机场文书档案管理探析

文书档案基本都是由一些完毕的具有保存价值的文件转化形成的.文件主要是法定机关、团体、企事业单位以及个人在活动中,为了相互联系与处理事务等各种实际需要,通过文字、图表等各种方式所记录下来的拥有完整体式与处理程序的信息材料.机场文书档案是机场的宝贵财富,记录了机场所从事的各类管理活动,例如财务管理、人事管理以及业务管理等.

一、机场文书档案分析

机场文书档案是机场发展历史的见证与凭据,它是有着严格的规范性、标准性、保密性以及怎么写作性等特点.

1.规范性

机场文书档案的规范性主要是体现在公文的管理上,是整个文书档案的核心,同时也是做好文书档案管理工作的重要基础.规范性主要表现在公文的用纸、字迹、检查、传递、文种等几个方面.

2.标准性

相对而言,文书档案管理工作拥有较高的技术含量,并且有着很强的操作性.文书档案的收集、管理、鉴定、保管以及利用都有相应的标准、规范,并且其技术流程和操作技术也是统一的.整个过程中各个环节之间相互联系,层次分明,并且有着严格的标准.

3.保密性

机场和其他单位相比,技术要求高,所以信息化方面更加的完善,电子档案较多,同时还有数量不少的纸质档案.这两种形式档案的存在为保密工作带来了一定的难度.相对而言,纸质的档案在形成之后,内容和形式基本就不会发生太大的变化,所以很容易辨认出是否是原始资料.但是对于电子档案,却没有这种特点,对于电子档案往往需要进行加密,并且还必须要不定期更换密钥或者电子锁.但是最重要的是保密意识,如果工作人员缺乏保密意识,这些保密手段都只能是虚设,很容易因为失密,造成较为严重的后果.

4.怎么写作性

文书档案的怎么写作性主要体现在为领导或者职能部门在进行决策分析时提供必要的资料参考,特别是在编研、统计等各项工作中.想要做好怎么写作,就必须先做好机场文书档案的整理工作,让文书档案能够在使用的时候可以满足不同的要求.机场文书档案能够为机场内各级领导干部的变迁以及职工的晋职晋升等提供相当详细的个人资料与依据,并能够促进工作效率的提高,使得工作能够在规定时间内按质、按量完成.同时还能够在机场进行大规模改革的过程中提供机场的各种基本信息以及工作人员的一些基本情况,能让机场领导在进行决策时获取必要的第一手的信息.

二、机场文书档案管理中存在的问题

1.对文书档案的重要性认识程度存在差异,需要进一步改善

对于文书档案的重要性,各个机场的表现各不相同,部分机场在文书档案的管理上还存在需要继续改进的地方,需要进一步提高对文书档案重要性的认识.但是从近几年的情况来看,各个机场都正在改善对文书档案的重要性的认识,并且取得了较好的效果,例如在对于文书档案的搜集、整理与归档上都取得了一定的成绩,但是就文书档案的利用上还需要进一步的进行改善.如在很多机场中虽然有档案室,但是却缺乏相应的查阅档案的硬件条件,没有专门的查阅室,对于查阅档案的制度也不够健全,基本只有档案部门有相关的制度,对于档案很多人都感到神秘.

2.文书工作与档案工作之间缺乏足够的默契程度

严格的讲,文书档案管理工作包含有档案工作与文书工作这两个方面的内容,因此这两项工作之间存在有十分紧密的联系.所以在实际的文书档案管理中需要将文书与档案管理工作进行衔接,两项工作必须要相互配合,并构建起一套较为完善的文书档案管理机制.但是在实际的操作过程中,文书工作与档案管理基本是单独进行操作的,管理上也是分开的,没有形成一个整体.

3.文书档案管理人员素养难以满足文书档案管理工作的需要

从整体上看,我国的档案管理人员队伍在专业素质、理论水平以及文化程度等方面呈现出参差不齐的现象,难以满足时怎么发表展的需求.虽然,机场的档案管理人员的素质相对较高.但是在专业知识以及知识结构上仍然是存在着老化或者不合理的情况,并且很少有档案管理人员及时的对知识进行更新.这些情况的存在影响到了机场文书档案管理工作的开展,并且会进一步使得机场的工作人员认为文书档案并不重要.在很多部门中,档案管理人员基本都是缺乏足够的档案管理专业知识,虽然也接受过档案管理的培训,但是培训内容基本都集中在操作性知识方面,缺少基本理论等各种系统性的知识.

三、加强机场文书档案管理的措施

1.对文书档案意识进行强化

对于文书档案,不仅仅需要机场领导的重视,所有人员都需要重视,只有这样才能够更好的与文书档案管理工作进行配合,促进文书档案管理工作效率的提升.因此,必须加强对文书档案重要性的宣传.通过宣传,让机场工作人员对于档案不再感到神秘,进一步认识到其重要性.同时加大对文书档案管理工作的资金投入,让文书档案管理工作的各项配套措施能够得到完善,只有做好了档案管理工作才能够进一步的促进机场其它各项工作的开展.

2.实行一体化管理

文档一体化指的是根据文件运动周期理论,将已经完成的文件管理与项目档案管理纳入到一个统一的系统之内,并根据统一的要求,构建起密切的联系,加强协调.对于文件材料的形成,必须要根据档案管理的各项要求去进行,让案卷质量能够得到保障.文档管理一体化对于机场文书档案管理有着十分重要的作用,可以使文书档案的收集更加完整、系统、准确、安全,更加有利于对文档进行超前控制,提高信息检索的效率,促进科学决策,使行政效率得到提升,有利于机场对人、财、物进行更加有效的利用.同时要做好电子文件与纸质文件的归档工作,纸质档案和电子档案一起进行保存.

3.改善档案管理人才队伍现状

要提高文书档案管理工作的效率,人员素质是重要基础.为此,必须要将档案管理人员的培养纳入到机场人员培训计划中,全面提高档案管理人员的素质水平.通过专业培训、继续教育等多种手段来提高档案管理人员的素质.同时,要对档案管理人员的怎么写作意识进行提升,特别是文书档案的开发和利用都需要档案管理人员有着足够的怎么写作意识.在进行教育和培训时,内容不能仅仅放在操作性的知识上,需要根据档案管理人员的实际情况有针对性地提供系统的档案管理理论知识,对档案管理人员的知识结构进行完善.加强对专业档案人才的招聘力度,可以与高校进行合作,引进专业的档案人才.

总之,文书档案的管理工作水平对机场的发展有着十分重要的影响.为此,机场的工作人员都必须要对文书档案的管理工作进行重视,分析当前存在的问题,并积极的进行改进.

〔（作者单位：舟山普陀山机场有限公司（舟山市民航局）〕