农业基本建设项目档案管理若干问题探析

摘 要：农业基本建设项目档案管理是农业基本建设项目管理的重要部分.本文先分析农业基本建设项目档案的特点,然后对农业基本建设项目档案管理中存在的一系列问题进行探析,并提出相应的对策.

关 键 词 ：农业基本建设项目；档案管理；对策

中图分类号：G271 文献标识码：A DOI编码：10.3969/j.issn.1006-6500.2014.02.011

Several Issues of the Archives Management for Agricultural Capital Construction Project

YI Ya-lan, LI Li-yin, ZHANG Chun

（Yangtze River Fisheries Research Institute, Chinese Academy of Fishery Sciences, Wuhan, Hubei 430223, China）

Abstract： Archives management of agricultural capital construction project is a very important part of the agricultural capital construction project management.This paper first analyzes the feature of archives management for agricultural capital construction project, then provides a series of problems that exist in archives management of agricultural capital construction project, and propose appropriate advices.

Key words： agricultural capital construction project；archives management； countermeasure

“十一五”以来,我国对“三农”的投资力度不断加大,农业基本建设也不断加强.以农业部归口管理的农业基本建设资金为例,“十一五”期间,国家安排农业基本建设投资830.97亿元,较“十五”增长了1.77倍,2010年投资总量是2005年的2.9倍.与此同时,国家对农业基本建设项目的管理力度也在不断加强,分别于2003年、2004年、2007年颁布了《农业部基本建设项目财务管理办法》、《农业基本建设项目管理办法》、《农业基本建设项目竣工验收管理规定》及《基本建设项目档案管理办法》、《建设电子文件与电子档案管理规范》等一系列管理办法.但是,农业基本建设项目的承担单位很大部分是科研事业单位,专业管理意识较差,重建设、轻管理的思想非常严重,尤其是对档案的管理缺乏重视,没有将档案管理提高到应有的层次上.

笔者拟就农业基本建设项目建设档案管理存在的问题进行分析,并结合自身单位在农业基本建设项目档案管理过程中的经验教训,提出相应的解决对策,力争对农业基本建设档案管理作出一定的贡献.

1.农业基本建设项目档案的概念

农业基本建设项目,是指全部或部分使用农业部管理的基本建设投资,以扩大生产（业务）能力或新增工程效益、增强农业发展后劲和事业发展能力为主要目的而实施的新建、改扩建、续建工程项目. 农业基本建设项目档案即指在整个农业基本建设项目建设过程中形成的具有保存价值的文字、图纸、图表及声像等各种载体的文件材料.农业基本建设项目档案在工程建设阶段是农业基本建设项目的全过程真实记录和历史凭证,在利用中是国家发展和支持农业的凭证和依据,在农业决策中是国家农业建设项目投资的重要参考.

2.农业基本项目建设项目档案的特点

2.1 涉及主体多方位性

农业基本建设项目从提出项目方案到项目竣工验收,涉及主管单位审批、农业部及财政部审批、地方政府部门及设计、施工、监理、材料及仪器设备供应商等多方位的主体,这决定了农业基本建设项目档案材料来源具有广泛性.

2.2 涉及内容的整体性

农业基本建设项目的档案应是以该项目或者该项目的一个单项工程为单位形成的一整套资料,从内容上看是一个有机的整体,从项目方案的提出到项目的批复到施工到竣工验收,每个阶段是紧密相连、不可或缺的,这些构成一个整体.

2.3 涉及专业的复杂性

农业基本建设项目涉及勘察设计、环保、建安、结构、给排水、配变电、消防、仪器设备等众多专业领域,这些专业领域在整个项目建设过程中的有机结合,决定了项目档案管理所涉及专业内容的复杂性.

2.4 保存时间具有长久性

根据国家建设部《建设工程文件归档整理规范》（GB/T 50328—2001）规定,建设项目档案资料的保管期分为永久、长期和短期三种,长期保管的基本建设项目档案资料实际保管期限不得短于建设项目的实际寿命.农业基本建设项目档案资料在项目竣工验收后相当长一段时间内仍发挥作用,仍具有较高的保存价值,在保存时间上具有长久性.

2.5 怎么写作三农效益评价的重要性

农业基本建设项目的宗旨是怎么写作三农,增强农业发展后劲和事业发展能力,因而项目建成之后的效益评价就显得十分重要.应从经济效益、社会效益及生态效益等方面来综合评价该农业基本建设项目的效益,能让建设单位对该项目公益能力做一个自我评估,从长远来看对建设单位的总体布局以及发展方向具有一定的指导意义,也能为上级主管单位投资决策作为一定的参考.

3.农业基本建设项目档案管理存在的主要问题 3.1 建设主体对档案管理意识不强

农业基本建设项目档案资料不齐全、整理不规范的现状,究其根源是建设主体对档案规范管理的意识不强,对档案管理的认识不到位,一味重视工程质量、进度和资金使用情况,没有意识到档案管理的重要性.由于建设单位对档案管理意识不强,从而施工单位、设计单位及监理单位等各相关单位都不会对规范化的档案管理有足够的重视,未按照建设项目档案管理的要求归档资料,或者未设置专业人员专门负责档案资料的收集、整理工作,从而造成部门资料缺失,影响档案的成套性和完整性.

3.2 档案资料收集整理缺乏规范性和实效性

部分农业基本建设项目的承担者是科研事业单位,这些单位的档案管理人员对农业基本建设项目的建设过程并不了解,对档案资料的来源认识不清,无法准确、及时地将搜集到的档案资料归类.部分具有法律效力的关键性资料原件丢失,仅留存复印件,或者重要文件签字、盖章不齐全,文件资料存在涂改痕迹等现象普遍存在,文件资料的整理缺乏规范性,使得归档资料的价值大打折扣,也给日后项目验收带来一定的隐患.

由于农业基本建设项目档案存在上述涉及主体多方位性及涉及专业复杂性的特点,从项目立项到竣工验收需要经历很长的一个周期,档案资料不能及时归档的现象非常普遍.往往某一建设工序完成,相应的档案资料归集并未到位,而项目建设却进入下个环节,档案资料后补的现象普遍存在,而这样留下的痕迹会对日后档案资料的查阅造成很大的误差,档案管理工作不能与建设工程同步发展的现象在项目竣工验收时常会遭到质疑,对建设单位造成不良影响.

3.3 系统化档案管理意识薄弱

鉴于农业基本建设项目档案管理存在涉及内容整体性的特点,项目建设的每个阶段是紧密相连、不可或缺的,是一个有机整体.因而项目各个阶段产生的档案资料也应是一个连续的、有迹可循的整体,应将各个阶段产生的档案资料进行系统化管理,不能只重视施工阶段的工程资料,而轻视项目立项、初步设计等阶段的资料,任何一个阶段的档案资料缺失或者不规范都会造成整体档案质量下降,建设单位应树立牢固的系统化档案管理意识.

3.4 档案管理的硬件投入不足

国家住房和城乡建设部于2007年颁布的《建设电子文件与电子档案管理规范》要求建设项目在形成纸质档案的同时,还应收集、积累、整理、鉴定、验收、移交电子文件,并加强电子档案管理.因而,在此基础上,农业基本建设项目实现信息化管理是十分必要的.在项目建设过程中产生的大量电子文件,须跟纸质文件一样,严格按照国家相应电子文件的归档要求,并与纸质版的同步录入.这较之前的管理理念、技术处理及设备方面都有了较大变革,而农业基本建设项目的承担单位绝大部分在这方面的投入是明显不足的.

3.5 档案管理人员的专业水平有待提高

建设项目档案管理人员的专业水平也是影响档案质量的关键因素,由于农业基本建设项目档案涉及内容的广泛性,大部分建设单位档案管理人员并不具备这方面的专业知识,甚至存在人员管理档案的现象,加上基本建设项目档案管理方面的培训比较少,他们对档案的收集、鉴定、分类、归档等工作不熟悉,导致项目档案资料质量不高、流失严重.

4.加强农业基本建设项目档案管理的对策

4.1 增强档案管理意识,完善档案管理制度

首先应加强对建设项目档案管理规范及农业基本建设项目管理办法中相关档案管理规范的宣传力度,从上到下各级领导都要牢固树立重视档案管理意识,使建设单位及施工单位、监理单位、设计单位等相关单位都认识到档案管理工作的重要性,将档案管理工作放在与工程质量同等重要的位置,这是做好基本建设项目档案管理工作的有力保证.

4.2 竣工验收档案资料管理与工程建设同步进行

从项目的提出、方案的设计开始,随着项目建设的环环相扣,农业基本建设项目的档案资料的收集、整理,与建设项目的立项、勘察设计、建设施工、竣工验收同步进行,形成全过程化的管理体系,将档案管理的理念贯穿整个项目建成过程,保证档案资料的齐全、准确.

由于农业基本建设项目涉及主体的多方位性,参与建设的设计、施工、监理、仪器设备供应商等都是该项目档案管理的范围,因而对这个范围内主体的档案资料也必须管理到位.例如设计单位应向建设单位提交设计文件资料,监理单位应提供监理日志等一系列资料,施工单位应提供竣工图等,建设单位应及时做好这些文件资料的收集工作,也可由上述单位分阶段向建设单位档案管理人员移交上述资料,并认真检查档案内容是否齐全、质量是否符合归档要求,如不符合归档要求,应停止进入下一步建设程序,待该阶段的档案资料规整到位后方可进入下一步建设,这样从源头上对项目建设档案质量进行把关,确保档案资料管理与工程建设同步进行.

4.3 建立系统化、规范化的档案管理制度体系

建立系统化、规范化的档案管理制度体系是牢固树立档案管理意识的具体表现,只有健全档案管理制度,才能使农业基本建设项目档案管理有章可循、有法可依.首先,要力争将建设项目的一整套档案资料收集、积累、整理及归档落到实处,明确建设过程中建设主体与其他参与主体的职责,使档案管理意识贯穿于项目建设的每一阶段,形成从项目的筹划、立项、开工直至竣工验收首尾相接、全过程管理的系统化体系.其次,将档案资料的管理落实到人,通过制定档案资料归档标准,并将档案资料管理纳入合同管理范围,通过合同对档案资料的质量、完整程度、数量等作出规范,明确建设单位对档案资料的要求,以便对各参与主体形成一定的约束,确保档案资料规范化.对于不符合归档要求的资料,应及时与参与单位沟通、协调,并给予指导解决.

4.4 提高档案管理人员的专业素质

除了制度上对档案管理加以统筹规范外,档案管理人员的专业素质也是影响档案工作的重要因素.电子信息化的应用和普及,推动了档案管理的信息化,也给档案管理人员带来很大的挑战.面对档案管理新技术的挑战,档案人员应不断加强业务学习,积极主动参加档案管理相关理论培训和讲座,及时学习和掌握运用现代信息,与时俱进,以适应档案管理现代化的需要.

总之,农业基本建设项目档案管理是一门系统化工程,应不断探究其内在规律,加强对档案的系统化、规范化管理,有效利用档案管理成果,推进农业基本建设的发展.