电子文件归档的流程和时间

电子文件在线归档是指完毕的电子文件从业务部门办结库保存到预归档库,并最终进入档案库的过程.电子文件归档的一般程序是：鉴定→填写归档处理单→给予归档标识→预归档→调整归档电子文件→检测归档电子文件→归档.其中,从电子文件鉴定到预归档的工作由业务部门档案人员完成,调整、检测归档的电子文件和归档这三个流程由档案部门完成.归档处理单、给予归档标识中的许多项目可以由系统自动生成,档案人员可以根据需要进行自主修改,以保证电子文件的整理质量.下面我们逐一分析每个步骤的操作人员及工作内容.

第一步：鉴定.电子文件形成或部门对本部门办结库中的电子文件进行鉴定,鉴定的内容包括：审核电子文件的真实性、完整性、有效性、操作日志等,核对其内容和签章,保证与其相应的纸质文件一致；鉴别电子文件的价值,确定其存舍；根据电子文件的价值划分其保管期限；确定限制利用的电子文件.

第二步：填写归档处理单.经鉴定应当归档的电子文件由文件形成或部门负责填写归档处理单,内容包括：文件标题、发文字号、责任者、主题词、形成时间、承办部门、密级、归档责任人、保管期限、是否限制利用等10项.

第三步：给予归档标识.赋予电子文件归档号,并填写在归档处理单中.归档号由系统自动排序,部门档案员可自主修改和重排序.

第四步：预归档.文件形成或部门对电子文件进行预归档,预归档后的电子文件从各部门办结库进入到预归档库,其管理权限同时向档案部门移交.系统能够自动记录归档处理单中的归档时间项.

第五步：调整归档的电子文件.档案部门对归档电子文件进行调整,包括是否属于归档范围,保管期限是否划分准确,归档号是否正确等内容.档案部门如对某部门归档文件有修改意见,可以自行修改,或将文件退回,由该部门档案人员进行修改后再重新预归档.

第六步：检测归档的电子文件.档案部门负责对电子文件的元数据和背景信息进行检测.

第七步：归档.档案部门将符合归档要求的电子文件存入档案数据库.

上述7个环节是办公自动化系统中形成的电子文件在线归档的步骤.电子文件的归档时间一般是由电子文件形成部门于次年6月底之前,将上年度形成的电子文件经鉴定后向本单位档案部门进行归档.有条件的单位,电子文件形成部门于电子文件形成后3个月内或随时将其向本单位档案部门进行在线归档.每个单位电子文件的归档时间可以根据本单位实际情况确定.

思考题：

电子文件归档的一般程序有哪些?