邮件归档势在必行

“等等,我要找找我的邮件.”

“我的邮件哪里去了”

“上次的合同样本已经mail给你了,收到了没有”

类似的对话,我们已经在企业里听得司空见惯了,随着越来越多的企业的信息化进程趋于完善,电子邮件成为了企业最先“信息化”的消息传递方式,而当我们的办公室越来越多的听到如上面的对话的时候,蜂拥而至的电子邮件已经成为了我们不得不面对的巨大挑战.

当我们面对这个挑战的时候,我们发现,电子邮件成为了商业机密、商业机会和商业沟通手段,而类似萨班斯法案这样的苛刻法令,也令我们的电子邮件管理员们如坐针毡,越来越多的企业发现,如何搜索到有用的电子邮件,保证电子邮件的存储安全,利用其中的信息,都成为了必不可少的功课.

用户意识亟待加强

据调查显示,目前全球范围内正式实行邮件归档系统的企业并不多,在我国企业中真正实施邮件归档的企业更是少之又少.与国外企业对邮件归档的认识不同的是,对于国内的企业负责人来说,也许他们更关心的是企业中的机密文件是否会被不轨员工利用电子邮件外泄.

从厂商方面来看,前一段时间,NetApp宣布,通过与Artec的合作,NetApp产品现在可以用于保护和加密电子邮件归档了,安装了SnapLocK软件的NetApp主存储和二级存储产品可以存储由ArtecEMA电子邮件归档设备产生的电子邮件档案文件.而拥有众多软件的赛门铁克也在年初,宣布了重新包装其电子邮件安全产品成为所谓的“InformationFoundation”.

而当我们聚焦在国内市场的时候,也有厂商开始行动了.MessageSolution于今年5月在亚太区,包括中国大陆、香港、台湾、新加坡、日本同步推出简体和繁体中文版本的企业邮件归档系统,目标直指国内电子邮件归档市场.

MessageSolution的产品总监Jeffliang向记者表示,其产品在简易性、全文检索方面优势突出,并且能够通过搜索已归档的邮件,挖掘出有价值的历史数据.

同时,MessageSolution提供本地技术支持,帮助中国政府和企业解决他们在电子邮件归档方面的需求.目前,已经在政府、金融、制造业有广泛的应用.

选择适合自己的产品

既然电子邮件归档系统将成为企业最为重要的IT应用之一,目前国内外众多厂家也提供了种类繁多、功能各异的邮件归档系统,如何才能选择一套适用于自己企业的电子邮件归档系统呢

邮件归档系统在电子发现和法规遵从方面有明确的规定.一般来说邮件归档系统可以分为数据转移、策略管理、检索与召回等几项功能模块.

另外,通过策略管理对企业邮件实时监控,能够及时捕获违规行为,进而采取必要的措施.甚至对于重复邮件及垃圾邮件的处理功能,也必须在选择邮件归档系统时考虑进来.

目前,市面上已经有不少专业的邮件归档软件.例如提供了灵活的集中归档框架的赛门铁克的En-terpriseVault邮件安全可用性方案、帮助企业大幅降低正在使用的邮件存储系统和邮件应用软件的开销和复杂度的MessageSolution企业邮件归档解决方案、EnterpriseVault邮件安全可用性方案、为用户提供及时消息管理的MicrosoftSharePoint等等.

但在选择邮件归档系统时充分考虑到自己公司的具体需求,这才是企业应该首先考虑的问题,这影响到公司能否全面实现法规遵从.

邮件归档的应用在国内刚起步,相信每一个企业会有自己不同的见解,需要根据自己企业的实际需求来选择适合自己的邮件归档方案.