人才培养工作评估为契机,推动民办高职院校档案员队伍建设

【摘 要】针对人才培养工作评估对民办高职院校提出的新要求,总结目前民办高职档案管理实际工作中存在的种种问题,探讨解决问题的措施.

【关 键 词】人才培养工作评估,民办高职,档案员,培训

随着学校不断发展壮大,累积的档案越来越多,仅仅依靠专职档案员进行档案的归档整理已经无法满足学校发展的需要,并且档案管理工作具有阶段性繁忙的特点,于是在二级机构设立档案员成了目前高校档案管理的普遍做法.档案员,主要指在学校各职能部门和教学单位负责一定档案管理工作任务的人员,一般由办公室秘书或工作人员担任,其工作重心是本部门的业务工作,兼管档案的收集与整理.

高等职业院校人才培养工作评估（以下简称评估）是国家教育部为解决目前高职院校办学时间普遍较短、办学经验不足的现状,是对高职院校进行监督考核,促进高等职业院校加强内涵建设,深化人才培养模式改革的一种手段.评估包括七大主要评估指标、二十二个关键评估要素,评估专家主要通过查阅学校的原始档案来了解这些情况,因此档案员的工作,对于学校的评估起到重要作用.

一、评估对档案员队伍建设工作提出要求

在实际的评估材料准备过程中,由于民办高职院校缺乏科学指导,各个学校或多或少存在着原始材料丢失、支撑材料收集困难、目录缺乏条理性、文书格式不统一等问题.这反映出民办高职的档案员队伍现状有：

1.机构设置不健全.民办高职院校普遍成立时间较短,对于档案工作的认识和重视不够,没有成立专门的档案管理机构,或者机构成立时间不长,还没有形成一支规范的档案管理队伍.

2.基本设施设备不完善.有的档案室基本设施不齐全,档案员较难开展工作,难以起到保管甚至是延长档案使用寿命的作用.

3.档案员不稳定、人员流动性大.民办高职人才引入、流动机制灵活,岗位调整较为频繁,档案员经常变动,使档案管理工作的连贯性受到很大影响.

4.档案员缺乏归档意识.大多数档案员不具备专业的档案管理知识和技能,平时不注重对原始材料的收集,最后整理归档的时候发现档案缺失是常有的事.

5.档案员业务水平参差不齐.受到档案员学历、职称、工作经历、在岗时间等因素的影响,大部门档案员的业务水平比较生疏,集中培训起到的效果也不大.

6.管理手段落后、缺乏先进的信息化技术.由于经费局限等因素,目前档案管理的手段普遍处在手工操作的阶段,信息技术介入少、范围窄,未发挥较大作用.

7.考核激励制度不健全,流于形式.现行制度往往实效性不强,对档案员的考核监督起不到实质作用,也达不到激励的效果.

二、加强档案员队伍建设,把“以评促建”落到实处

档案不仅是整个学校办学过程、史的详实记录,它更能够为学校总结经验教训、制定今后发展规划提供重要的参考依据,档案工作应该得到足够的认识和重视.从评估过程中采用的材料和文件来看,原始档案的积累起着至关重要的作用,学校应当充分认识到档案工作的意义和重要性,加强对档案工作的科学指导与管理,将档案管理工作纳入学校的整体发展规划.

1.加大资金投入,完善软硬件设施.提升对档案工作的认识和重视,才能加大资金投入,逐步改善工作环境,落实人员编制、档案库房、完善软硬件设施设备建设以及运转经费,使档案工作能与学校其他各项工作协调发展.

2.改进考核和激励体制.民办高职由于办学体制、资金筹措体制和管理体制上与公办学校的不同,因而形成了一套独具特色的人事、薪酬管理制度.可以利用民办高职这种人员编制、薪酬制度灵活的特点,采取有效的激励机制,激发档案员工作热情.

3.注重人文关怀和心理辅导.档案员通常身兼数职,不仅担负本部门的行政工作,还管理档案,有些甚至还担任教学或班主任工作,长期工作压力较大,容易产生抵触情绪、行成职业倦怠的心理.档案管理部门应当在管理方法上更多地采取人文关怀的方式,多关心档案员的工作和生活,及时帮助解决问题.有条件的学校还可以成立专门的心理咨询室,建立个人心理健康档案,定期开展心理咨询活动,消除档案员的消极情绪,以提高他们的工作积极性和稳定性.

4.重视学习培训、提升档案员业务水平.档案员对档案进行收集是整个档案管理工作的第一步,对之后归档整档的一系列流程起到关键的奠基作用,档案员的操作水平会对案卷的质量产生很大的影响.因此,加大对档案员的在岗培训应当成为民办高职档案管理工作的一项重要举措.在岗培训应当突出侧重点,分别针对不同职称、学历、岗位、年龄层的档案员制定学习计划,定期开展形式多样的培训班,可以集中培训与分组讨论相结合,理论交流与实践操作交替进行.比如经验丰富的老档案员可以向年轻档案员传授经验、教训、方法,同时也能从年轻档案员这里吸收新的技术新的思想.档案员间互相学习交流,有助于真正熟练掌握业务,独立完成档案管理工作.

5.引入先进的信息技术,改革档案管理手段.实现数字化管理是今后档案管理发展的重要方向,计算机强大的存储和计算能力可以对档案管理起到存储、检索、远程传递等作用.档案员应当具备较好的计算机操作水平,能够利用计算机等工具实现对档案的现代化管理.

总之,民办高校档案员队伍建设是一项长期而艰巨的任务,不能一蹴而就,需要各方面的配合,只有提升档案员队伍的稳定性,才能更好地怎么写作教学.