立完善的内部控制制度就成为当前必须要研究的重要课题.

二、会计电算化环境下内部控制系统新特点

在会计信息系统由传统的手工方式向电算化方式转变的过程中,企业内部控制的目标并未改变,仍然是以保护资产的安全,数据资料的可靠准确,提高企业经营效率为根本目标.在这一根本目标的统领下,在会计信息系统中的会计记账方式以及借贷平衡的基本原理也并未发生变化.但是,由于计算机使得会计信息处理实现自动化,这就使得会计业务处理程序和工作组织发生了质的变化,因此,内部控制系统也在此基础上发生了新变化：

第一,内部控制环境发生变化.会计电算化系统使企业的会计核算环境和会计核算程序都发生了巨大变化.过去,会计核算是由财务人员手工核算,报表的生成、会计信息的统计都由手工完成.实现会计电算化后,会计部门除了需要财务人员操作会计电算化系统外,还需要电算化系统的程序设计人员、网络安全人员等人员.因此,企业内部控制环境也变得更加广泛和复杂.要想通过会计电算化系统有效提高会计信息对管理层决策的有效性,企业需要根据会计电算化的实际情况进一步完善内部控制制度.

第二,内部控制形式发生变化.对于电算化背景下的内部控制,不能再采用传统的书面核对方式,而是要借助内部控制软件来实施.因此,在会计电算化系统设计时,有必要嵌入内部控制功能,例如授权、岗位分离等模块,这些内部控制模块有助于提高整体会计电算化系统的有效性.当程序发生错误时,由于人工对计算机系统地依赖,这些错误很难被发现.而这些程序的失效如果不能被及时发现,可能会导致计算机系统在其他方面发生更大的错误和违规.

第三,内部控制重点对象发生变化.在手工会计的阶段,内部控制的重点对象是会计核算系统和财务人员.在会计电算化背景下,账务处理由电脑程序完成,财务人员负责原始数据的整理、录入和审核以及财务报告的编制和数据分析,程序人员负责会计系统的程序编制.会计电算化后,内部控制的重点对象转为了对人员和会计程序的双重控制.

第四,内部控制范围发生变化.传统会计制度下,内部控制的范围主要针对会计系统.在会计电算化背景下,内部控制的范围除了过去的会计系统,也应扩展到系统授权控制、系统安全控制、网络安全控制、程序维护控制等内容.

三、会计电算化环境下内部控制存在的新问题

第一,原始数据的准确性问题成为内部控制的新问题.由于电算化条件下会计数据首先需要人力进行会计输入,而在原始数据的输入过程中如果发生计算机无法识别的错误,那么其后的总账、明细账以及会计列报都可能出现错误,造成会计信息的失真.而由于计算机无法对原始数据的准确性进行判断,同时,对于会计信息系统的依赖可能导致企业忽视对原始数据的审核和检验.同时,责任过分集中于电算化的会计软件可能使企业面临更大的系统风险.由于会计电算化系统的不成熟以及程序人员对会计系统的理解不够全面等原因,会计电算化系统可能存在安全性差、兼容性差、保密性差、实用性差等问题,电算化系统本身面临的风险也成为抑制企业内部控制发挥作用的主要问题.

第二,会计信息的安全性可能导致新的问题.在手工会计环境下,会计数据和会计信息由纸质的单据、凭证、账表记录,对于错账的更正等有明确规定,一般而言,不容易发生会计信息的篡改.然而,在会计电算化的环境下,会计信息储存在电脑会计系统中,会计信息容易被不留痕迹地篡改.或者一旦电算化系统发生故障、系统崩溃或者受到攻击等问题,会计信息可能会被篡改或者丢失.因此,电算化环境对会计信息的安全性提出了挑战.

第三,会计电算化的实施增加了内部控制的难度.在前文中提到,会计电算化系统下的舞弊行为更难以被发现.会计电算化系统本身可能存在缺陷,储存在电脑系统中的会计信息容易被不留痕迹地篡改、复制、伪造或销毁.由于这种行为具有隐蔽性,导致内部控制的难度增大.可见,在电算化环境下内部控制的难度被不断加大,面临更加复杂的环境以及更加难以控制的计算机手段.

第四,网络化应用带来的新问题.由于网络系统的开放性、分散性、数据的共享性等方面大大超过了以往任何类型的系统,极大地改变了以往计算机会计信息系统的应用模式,扩展了系统运行的环境,从而大大改变了以往计算机系统内部控制的内容和方法,也给计算机会计信息系统内部控制带来新的问题,如大量会计信息通过网络通信线路传输,有可能被非法拦截、窃取甚至篡改；网络会计信息系统遭受“病毒”入侵或“”攻击的可能性更大等等,应当引起我们足够的重视.

四、会计电算化环境下内部控制系统完善路径第一,企业要加强财务人员职业道德教育与执业能力提升.企业财务人员的职业道德是会计信息真实有效的保障,具备电算化下执业能力的财务人员不仅应当会操作电算化系统,也能通过与程序人员的沟通不断促进电算化系统的完善,同时,还应具备维护会计信息安全性的能力,才能适应当前对内部控制的新要求.企业在引入会计信息系统阶段对财务人员的培训也应当基于上述目标.需要特别强调的是,在对相关人员的培训中,不仅需要对系统的操作培训,还需要对相关人员后期内部控制以及新系统流程的培训.

第二,要对程序修改进行强有力的控制.随着经济环境的变化和企业经营发展阶段性的变化,企业必须对软件进行相应的升级和修正.与此同时,随着计算机会计系统的运行,之前的相关设计可能存在的问题也会逐渐暴露出来,这需要对相关程序进行修正.基于此,必须建立对会计软件进行修改的相关控制程序.具体而言,需要经历发现、提出修正意见、报批、审核、复核、执行、稽查这七个环节.同时需要对这些相关环节进行电子和书面的记录,并加以存档留查.

第三,注重对电算化系统安全性的控制与改善.上文提到了电算化系统本身对企业会计系统安全性的影响,因此,企业应当注重对电算化系统本身的控制和改善.首先,应当把握人员的岗位分离原则.例如,系统维护人员不能接触到会计信息,在系统调试时也只能用专门的调试数据,从而降低程序被恶意篡改的风险,提高系统安全性.其次,系统设计必须遵循国家相关法律法规,结合企业自身的特点对企业会计信息系统进行更强的内部控制,在这个过程中需要企业会计部门和内部审计人员的参与.将内部控制的一些手段嵌入到系统中,例如,系统自动核对以减少手工录入的差错、主管授权制度、岗位分离设置等.

第四,建立规范的电算化会计系统操作制度.规范且严格实施的操作制度可以有效减少企业的风险,加强内部控制.首先,企业应根据实际需要建立一套有效的会计电算化系统,通过程序的设置有效防止重复操作等失误,并在系统中建立操作日志,使系统操作有据可查、权责分明.更重要的是,操作人员应当遵循规范的操作制度,企业内部控制部门应当负责制定这一操作制度,并对其实施情况进行监督.只有通过主观和客观两个方面的管控,才能提升在电算化环境下的内部控制的水平.