办公室文书与文书档案管理的缺陷

摘 要：文书档案管理中涉及到的内容有现代企业的发展进程信息,同时也包括在企业形成初期的历史信息,可以说文书管理工作是承担着企业单位的发展历程,企事业单位的管理水平在很大程度上能够通过文书档案管理来体现,所以企事业单位需要针对文书档案管理的相关制度进行完善与优化,使企事业单位各部分之间能够协调发展.

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一、办公室文书档案管理特征

文书档案主要是以纸质或其他载体记录发生的事件、过程记载、物品存档、关键文件为管理对象文书档案的管理重点主要在于收集和保存资料.这些信息资料都是被分门别类存放的,这一阶段的档案管理工作中心是信息收集与整合,之后对其编目和保存.

文书档案中涉及的内容非常丰富,其中包括企事业单位的发展历史、科技发展、设备管理、财务管理以及行政管理等等.

办公室文书工作与文书档案二者之间存在这密切的联系,其中办公室文书的工作内容是收集与整理文件信息内容,之后需要对其进行归档与编目；文书档案管理工作涉及到的工作内容是文件的书写材料、格式以及归档.

二、办公室文书档案管理现状

(一)办公室文书档案管理建设力度过低

通常情况下办公室文书档案资料多数存放于库房底层,潮湿、不通风、灰尘沉积的环境并不利于管理工作正常进行,部分档案室非常破旧,加之存放档案的区域受到限制,导致文书档案职责不明就会出现管理不完善的现象,这样就会出现现有的管理成果与档案管理标准相差甚远.由于档案管理工作得不到重视,从而有限的资金也不会注入到办公室文书项目发展中,从而档案管理工作建设被完全忽略.

(二)办公室文书档案工作认知尚浅

诸多企事业单位在对待文书档案管理工作时缺乏宣传力度,导致工作人员在文书管理过程中对自身的工作职责认知不清晰,档案工作人员平时的日常工作量较大,加以对档案管理工作认识不到位,不愿意花费精力做指导工作,从而导致辖区内的档案信息管理工作存在一定滞后性.工作项目顺利开展,首先要得到领导重视,档案管理工作革新整改需要得到办公室文书领导的重视,因为部分领导在思想意识上没有领会到档案管理的重要性,认为只要有人管理就可以,因此在队伍建设方面没有加大专业力度.

(三)文书档案管理工作缺乏积极性与规范性

工作人员积极性匮乏具体表现：多数企事业单位档案管理人员无论是理论水平、文化水平还是专业素养都或多或少有欠缺.甚至一些工作人员不是专业人员,并不具备文书档案管理工作知识与技能,所以在工作中就会出现主人翁意识的缺失.工作人员调动密集、薪金待遇一般使在职工作人员对本质工作出现懈怠性,不能激发工作人员提升工作素养以及业务水平,导致办公室文书档案管理工作不能够与时俱进.

三、办公室文书档案管理工作有效措施

在工作中要进一步实现档案管理与文书工作的有效融合,在文件信息收集与整理时要注意纸张使用的规格、要统一文件格式的使用、要统一笔支型号的选择,这样直接影响到文件信息的管理质量,以此才能够统一实现办公室文书与文书档案管理的现代化管理,使其更加规范化.

首先,要良好利用受众群体,抓好档案管理宣传工作,要将社会大众的意识作为着力点,强化群众档案管理认知,使他们感受到档案管理与保存在企业发展中起到的重要作用,同时需要办公室文书档案管理工作人员参加档案业务培训,不断学习专业知识理论以此来丰富档案管理专业知识.其次,档案宣传工作要渗入到领导工作重点范围内,在日常工作中不断增强其思想认知程度,摒弃传统封闭的观念,向办公室文书职能发展观念、社会大众怎么写作意识方向发展,在办公室文书档案管理工作中加大人力、物力的有效投入,从本质上提高档案工作的发展速度,使之与办公室文书等日常工作齐头并进,为企业经济发展起到助推作用.

首先,需要管理层对待工作人员招募工作要慎重,严格把控招聘人员的专业知识与技能,这样才能够保证员工在工作过程中有责任感；其次,加强办公室文书档案工作基础设施的管理,使硬件能够发挥其工作职能.其次,制定岗位责任制度,健全相关的规章制度,加强档案整理工作的检查与监督,全面提高思想认识,促进文件材料的收集工作,并且认真落实到档案管理具体职位中,将档案信息管理工作细分落实给每一位工作人员,这样可以激发工作人员的责任意识以及事业观念.为确保档案工作队伍稳定的工作状态,要建立有效且健全的激励制度,使工作人员对档案管理的本质充满正面思想.

四、结束语

档案管理工作是建立在文书管理工作基础之上的,所以想要企事业单位的文件信息得到发展与利用,文书与档案管理是一定要得到充分重视的,企事业单位的建设与发展是需要文书档案来记载的,对于以后企事业单位的发展也是有着重要意义的,所以在工作过程中要强化文书与档案管理工作人员的个人素养,使之能够认识到自身的工作职能,使企业的有效资源得到最大化的利用,最终实现企事业单位信息资源的优化,同时也是体现企事业单位管理水平的重要途径.