企业会计档案鉴定销毁工作之我见

企业会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专业材料,它是记录和反映企业经济业务的重要史料和证据.目前,各企业一般将会计档案的管理重点放在收集、整理、编目和利用工作上,而鉴定销毁工作没有引起足够重视.本人认为,在会计档案的整个工作内容中,定期开展鉴定销毁工作同样是项非常重要且必不可少的工作.为此,本文试对如何做好企业会计档案鉴定销毁工作提出几点建议.

1企业会计档案鉴定销毁工作现状

早在1984年6月,国家财政部、国家档案局就联合颁发了《会计档案管理办法》（1998年8月修订）,对会计档案的保管期限及过期会计档案的鉴定销毁工作做了明确规定.所以,应当说会计档案的鉴定销毁工作已经有章可循.但是,由于过期会计档案鉴定销毁工作政策性、业务性、程序性、责任性很强,使大家产生了畏难心理,导致目前没能很好地开展此项工作,保管的过期会计档案数量很大.如,中原油田成立于上世纪七十年代,截至2010年12月份,中原油田一个基层档案室库存会计档案就达58215卷,其中,需要鉴定销毁的大约12000余卷,占库存总量的20%.

前几年,面对档案快速增加的现实,我们也曾成立了档案鉴定委员会和领导小组,开展过几次档案鉴定销毁活动,但主要是针对到期的短期普发性文书档案和一些到期及无法再利用的设备档案,而并未涉及会计档案的鉴定销毁.

2011年以前,我们油田虽然有个别档案室对过期会计档案做过一次鉴定工作,但也是只做鉴定而从未销毁,使得这些应该销毁的会计档案挤占了库房容量,浪费了人力物力.

2企业会计档案鉴定销毁工作滞后的原因

2.1工作责任性强,企业领导有所顾忌.在《档案法》第十五条中,对“禁止擅自销毁档案”作出了明确规定,并在第二十四条中将这种行为明确列为应当追究法律责任的行为；《会计档案管理办法》第十条对保管期满的会计档案应当经过一定的鉴定和审批程序后予以销毁也作出了规定.但以上两个法规性文件却均没有对不开展此项工作的行为提出追究责任的要求,加上对到期会计档案进行鉴定时很难做到百分之百的准确,所以,企业领导出于避害趋利的心理,为了预防万一,往往一律从长,一般不主动开展过期会计档案鉴定销毁工作.

2.2缺乏效益观念,忽视保管产出关系.保管档案需要很多方面的费用支出,如库房费用、处理费用、保护费用,等等.随着企业的发展,会计档案数量的急剧增长,档案数量的无限增长与有限的保存能力之

间的矛盾日益突出.解决这个矛盾既可以通过扩大库房面积,也可以通过对到期档案的鉴定销毁,压缩档案存量来解决.现在企业为了便利和保险起见,往往宁肯增加费用,放弃可能的效益而不想及时开展鉴定销毁工作.

3做好企业会计档案鉴定销毁工作的对策

3.1转变观念,坚持经济效益与社会效益辩证统一.关键是要转变企业领导和档案管理部门的观念.档案保管和提供利用这个过程本身就是为了追求某种效益,在市场经济发展的今天,更需要转变只重视社会效益而忽视经济效益的观念.在对会计档案的管理中,要注重保管费用等因素的考虑,适时开展鉴定销毁工作,这对优化馆藏,提高效益具有重要意义.因此,在鉴定工作中应摒弃不计成本、多多益善的观点,要考虑每份档案是否值得保存,值得保存多久.

3.2结合实际,制定切实有效便于操作的鉴写作度.档案部门应依据《会计档案管理办法》,结合本企业会计档案工作的实际情况,制定出工作标准.在制定会计档案的鉴定销毁细则时,一要坚持突出依法鉴定销毁的原则,消除怕负责任的心理；二要充分考虑到保管费用因素,使其更加具有科学性、更能体现效益原则.如,中原油田为了规范会计档案的鉴定销毁工作,提高档案库房的有效利用率,先后制定印发了《会计档案鉴定销毁办法（试行）》和《关于鉴定销毁1993年前会计档案的实施意见》,对会计档案的鉴定销毁工作作出部署.还下发了《中原石油勘探局会计档案电子化实施方案》,决定对各单位保管期满的会计档案在销毁前全部转换成电子档案保存,以利于解决“有效保存”和“以防万一”的矛盾.

3.3健全机制,严格按照规定开展鉴定销毁工作.要想把会计档案的鉴定销毁工作落实到位,就必须纳入企业的管理制度体系,定期开展对过期会计档案的鉴定销毁工作.在鉴定销毁过程中明确规定各环节人员的工作职责、应有的权利和承担的义务,尽可能减少人为因素对企业会计档案鉴定销毁工作带来的风险.在实际操作中,应当由档案管理部门和富有实际工作经验的企业会计人员组成档案鉴定工作小组负责档案鉴定销毁工作,以保证企业过期会计档案鉴定销毁工作的正常开展,从而提高管理效益.

（指导老师：严永官；作者单位：中原油田档案管理处测井档案室来稿日期：2013-06-18）