现代档案管理面向信息化的策略

【摘 要 】随着网络技术的迅速发展和普及,传统档案馆管理模式已难以适应网络环境下文献资源获取的需要,必然经历着档案管理对信息化的深刻变革.如何通过探寻更优管理技术手段或改进管理方法模式,实现档案的数字化、信息化和高效化管理,是亟待妥善解决的难点问题.本文围绕现代档案管理面向信息化的这一主题,首先节选五方面全面阐述档案信息化管理的益处,其次针对性提出保障档案信息化管理的措施.

【关 键 词 】档案管理 信息化 保障措施

一、档案管理信息化的必要性

作为交融感情的媒介、成就记录的工具以及获取知识传承经验的载体之一,档案承载着无可替代的作用,对人类文明进步起着巨大推动作用.就档案而言,因种类繁杂且数量众多,如何管理是难点问题.尤其在当今追求便捷和效率的时代背景下,如何探寻更优适宜的技术手段和方法模式,以实现档案的优化管理,是当务之急.但随着诸如通信技术、微机技术、信息技术和电子技术等高新技术的迅猛发展并渐向各领域的渗透,档案的数字化、信息化和高效化管理,已成为可能.本文选取面向信息化的现代档案管理为主题,从利于提升档案利用率、利于实现档案资源共享、利于加快档案传递速度、利于档案快捷浏览和检索、利于满足读者多样化需求五方面全面阐述档案信息化管理的益处,并针对性提出树立信息化管理意识、构建信息化平台、实施信息整合、提高管理人员综合素质,加强管理工作队伍建设、资金投入及政策配套、改革并创新信息化建设六项可靠措施,以期切实保障档案信息化管理的落实.

二、信息化管理对档案管理的益处

档案信息化管理的益处可归结为多方面,但限于篇幅,本文仅节选下述五方面展开论述.具体阐释为：（1）利于提升档案利用率.档案的信息化管理,不论是应用于社会档案馆抑或是高校档案馆,实现途径均为赋予档案信息化的属性,并使之成为网络虚拟环境与数字信息化平台的组成单元.从所带来的有益效果层面言,档案的信息化管理,对提升档案利用率起到积极促进作用.（2）利于实现档案资源共享.档案之于社会发展和社会文明进步的意义不言而喻,而其意义的彰显,需借助于阅读的形式.对于阅读,涉及的领域之广之博,而信息化恰可带来极大便捷.故此,档案的信息化管理,既利于读者的广博阅读,实现多层面、多方位汲取知识的目的,亦利于档案资源的共享,拓宽知识获取面.（3）利于加快档案传递速度.不难理解,实施信息化管理将档案以电子书的形式呈现,可彻底消除纸质档案无法异地同时阅读的弊病,不但利于提高档案的读阅率,而且利于加快档案的传递速度.（4）利于满足读者多样化需求.信息化管理方便读者结合自身多样化需求,针对性查阅、浏览档案资源,从而大幅缩减时间,实现省时高效.此外,不同层次、不同年龄段得读者还可依托信息化管理平台,选择写作所需怎么写作,满足多样化需求.

三、实现档案信息化管理的保障措施

鉴于档案实施信息化管理的多项利好之处,采取切实可靠措施保障信息化管理的实现极其关键.分析认为,可靠的保障措施主要归纳为：（1）树立信息化管理意识.实施信息化管理的先决前提在于树立明确的信息化管理意识.管理意识不到位,即便关联措施再完善,落实再到位,也难以收获预期成效.总而言之,管理意识是制约档案信息化管理落实效果的核心因素之一.对此,为帮助树立正确坚定的管理意识,可通过定期举办专家座谈会和优秀管理经验交流会的形式,不间断提高思想认识.（2）实施信息整合.信息整合具体指档案管理知识、网络知识和计算机应用知识等多方面知识信息的整合.实施档案资源信息整合和必要重组,有利于满足读者多样化的需求,并一定程度助力于档案信息化管理的深化实施和良性发展.此外,还可实现档案管理怎么写作的开发性和交互性提供,使得怎么写作更趋综合且全方位.（3）构建信息化平台.信息化平台,即提供海量档案资源,档案信息化检索所需类别、主题、目录及索取号等必需信息的平台.进入平台入口,选用主题或关 键 词 查找的方式可轻松实现档案资源的检索和读阅.考虑到该平台涵盖丰富的数据信息,对于其的构建,须借助计算机网络技术的数据处理技术等高新技术,以保障具备预期功能并发挥出最佳效用.（4）提高管理人员综合素质,加强管理工作队伍建设.具体而言,提高管理人员综合素质即储备丰富的理论知识（涵盖网络技术知识、计算机应用知识、现代管理技术知识和数字化技术知识等方面）,熟知且能娴熟运用科学高效检索方法和管理方式,并掌握一定的信息加工处理能力和信息技术应用能力.加强管理工作队伍建设即加大对专业管理人才的培养力度和对专业信息化管理人才的引进力度,以及改良档案信息化管理需依托的基础设施.可以说,提高管理人员综合素质并加强管理工作队伍建设可一定程度提升档案信息化管理的软实力.随着信息化发展提出愈高的要求,制定易于落实的管理人才培养计划,创建规范化、专业化管理人才培养模式,培养造就更多管理技术复合型人才,同时实现档案管理模式向网络化模式、信息化模式的平稳过渡,颇具现实意义.（5）资金投入及政策配套.信息化管理虽然可带来诸多便利,但如何持久维系是关键所在.从本质上讲,依赖于大量的资金投入及相关配套政策的出台,并且着眼于长远看极具紧迫性,这对推动档案信息化管理的优质发展具有重要意义.