商务英语电子邮件写作注意事项

[摘 要]在全球经济一体化的今天,国际商务活动日益频繁,国际交流日益增多,作为现代商务重要的沟通手段之一,商务英语电子邮件的写作愈来愈受到人们的重视.本文着重介绍商务电子邮件的写作原则、格式及相关技巧.

[关 键 词]商务英语电子邮件写作技巧

在全球经济一体化的今天,国际商务活动日益频繁,这就要求商业人士不仅要精通商务,还要通晓英语,更要掌握现代高科技快捷便利的通信手段.作为现代商务重要的沟通手段之一,商务英语电子邮件的写作愈来愈受到人们的重视.据调查,在商务场合约有90%以上的员工是利用电子邮件来与国外客户联系业务的.因此提高商务英语电子邮件的写作质量,就意味着减少误解,成功沟通,以争取到长期稳定的客户.本文着重介绍商务电子邮件的写作原则、格式及相关技巧.

所有商业人士都愿意与果断干练,整洁有序的人合作.首先,一封正式的商务电子邮件的格式要规范,各构成部分要清晰明了,该写的一项都不能少.以下是一封最常见的商务英语电子邮件的格式：

此格式的抬头部分不一定逐项填写,如果要将此邮件发送经多个收件人,可将第一个人的地址写在To（收件人）后,将其它收件人的地址写在Cc（抄送）后.这部分最重的一项是Subject(主题),主题是邮件主要内容的浓缩.在收到一封邮件时,收件人首先看到的是邮件的主题,他会根据主题决定他是否阅读你的邮件,因为他每天收到大量的邮件,不会浪费时间与精力去阅读与他无关的东西.所以邮件主题一定要吸引收件人,使他对你的邮件感兴趣.此外主题还应简单明了,多用短语而不用句子.如：“parcelsent”（包裹已寄出）而不用“Ihesentyoutheparcel”（我已将包裹寄给你）或“Theparcelwassent”（包裹已被寄出）.“reconciliationofofacccounts”（平帐）,而不用“Let’sreconcileaccountsbetweenus”.这种短语式的主题既信息明确又一目了然.

接下来该写称呼语.每封邮件的称呼都有礼貌得体,符合商务写作习惯,不可乱写.如写给欧洲国家的客户,称呼要写：DearMr/Mrs/Miss+全名,他们认为这样才是严肃正式的信函,否则他们会认为你的信不严肃,也不会认真对待.但检测如是写给美国客户,后面就没必要写全名,写他们的第一个名字,他们会觉得很亲切.

检测如不知道对方的姓名却知道对方的头衔,可用Dear+头衔,如:“DearSalesManager,DearHumanResourcesManager”等,这要比“Sir”或“DearMadam”更清楚、更可取.

检测如知道对方的姓名却不知道对方的性别,切不可乱猜对方的性别,可用Dear+全名.

检测如邮件是一封通函,同时发给几个人收,可用“DearAll”作为邮件的称呼.

当你给一个公司写信时,虽然用“DearSirs”也很得体,但是更常用称呼却是“Gentlemen”,只有在写信给政府官员时,才用“Sir”或“Sirs”且前面不用“Dear”.

称呼后面一般用冒号,也有人用逗号.

正文,就是一封邮件的主要内容,邮件写得好不好,完全取决于正文.正文位于收信人的称呼下方,隔两行.如信中涉及的事情不多,可用一段写完；如果陈述的事情较多,则应分几段逐一叙述.为使眉目清晰,有时可加1、2、3等编号.在正式邮件中不可用俗语和缩略词,不可用网络语言.日期和时间也不可缩写,各行各段要整齐划一,上下左右,不能参差不齐,有碍美观.整齐美观的邮件,首先给人以良好的印象.要将正文写好,应坚持以下几个原则：

一、措辞委婉礼貌原则

在商务英语邮件的写作乃整个商务活动中,礼貌都起着极其重要的作用.礼貌可以增进友谊、广交朋友.树立良好诚信的公司形象,有助于老客户关系的加强及新客户关系的确立.礼貌绝不是表面的客套,它意味着在邮件中非常巧妙地表示出诚挚的友情、诚恳的感谢、体贴的理解和由衷的尊敬.因此要通过具体的语言形式将礼貌得体委婉地表达出来,主要以语法和语用手段为主,包括语气虚拟法、语态被动法、词句否定法、语气弱化法、使用半动词法等.

1.虚拟语气用法

交易双方就交易的、装运、索赔、保险等方面谈判时,不可避免地要向对方提出建议、劝告、请求甚至命令.如果直接表述,可能会伤及对方的面子,为了减轻对方面子受损程度,可以使用虚拟语气手段来委婉、温和地表达自己的观点、请求和建议.如：

Ifitwerenotforthelargeorderswereceivefromanumberofourregularcustomer,wecouldnothequotedforsuppliesevenatthatprice(反还盘)

要不是我们接到许多老客户的大量订单,我们尚不能给这些货物报如此低的.

比较：Ifitisnotforthelargerorderswereceivefromanumberofourregularcustomer,wecannotquoteforsuppliesevenatthatprice.

例句中由于动词采用了虚拟语气的形式,使商务洽谈双方的语气大为缓和,大大减轻了对方面子受损的程度.为了给对方留出更多面子,采用了礼貌策略,有利于业务的开展和贸易关系的确定.

2.被动语态用法

在商务英语信函中,当向对方发出命令或请求,给对方压力,让他做某事或不做某事时,为了给对方保存面子,最好采用被动语态,这样对比较易于接受.

如：Ithastobestressedthatshipmentmustbeeffectedwithintheprescribedtimelimit.

3.语气弱化法

在商务英语信函中,对对方的建议或要求,使用直接的否定词或肯定词显得过于武断,疏远了双方的关系,不利于双方在友好互信的基础上建立贸易关系,因此常用各种方法弱化语气,创造平等和谐的合作气氛.如在否定句中加上等副词,可使用得否定程度弱化,给对方留下了考虑地余地.

二、合理运用体谅原则

体谅和体贴是商务写作应遵循的重要原则.在商务活动中要注意多为顾客着想,落实在商用信件的写作上,就要求非常重视写信的态度问题.“体谅”就是采取收信人的态度,而不是寄信人的态度,即采取第二人称“您”为出发点,而不是以第一人称“我”或“我们”为出发点的态度,设身处地的为收信人着想,以最佳的方式有效表达想法和传递信息,为以后的商务交往建立良好的印象.如

最好用“Congratulationstoyouonyoursuccess”（祝贺你取得成功）.而不用“We’dliketosendmycongratulationstoyou.”（我们向你表示祝贺）.

三、内容完整具体的原则

商务信函应写得具体、明确、完整.尤其是像报盘、询问贸易条款和付款条件这类需要具体答复的信函,更强调写作时要清楚完整具体.如商品的某些质量和特征要用准确的数字,避免使用“好”“可以”这样的词语.时间要具体,要用年月日标明,避免使用“昨天”,“今天”、“下个月”、“马上”等模棱两可、含混不清的表达法.如：

Wewilldeliveryourgoodssoon.（我方很快发货）.这句话用来对订货进行回复,就非常含混不清,“很快”一词使用不具体,因为收件人根本无法得知何时送货.包含完整必要的信息的信函,才能达到预期的理想效果,才会给收信人对你的公司有良好的印象.

四、简洁与准确表达原则

简洁是在不影响完整的和礼貌的情况下,使用最简短的语句直截了当的说明信函的内容,但必须准确,因为商务信函涉及到写卖双方的权利、义务和利害关系,是各种商业单据的依据.准确的含义应为正确的语言水平,尤其要注意正确拼写单词,一旦拼写错误,会给人留下非常粗心大意和不礼貌的印象,甚至会误大事或出洋相.语法及标点符号也要准确.这需要在平时注意培养良好的习惯.

正文之后的礼貌结束语更不可小视,一般的结束语有：

Faithfullyyours,

Cordiallyyours,

Yourssincerely,

Yourstruly,

Yoursrespectfully,

但上述各条所表达的礼貌和友谊程度各不相同,一定要用得恰如其分,对老熟人不必用“Yoursrespectfully,”对被谴责的人不能用“Cordiallyyours,”如收信人关系比较亲密可用“Faithfullyyours,”或“Cordiallyyours,”给机关团体的正式业务信函可用“Yourssincerely,”或“Yoursrespectfully,”

电子邮件的普及往往让人忽视其应要的规范和格式,但在商务场合,一封准确、规范的英语电子邮件是非常必要的,它不仅反映写信人的英语水平,更重要的是可以反映出写信人的为人处事的态度和风格.